Albaranes y pruebas de entrega certificadas

Documentos de transporte, estado de la mercancía y firmas de recepción certificados en origen: cada entrega deja una prueba que aguanta.

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Sin disputas sobre la mercancíaEntrega cerrada en el sitioFacturas conciliadas sin esperas
Operario de logística fotografiando con el smartphone una carga paletizada en el muelle de carga

Cada envío deja un rastro: el albarán, el estado de la mercancía, la firma en la entrega. Casi todo vive en fotos y copias que nadie puede avalar. TrueScreen certifica cada paso en origen: la prueba aguanta la disputa y el expediente queda cerrado cuando el camión se va.

SectorLogística, transporte, distribución, gran distribución, industria
Función empresarialLogística, almacén, administración, compras, cumplimiento normativo
Proceso claveEmisión y recepción del albarán, prueba de entrega, conciliación
Contenidos certificadosAlbaranes, estado de la mercancía, firmas de recepción, reservas
ResultadoDocumentación e informes certificados con validez legal
Modalidad de adopciónApp / Web / API / SDK

Necesidades

  • Los datos son muchosCada envío genera documentos, fotos y firmas.
  • La captura está fragmentadaAlmacén, conductores y transportistas registran cada uno a su modo.
  • Las pruebas se rebaten fácilUna foto sin hora cierta no demuestra el daño.
  • La conciliación es lentaAlinear después albaranes y facturas cuesta días.
  • Las inspecciones exponenSin pruebas estructuradas la empresa queda expuesta.

Solución

TrueScreen se incorpora al proceso de expedición. Almacén, conductores y personal de recepción certifican en la carga y en la entrega, desde la App o el Portal Web: cada tramo del viaje queda registrado con el mismo criterio.

  • Captura forense en origen. El dato nace certificado, no se sella después.
  • Metadatos inalterables. Fecha, hora, coordenadas GPS y sello electrónico.
  • Un archivo único. Expedidor, transportista y destinatario ven el mismo documento.
Responsable de recepción cotejando la mercancía entrante con el albarán en un centro de distribución

Procesos a medida

Flujos de captura guiados, construidos sobre el proceso real de expedición.

Contenidos del campo

Fotos, vídeos, audio y documentos recogidos y certificados junto al vehículo.

Informes a medida

Documentos de síntesis generados según el modelo de la empresa.

Integración de sistemas

API y SDK para sistemas de gestión, de almacén y de transporte en uso.

Beneficios

Certeza del dato y valor legal
  • Pruebas con valor legal. Oponibles ante un tribunal y en las inspecciones de la autoridad.
  • Sin disputas sobre la mercancía. Las evidencias georreferenciadas fijan estado y cantidad en la entrega.
  • Trazabilidad completa. Cada paso de la carga a la entrega sigue siendo verificable con el tiempo.
Eficiencia y rapidez de los procesos
  • Entrega cerrada en el sitio. La recepción termina en el punto de descarga, sin trabajo pendiente.
  • Facturas conciliadas sin esperas. Las referencias del albarán encajan con la factura recapitulativa.
  • Reclamaciones resueltas antes. La documentación ya está lista cuando se abre la reclamación.

Qué se certifica

Smartphone enfocando un palé retractilado para certificar el estado de la mercancía
EVIDENCIA 01

Fotos de la mercancía

Carga, embalajes, precintos y daños.

Smartphone grabando una carretilla elevadora mientras carga un palé en el camión
EVIDENCIA 02

Vídeos de carga

Carga, precintado y descarga grabados de principio a fin.

Smartphone registrando una nota de voz sobre una discrepancia detectada en la entrega
EVIDENCIA 03

Notas de voz

Observaciones dictadas en la entrega.

Smartphone capturando un albarán sobre el portón trasero del camión
EVIDENCIA 04

Documentos

Albaranes, listas de contenido y certificados importados tal cual.

Smartphone mostrando un mensaje con un archivo adjunto relativo a un envío
EVIDENCIA 05

Correo y comunicaciones

Intercambios con transportista y cliente, certificados con sus adjuntos.

Smartphone mostrando en el mapa la ubicación del punto de entrega
EVIDENCIA 06

Lugar de la entrega

Coordenadas, fecha y hora por archivo.

Marco normativo

El transporte de mercancías es un ámbito regulado: la Ley 15/2009 fija en el artículo 10 el contenido de la carta de porte y en el artículo 60 presume que la mercancía llegó en el estado descrito si el destinatario no formula reservas. Sobre todo ello actúan el Reglamento eIDAS, la Ley 6/2020, el RGPD y la Directiva NIS2: el contenido debe ser atribuible a un momento y un lugar determinados, y ahí se decide su solidez.

Coordinador de transporte revisando la documentación de expedición en la oficina logística junto al almacén

Preguntas frecuentes

¿Cómo certifica TrueScreen un albarán?
El documento se captura o se importa desde la App o el Portal Web y se sella en ese instante con metadatos inalterables: fecha, hora, ubicación GPS y hash criptográfico, protegidos por un sello electrónico y un sello de tiempo cualificado. El resultado resiste el desconocimiento.
¿La prueba de entrega certificada vale en una disputa?
Sí. El sello electrónico y el sello de tiempo cualificado conforme al Reglamento eIDAS dan validez legal a los contenidos certificados en todos los Estados miembros. Las pruebas son oponibles ante un tribunal, en las acciones contra el transportista y en las comprobaciones del seguro.
¿Qué se certifica durante el transporte y la entrega?
El albarán, las fotos y los vídeos de la mercancía en la carga y la descarga, la firma recogida en la entrega, las reservas por daños o bultos faltantes y la documentación de apoyo, como las listas de contenido y los certificados de conformidad.
¿Ayuda a cumplir la normativa sobre el albarán?
Sí. El documento conserva las menciones que exige la Ley 15/2009 con fecha cierta y sello electrónico, y permanece disponible durante los seis años de conservación que impone el artículo 30 del Código de Comercio, con trazabilidad verificable.
¿Cómo acorta los tiempos de conciliación con las facturas?
Cada documento certificado conserva las referencias de su envío, así la factura recapitulativa cuadra de forma automática y no a mano. Las discrepancias afloran en la entrega, no semanas después, cuando la factura ya ha salido.
¿Se integra TrueScreen con los sistemas logísticos en uso?
Sí, mediante API y SDK, con sistemas de gestión, de almacén y de transporte y con los portales de los transportistas. Los documentos y los informes certificados se exportan en PDF y JSON y entran en los archivos que la empresa ya utiliza.

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