Firma digital de contratos con valor legal

Contratos y documentos firmados con identidad verificada, sellados en el momento de la firma y defendibles si alguien los niega.

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Sin discusiones sobre quién firmóContratos cerrados en el díaFirmas que resisten en juicio
Persona que firma un contrato en el teléfono móvil durante una reunión de trabajo

Cada contrato, mandato o consentimiento termina con una firma que alguien puede negar. TrueScreen vincula cada firma a una identidad verificada y sella el documento en ese instante: la suscripción resulta imposible de repudiar y el contrato se cierra en minutos en lugar de días.

SectorTransversal: servicios profesionales, seguros, sector inmobiliario, logística, sanidad, sector público
Función empresarialDirección jurídica, Cumplimiento normativo, Operaciones, Recursos humanos, Comercial, Administración
Proceso claveFirma de contratos, mandatos, consentimientos y formularios operativos
Contenidos certificadosDocumentos firmados, identidad del firmante, sello de tiempo, cadena de custodia
ResultadoDocumentación e informes certificados con validez legal
Modalidad de adopciónApp / Web / API / SDK

Necesidades

  • Los documentos son muchosContratos, anexos, mandatos y consentimientos, cada día.
  • La firma está fragmentadaCada documento sigue un recorrido y una herramienta distintos.
  • Las firmas se nieganSin identidad verificada la suscripción se puede repudiar.
  • Cerrar lleva díasPerseguir las firmas entre las partes alarga cada negociación.
  • Las auditorías exponenSin un registro de firmas no se demuestra nada.

Solución

TrueScreen se integra en el proceso de firma digital. El firmante se identifica antes de firmar y firma desde cualquier dispositivo, y el documento queda sellado con su cadena de custodia en el momento en que la firma se aplica.

  • Identidad verificada antes de firmar. Código de un solo uso por SMS o breve verificación biométrica en vídeo.
  • Sellado en el momento de la firma. Fecha, hora, lugar y sello de tiempo cualificado conforme a eIDAS.
  • Verificable por cualquiera. El documento firmado se comprueba de forma autónoma, incluso años después.
Equipo jurídico y de operaciones revisa en una tableta los contratos firmados y certificados

Procesos a medida

Flujos de firma guiados, construidos sobre el circuito real de aprobación.

Contenidos desde el terreno

Documentos de identidad, vídeos, consentimientos hablados y anexos certificados en origen.

Informes a medida

Registros de firma y documentos de síntesis con el modelo de la empresa.

Integración de sistemas

API y SDK para ERP, CRM, gestión documental y plataformas de personal.

Beneficios

Certeza del dato y valor legal
  • Firmas que aguantan. Oponibles en juicio y en auditorías, en toda la Unión Europea.
  • Ninguna duda sobre la identidad. Cada firma queda ligada a una persona, a un momento y a un lugar.
  • Integridad garantizada. Cualquier cambio posterior a la firma invalida la certificación.
Eficiencia y rapidez de los procesos
  • Contratos cerrados en el día. El firmante firma donde está, con el dispositivo que ya tiene.
  • Un registro único. Cada documento firmado queda en el mismo sitio, listo para auditorías.
  • Cumplimiento sin carga extra. El registro de firmas se construye mientras se trabaja.

Qué se certifica

Captura certificada del documento de identidad presentado por el firmante
EVIDENCIA 01

Documentos de identidad

Foto del documento del firmante.

Verificación biométrica en vídeo certificada del firmante antes de la firma
EVIDENCIA 02

Verificación biométrica

Un breve vídeo de quien firma.

Grabación de voz certificada del firmante aceptando las condiciones del contrato
EVIDENCIA 03

Consentimientos hablados

La aceptación grabada de viva voz.

Importación certificada de un contrato con sus anexos antes de la firma
EVIDENCIA 04

Contratos y anexos

Documentos importados y sellados.

Correo electrónico certificado que entrega la solicitud de firma con sus anexos
EVIDENCIA 05

Correo y comunicaciones

Envíos, acuses y anexos certificados.

Geolocalización certificada del lugar en el que se ha firmado el contrato
EVIDENCIA 06

Lugar y hora de la firma

Coordenadas, fecha y hora en cada firma.

Marco normativo

La firma de documentos se mueve en un ámbito estrictamente regulado: la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza, en su artículo 3, reconoce ventaja probatoria a los documentos firmados mediante un servicio de confianza cualificado. Por encima actúan el Reglamento eIDAS, el RGPD y la Directiva NIS2: la firma debe poder atribuirse a un momento y a un lugar determinados, y ahí se decide su solidez.

Contrato firmado sobre el escritorio junto a una pluma y al registro de firmas

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona la firma digital certificada?
El documento se carga y se envía al firmante mediante un enlace dedicado. El firmante confirma su identidad con un código de un solo uso por SMS o una breve verificación biométrica en vídeo, y firma. TrueScreen añade sello de tiempo cualificado y metadatos de contexto, y sella el documento.
¿Qué diferencia hay con una firma electrónica simple?
La firma electrónica simple no dice nada sobre quién firmó y queda sujeta a la libre valoración del tribunal. Aquí el firmante se identifica antes de firmar, el documento se sella con sello de tiempo cualificado y el resultado resiste al repudio.
¿El proceso cumple el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020?
Sí. TrueScreen integra el sello de un prestador cualificado de servicios de confianza y sellos de tiempo cualificados conforme al Reglamento eIDAS, trabaja según la norma ISO/IEC 27001 y trata los datos biométricos de identificación conforme al RGPD.
¿Cómo se verifica la identidad del firmante?
La identidad se confirma con un código de un solo uso enviado por SMS al número del firmante, o con un breve vídeo con reconocimiento facial. Ambas vías ligan la firma a una persona determinada, y es eso lo que hace difícil negarla después.
¿Se puede modificar un documento ya firmado?
No. En el momento de la firma el documento se sella con firma digital y sello de tiempo cualificado. Cualquier cambio posterior rompe el sello e invalida la certificación, de modo que la integridad sigue siendo verificable con el tiempo.
¿Se integra con los sistemas ya en uso?
Sí, mediante API y SDK, con ERP y CRM, gestión documental, plataformas de personal y programas de sector. Los documentos firmados se exportan en PDF y JSON, compatibles con los principales sistemas de archivo y conservación conforme a norma.

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