Zertifizierte Lieferscheine und Zustellnachweise

Lieferscheine, Warenzustand und Empfangsunterschriften direkt an der Quelle zertifiziert: Jede Zustellung hinterlässt einen Nachweis, der standhält.

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Keine Streitigkeiten über die WareZustellung vor Ort abgeschlossenRechnungen ohne Nachfassen abgeglichen
Logistikmitarbeiter fotografiert mit dem Smartphone eine palettierte Ladung an der Laderampe

Jede Sendung hinterlässt Spuren: den Lieferschein, den Zustand der Ware, die Unterschrift bei der Übergabe. Das meiste steckt in Fotos und Kopien, für die niemand geradesteht. TrueScreen zertifiziert jeden Schritt an der Quelle: Der Nachweis hält stand, und der Vorgang ist geschlossen, wenn der Lkw abfährt.

BrancheLogistik, Transport, Distribution, Einzelhandel, Fertigung
UnternehmensfunktionLogistik, Lager, Verwaltung, Einkauf, Compliance
KernprozessAusstellung und Empfang des Lieferscheins, Zustellnachweis, Abgleich
Zertifizierte InhalteLieferscheine, Warenzustand, Empfangsunterschriften, Vorbehalte
ErgebnisZertifizierte Dokumentation und Berichte mit Rechtsgültigkeit
EinsatzformApp / Web / API / SDK

Anforderungen

  • Die Datenmenge wächstJede Sendung erzeugt Dokumente, Fotos und Unterschriften.
  • Die Erfassung ist zersplittertLager, Fahrer und Frachtführer dokumentieren jeder für sich.
  • Nachweise sind leicht angreifbarEin Foto ohne sichere Zeitangabe belegt keinen Schaden.
  • Der Abgleich dauertLieferscheine und Rechnungen nachträglich abzugleichen kostet Tage.
  • Prüfungen legen Lücken offenOhne strukturierte Nachweise bleibt das Unternehmen angreifbar.

Lösung

TrueScreen fügt sich in Ihren Versandprozess ein. Lager, Fahrer und Wareneingang zertifizieren beim Beladen und bei der Übergabe, über die App oder das Web-Portal, sodass jeder Abschnitt der Fahrt nach demselben Maßstab erfasst wird.

  • Forensische Erfassung an der Quelle. Die Daten entstehen zertifiziert und werden nicht nachträglich versiegelt.
  • Unveränderliche Metadaten. Datum, Uhrzeit, GPS-Position und elektronisches Siegel.
  • Ein gemeinsames Archiv. Versender, Frachtführer und Empfänger sehen dasselbe Dokument vor sich.
Mitarbeiterin im Wareneingang gleicht die eingehende Ware mit dem Lieferschein im Verteilzentrum ab

Passgenaue Prozesse

Geführte Erfassungsabläufe, gebaut auf den realen Ablauf von Beladung und Zustellung.

Inhalte aus dem Feld

Fotos, Videos, Audio und Dokumente am Fahrzeug erfasst und zertifiziert.

Individuelle Berichte

Zusammenfassende Dokumente nach der Vorlage, die Sie nutzen.

Anbindung Ihrer Systeme

API und SDK für die Warenwirtschaft, das Lager und den Transport.

Vorteile

Datensicherheit und Rechtswirkung
  • Nachweise mit Rechtswirkung. Vor Gericht und in Prüfungen jeder Art belastbar.
  • Keine Streitigkeiten über die Ware. Georeferenzierte Nachweise halten Zustand und Menge bei der Übergabe fest.
  • Lückenlose Rückverfolgbarkeit. Jeder Schritt vom Beladen bis zur Zustellung bleibt überprüfbar.
Effizienz und Tempo im Prozess
  • Zustellung vor Ort abgeschlossen. Die Übergabe endet an der Rampe, ohne spätere Nacharbeit.
  • Rechnungen ohne Nachfassen abgeglichen. Die Belegverweise passen zur nachgelagerten Sammelrechnung.
  • Reklamationen schneller geklärt. Die Dokumentation liegt bereit, sobald eine Reklamation eingeht.

Was zertifiziert wird

Smartphone erfasst eine folierte Palette zur Zertifizierung des Warenzustands
NACHWEIS 01

Fotos der Ware

Ladung, Verpackung, Siegel und Schäden.

Smartphone filmt einen Gabelstapler beim Verladen einer Palette auf den Lkw
NACHWEIS 02

Videos vom Beladen

Beladen, Verplomben, Entladen gefilmt.

Smartphone nimmt eine Sprachnotiz zu einer Abweichung bei der Zustellung auf
NACHWEIS 03

Sprachnotizen

Anmerkungen, diktiert am Zustellort.

Smartphone erfasst einen Lieferschein an der Ladebordwand des Lkw
NACHWEIS 04

Dokumente

Lieferscheine, Packlisten und Bescheinigungen unverändert importiert.

Smartphone zeigt eine Nachricht mit Anhang zu einer Sendung
NACHWEIS 05

E-Mails und Nachrichten

Schriftwechsel mit Frachtführer und Kunde, samt Anhängen zertifiziert.

Smartphone zeigt den Standort des Zustellorts auf der Karte
NACHWEIS 06

Ort der Zustellung

Koordinaten, Datum und Uhrzeit je Datei.

Rechtlicher Rahmen

Der Güterverkehr ist ein stark regulierter Bereich: § 408 HGB legt die Angaben des Frachtbriefs fest und lässt die elektronische Form zu, sofern Authentizität und Integrität gewahrt bleiben. § 438 Absatz 1 HGB vermutet die vollständige und unbeschädigte Ablieferung, wenn der Empfänger erkennbare Schäden nicht spätestens bei der Ablieferung anzeigt. Darüber stehen eIDAS-Verordnung, DSGVO und NIS2-Richtlinie: Der Inhalt muss einem bestimmten Zeitpunkt und Ort zuzuordnen sein, und genau dort entscheidet sich seine Belastbarkeit.

Transportkoordinator prüft Versandpapiere im Logistikbüro neben der Lagerhalle

Häufige Fragen

Wie zertifiziert TrueScreen einen Lieferschein?
Das Dokument wird über die App oder das Web-Portal erfasst oder importiert und in diesem Moment mit unveränderlichen Metadaten versiegelt: Datum, Uhrzeit, GPS-Position und kryptografischer Hashwert, geschützt durch ein elektronisches Siegel und einen qualifizierten Zeitstempel.
Hält der zertifizierte Zustellnachweis im Streitfall stand?
Ja. Elektronisches Siegel und qualifizierter Zeitstempel nach der eIDAS-Verordnung geben zertifizierten Inhalten in allen EU-Mitgliedstaaten Rechtswirkung. Die Nachweise sind vor Gericht, bei Ansprüchen gegen den Frachtführer und in Prüfungen der Versicherung belastbar.
Was wird während Transport und Zustellung zertifiziert?
Der Lieferschein, Fotos und Videos der Ware beim Be- und Entladen, die bei der Übergabe geleistete Unterschrift, Vorbehalte zu Schäden oder fehlenden Packstücken sowie Begleitpapiere wie Packlisten und Konformitätsbescheinigungen.
Unterstützt TrueScreen die Aufbewahrungspflichten?
Ja. Der Lieferschein behält die nach § 408 HGB verlangten Angaben mit sicherem Datum und elektronischem Siegel und bleibt über die Fristen nach § 257 HGB und § 147 AO verfügbar, revisionssicher nach den GoBD und jederzeit überprüfbar.
Wie verkürzt sich der Abgleich mit der Rechnung?
Jedes zertifizierte Dokument behält die Verweise seiner Sendung, dadurch stimmt die nachgelagerte Sammelrechnung automatisch statt von Hand. Abweichungen zeigen sich bei der Zustellung, nicht Wochen später, wenn die Rechnung längst heraus ist.
Lässt sich TrueScreen in bestehende Logistiksysteme einbinden?
Ja, über API und SDK, mit Warenwirtschaft, Lager- und Transportmanagementsystemen sowie mit den Portalen der Frachtführer. Zertifizierte Dokumente und Berichte lassen sich als PDF und JSON exportieren und fließen in Ihr bestehendes Archiv.

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