Documenti di trasporto e consegne certificate

Documenti di trasporto, stato della merce e firme di ricezione certificati alla fonte: ogni consegna lascia una prova che regge.

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Nessuna contestazione sulla merceConsegna chiusa sul postoFatture riconciliate senza rincorse

Operatore logistico che fotografa con lo smartphone un carico pallettizzato alla banchina di carico

Una spedizione si lascia dietro documenti: il documento di trasporto, lo stato della merce, la firma alla riconsegna. Quasi tutto resta in foto e copie che nessuno può garantire. TrueScreen certifica ogni passaggio alla fonte: la prova regge alla contestazione ed è pronta quando il mezzo riparte.

SettoreLogistica, trasporti, distribuzione, grande distribuzione, manifatturiero

Funzione aziendaleLogistica, magazzino, amministrazione, ufficio acquisti, conformità

Processo chiaveEmissione e ricezione del DDT, prova di consegna, riconciliazione

Contenuti certificatiDocumenti di trasporto, stato della merce, firme di ricezione, riserve

RisultatoDocumentazione e reportistica certificata con valore legale

Modalità di adozioneApp / Web / API / SDK

Esigenze

I dati sono tantiOgni spedizione produce documenti, foto e firme.
La raccolta è frammentataMagazzino, autisti e vettori registrano ognuno a modo suo.
Le prove si contestano con pocoUna foto senza data certa non dimostra il danno.
La riconciliazione è lentaAllineare documenti e fatture a posteriori costa giorni.
I controlli espongonoSenza prove strutturate l’azienda resta esposta.

Soluzione

TrueScreen si integra nel processo di spedizione. Magazzino, autisti e personale di ricezione certificano al carico e alla riconsegna, con l’App o dal Web Portal, così ogni tratta del viaggio resta registrata con lo stesso criterio.

Acquisizione forense alla fonte. Il dato nasce certificato, non viene sigillato dopo.
Metadati immodificabili. Data, ora, coordinate GPS e sigillo elettronico.
Archivio unico. Mittente, vettore e destinatario vedono lo stesso documento.

Addetto alla ricezione che verifica la merce in arrivo con il documento di trasporto in un centro distributivo

Processi su misura

Flussi di acquisizione guidati, costruiti su come si svolgono carico e consegna.

Contenuti dal campo

Foto, video, audio e documenti raccolti sul mezzo, certificati alla fonte.

Reportistica su misura

Documenti di sintesi generati secondo il modello aziendale.

Integrazione con i gestionali

API e SDK per gestionali aziendali, sistemi di magazzino e di trasporto.

Benefici

Certezza del dato e valore legale

Prove con valore legale. Opponibili in giudizio e nei controlli.
Nessuna contestazione sulla merce. Le evidenze georeferenziate fissano stato e quantità alla riconsegna.
Tracciabilità completa. Ogni passaggio dal carico alla consegna resta verificabile nel tempo.

Efficienza e velocità dei processi

Consegna chiusa sul posto. La riconsegna si conclude sul luogo, senza code di lavoro.
Fatture riconciliate senza rincorse. I riferimenti del documento si allineano alla fattura differita.
Reclami risolti prima. La documentazione è già pronta quando si apre il reclamo.

Cosa si certifica

Smartphone che inquadra un pallet avvolto per certificare lo stato della merce

EVIDENZA 01

Foto della merce

Carico, imballi, sigilli e danni.

Smartphone che riprende un carrello elevatore mentre carica un pallet sul camion

EVIDENZA 02

Video di carico

Carico, sigillatura e scarico ripresi.

Smartphone che registra una nota vocale su una difformità rilevata alla consegna

EVIDENZA 03

Note vocali

Osservazioni dettate alla riconsegna.

Smartphone che acquisisce un documento di trasporto sulla sponda del camion

EVIDENZA 04

Documenti

Documenti di trasporto, distinte e certificati importati così come sono.

Smartphone che mostra un messaggio con allegato relativo a una spedizione

EVIDENZA 05

Email e comunicazioni

Scambi con vettore e cliente, certificati con i loro allegati.

Smartphone che mostra sulla mappa la posizione del punto di consegna

EVIDENZA 06

Luogo della consegna

Coordinate, data e ora su ogni file.

Quadro normativo

Il trasporto merci ricade in un ambito fortemente regolato: il DPR 472/1996 fissa all’articolo 1, comma 3 i dati obbligatori del documento di trasporto, e l’articolo 1698 del Codice Civile estingue le azioni contro il vettore quando la merce viene ricevuta senza riserve. Su tutto agiscono il Regolamento eIDAS, il GDPR e la direttiva NIS2: il contenuto deve essere riconducibile a un momento e a un luogo determinati, ed è questo che ne decide la tenuta.

Coordinatore dei trasporti che rivede i documenti di spedizione nell’ufficio logistico accanto al magazzino

Domande frequenti

Come funziona la certificazione del documento di trasporto?

Il documento viene acquisito o importato dall’App o dal Web Portal e sigillato in quel momento con metadati immodificabili: data, ora, posizione GPS e hash crittografico, protetti da sigillo elettronico e marca temporale qualificata. Il risultato resiste al disconoscimento.

La prova di consegna certificata regge in una contestazione?

Sì. Il sigillo elettronico e la marca temporale qualificata ai sensi del Regolamento eIDAS danno ai contenuti certificati pieno valore legale. Le prove sono opponibili in giudizio, nelle azioni verso il vettore e nelle verifiche assicurative.

Che cosa si certifica durante il trasporto e la consegna?

Il documento di trasporto, le foto e i video della merce al carico e allo scarico, la firma raccolta alla riconsegna, le riserve su danni o colli mancanti e i documenti accessori come le distinte e i certificati di conformità.

TrueScreen aiuta a rispettare gli obblighi sul DDT?

Sì. Il documento conserva i dati richiesti dal DPR 472/1996 con data certa e sigillo elettronico, e resta disponibile per tutto il periodo di conservazione previsto dall’articolo 2220 del Codice Civile, con tracciabilità verificabile.

Come si accorciano i tempi di riconciliazione con le fatture?

Ogni documento certificato mantiene i riferimenti della spedizione, quindi la fattura differita si allinea in automatico invece che a mano. Le difformità emergono alla consegna, non a settimane di distanza quando la fattura è già partita.

Si può integrare TrueScreen con i sistemi logistici in uso?

Sì, tramite API e SDK, con gestionali aziendali, sistemi di magazzino e di trasporto e con i portali dei vettori. Documenti e prospetti certificati sono esportabili in PDF e JSON e confluiscono negli archivi già adottati.

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