Digitale Signatur von Dokumenten und Verträgen mit Rechtsgültigkeit

Digitale Signaturen, authentifiziert per OTP oder biometrischer Verifizierung, mit qualifizierten Zeitstempeln und voller Rechtsgültigkeit für jedes Dokument und jeden Vertrag.

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Das Signieren von Dokumenten und Verträgen beruht in vielen Organisationen weiterhin auf fragmentierten Prozessen: handschriftliche Unterschriften auf Papier, Scans, E-Mail-Austausch, manuelle Archivierung. Selbst wenn Werkzeuge zur elektronischen Signatur eingesetzt werden, fehlen oft angemessene Garantien für die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments nach der Signatur.

Das Ergebnis: anfechtbare Dokumente, langsame Prozesse und Compliance-Risiken. Ohne ein strukturiertes Register darüber, wer wann, wo und wie signiert hat, wird der Nachweis der Gültigkeit einer Signatur in Streitfällen komplex.

Branche

Branchenübergreifend (professionelle Dienstleistungen, Versicherung, Immobilien, Logistik, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor, Unternehmen)

Unternehmensfunktion

Rechtsabteilung, Compliance, Betrieb, Personalwesen, Vertrieb, Verwaltung

Kernprozess

Digitale Signatur von Dokumenten, Verträgen, Vereinbarungen und Formularen mit zertifizierten Signaturen

Zertifizierte Inhalte

Digital signierte Dokumente mit verifizierter Identität, qualifizierten Zeitstempeln und Beweiskette

Ergebnis

Zertifizierte Dokumentation und Reporting mit Rechtsgültigkeit

Nutzungsmodell

App / Web / API / SDK

Anforderungen

  • Einfache elektronische Signaturen ohne Garantien für die Identität des Unterzeichners oder den Beweiswert
  • Compliance mit eIDAS und DSGVO für Verträge, Vollmachten und operative Dokumentation
  • Papierbasierte Signaturprozesse mit Scans und E-Mails, die den Vertragsabschluss verlangsamen
  • Kein strukturiertes Register darüber, wer wann, wo und mit welcher Authentifizierungsmethode signiert hat
Hands using USB security token to digitally sign document on laptop, green LED indicator glowing
processo

Lösung

TrueScreen ermöglicht das Signieren von Dokumenten, Verträgen und Vereinbarungen mit authentifizierten digitalen Signaturen per SMS-OTP oder biometrischer Video-Verifizierung. Jede Signatur ist mit der verifizierten Identität des Unterzeichners verknüpft, durch einen qualifizierten Zeitstempel gemäß der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) geschützt und um Metadaten ergänzt: Datum, Uhrzeit, Gerät und Authentifizierungsmethode. Das signierte Dokument ist manipulationssicher und unabhängig überprüfbar, mit vollem Beweiswert.

Der Signaturprozess wird in wenigen Schritten über App, Web-Plattform oder API abgeschlossen, ohne dass eine Software-Installation erforderlich ist. TrueScreen erstellt ein zertifiziertes forensisches Paket, das das signierte Dokument, einen detaillierten PDF-Bericht, maschinenlesbare JSON-Daten und eine XML-Zertifizierung eines internationalen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (QTSP) umfasst. Jedes signierte Dokument ist über die eindeutige TrueScreen-Verifizierungsseite überprüfbar.

Was zertifiziert wird

Verträge und Geschäftsvereinbarungen

Handelsverträge, Rahmenvereinbarungen, allgemeine Geschäftsbedingungen mit authentifizierten digitalen Signaturen und qualifizierten Zeitstempeln.

Einwilligungen und Hinweise

Datenschutzhinweise, Einwilligungen zur Datenverarbeitung und Annahmedokumente mit verifizierter Identität des Unterzeichners per OTP oder biometrischer Verifizierung.

Betriebs- und Logistikdokumente

Transportdokumente, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, operative Formulare und Checklisten, digital signiert mit Kontext-Metadaten.

Protokolle, Vollmachten und Delegationen

Protokolle, Vollmachten, Delegationen und Zugangsdokumente, signiert mit manipulationssicheren Metadaten und vollständiger Beweiskette.

Erwarteter Nutzen

  • Signaturen mit vollem Beweiswert, widerspruchssicher durch OTP oder Biometrie
  • Vertragsabschlusszeiten von Tagen auf Minuten reduziert, von jedem Gerät aus
  • Nachweisbare Compliance mit eIDAS und DSGVO mit vollständigem Signaturregister
  • Wegfall von Druck, Versand und physischer Archivierung bei reduzierten Fehlern
  • Vollständige Nachverfolgbarkeit: Identität, Datum, Gerät, Authentifizierungsmethode und Integrität des Dokuments

Partner

Anwaltskanzleien und Notare, Beratungsunternehmen, Immobilienagenturen, Versicherungsgesellschaften, Logistikdienstleister, Gesundheitseinrichtungen, öffentliche Verwaltungen, HR- und Lohnabrechnungsdienstleister, Facility-Management-Unternehmen.

Integrationen

ERP- und Unternehmensverwaltungssysteme, CRM-Plattformen, Dokumentenmanagement- und revisionssichere Archivierungssoftware, HR- und Lohnabrechnungssysteme, E-Commerce-Plattformen, Immobilienverwaltungssysteme, Schaden- und Policenverwaltungssysteme, Logistik- und Supply-Chain-Plattformen. Zertifizierte Berichte lassen sich in den Formaten PDF und JSON exportieren und sind mit gängigen Archivierungssystemen kompatibel.

Verwandte Anwendungsfälle

FAQ: digitale Signatur von Dokumenten und Verträgen

1) Wie funktioniert der digitale Signaturprozess von TrueScreen für Dokumente und Verträge?
Der Bearbeiter lädt das Dokument auf die TrueScreen-Plattform hoch und sendet es dem Unterzeichner über einen dedizierten Link. Der Unterzeichner verifiziert seine Identität per OTP über SMS oder biometrischer Video-Verifizierung und leistet anschließend seine digitale Signatur. TrueScreen fügt automatisch einen qualifizierten Zeitstempel hinzu und erfasst kontextbezogene Metadaten, wobei das Dokument mit einer digitalen Signatur versiegelt wird, die seine Integrität und Unveränderlichkeit garantiert.
2) Was ist der Unterschied zwischen der digitalen Signatur von TrueScreen und einer einfachen elektronischen Signatur?
Eine einfache elektronische Signatur bietet keine Garantien hinsichtlich der Identität des Unterzeichners und unterliegt der freien Beweiswürdigung des Gerichts (§ 286 ZPO). Die digitale Signatur von TrueScreen authentifiziert den Unterzeichner per OTP oder biometrischer Verifizierung, versieht das Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel gemäß der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) und erzeugt ein manipulationssicheres Dokument mit vollem Beweiswert, das widerspruchssicher ist.
3) Ist die digitale Signatur von TrueScreen mit der eIDAS-Verordnung konform?
Ja. Die digitale Signatur von TrueScreen ist konform mit der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) für elektronische Signaturen und qualifizierte Zeitstempel, mit den Normen ISO/IEC 27001 für das Informationssicherheitsmanagement sowie mit der DSGVO für die Verarbeitung biometrischer Daten, die bei der Authentifizierung des Unterzeichners verwendet werden.
4) Wie wird die Identität des Unterzeichners während des Signaturprozesses verifiziert?
TrueScreen bietet zwei Authentifizierungsmethoden: OTP über SMS, das einen Einmalcode an die Telefonnummer des Unterzeichners sendet, und biometrische Video-Verifizierung, die eine kurze Gesichtserkennung erfordert. Beide Methoden stellen sicher, dass die Signatur einer bestimmten Person zugeordnet werden kann, wodurch der Signaturprozess widerspruchssicher wird.
5) Kann ein signiertes Dokument nach dem Signaturprozess verändert werden?
Nein. Im Moment der Signatur versiegelt TrueScreen das Dokument mit einer digitalen Signatur und einem qualifizierten Zeitstempel. Jeder nachträgliche Änderungsversuch macht die Zertifizierung automatisch ungültig und gewährleistet so die Integrität und Unveränderlichkeit des signierten Dokuments über die Zeit.
6) Lässt sich die digitale Signatur von TrueScreen in bestehende Unternehmensverwaltungssysteme integrieren?
Ja. TrueScreen integriert sich über API und SDK in ERP-Systeme, CRM-Plattformen, Dokumentenmanagement-Software, HR- und Lohnabrechnungssysteme, Immobilienverwaltungstools und Logistikplattformen. Signierte Dokumente lassen sich in den Formaten PDF und JSON exportieren und sind mit allen gängigen Archivierungs- und revisionssicheren Speichersystemen kompatibel.

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