Firma digital de documentos y contratos con validez legal

Firmas digitales autenticadas mediante OTP o verificación biométrica, con sellos de tiempo cualificados y plena validez legal para cada documento y contrato.

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En muchas organizaciones, la firma de documentos y contratos sigue dependiendo de procesos fragmentados: firmas manuscritas en papel, escaneos, intercambios de correo electrónico, archivado manual. Incluso cuando se adoptan herramientas de firma electrónica, a menudo faltan garantías adecuadas sobre la identidad del firmante y la integridad del documento tras la firma.

El resultado: documentos impugnables, procesos lentos y riesgos de cumplimiento. Sin un registro estructurado de quién firmó, cuándo, dónde y cómo, demostrar la validez de la firma en un litigio se vuelve complejo.

Sector

Transversal (servicios profesionales, seguros, sector inmobiliario, logística, sanidad, sector público, corporativo)

Función empresarial

Legal, Cumplimiento, Operaciones, Recursos humanos, Comercial, Administración

Proceso clave

Firma digital de documentos, contratos, acuerdos y formularios con firmas certificadas

Contenidos certificados

Documentos firmados digitalmente con identidad verificada, sellos de tiempo cualificados y cadena de custodia

Resultado

Documentación e informes certificados con validez legal

Modelo de adopción

App / Web / API / SDK

Necesidades

  • Firmas electrónicas simples sin garantías sobre la identidad del firmante ni valor probatorio
  • Cumplimiento de eIDAS y el RGPD para contratos, mandatos y documentación operativa
  • Procesos de firma en papel con escaneos y correo electrónico que ralentizan el cierre de los contratos
  • Ausencia de un registro estructurado de quién firmó, cuándo, dónde y con qué método de autenticación
Hands using USB security token to digitally sign document on laptop, green LED indicator glowing
processo

Solución

TrueScreen permite firmar documentos, contratos y acuerdos con firmas digitales autenticadas mediante OTP por SMS o verificación biométrica en vídeo. Cada firma se vincula a la identidad verificada del firmante, se protege con un sello de tiempo cualificado conforme al Reglamento UE 910/2014 (eIDAS) y se acompaña de metadatos: fecha, hora, dispositivo y método de autenticación. El documento firmado es inalterable y verificable de forma independiente, con pleno valor probatorio.

El proceso de firma se completa en pocos pasos mediante app, plataforma web o API, sin necesidad de instalar software. TrueScreen genera un paquete forense certificado que incluye el documento firmado, un informe PDF detallado, datos JSON legibles por máquina y una certificación XML de un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) internacional. Cada documento firmado es verificable a través de la página de verificación única de TrueScreen.

Qué se certifica

Contratos y acuerdos comerciales

Contratos comerciales, acuerdos marco, términos y condiciones de servicio con firmas digitales autenticadas y sellos de tiempo cualificados.

Consentimientos y avisos

Avisos de privacidad, consentimientos para el tratamiento de datos y documentos de aceptación con la identidad del firmante verificada mediante OTP o verificación biométrica.

Documentos operativos y logísticos

Documentos de transporte, órdenes de compra, confirmaciones de pedido, formularios operativos y listas de verificación firmados digitalmente con metadatos de contexto.

Actas, poderes y delegaciones

Actas, poderes, delegaciones y documentos de acceso firmados con metadatos inalterables y cadena de custodia completa.

Beneficios esperados

  • Firmas con pleno valor probatorio, resistentes al repudio mediante OTP o biometría
  • Tiempos de cierre de contratos reducidos de días a minutos, desde cualquier dispositivo
  • Cumplimiento verificable de eIDAS y el RGPD con un registro de firma completo
  • Eliminación de la impresión, el envío y el archivado físico con menos errores
  • Trazabilidad completa: identidad, fecha, dispositivo, método de autenticación e integridad del documento

Partners

Despachos de abogados y notarías, consultoras, agencias inmobiliarias, compañías de seguros, operadores logísticos, centros sanitarios, entidades de la administración pública, proveedores de servicios de RR. HH. y nóminas, empresas de facility management.

Integraciones

Sistemas ERP y de gestión empresarial, plataformas CRM, software de gestión documental y archivado conforme, sistemas de RR. HH. y nóminas, plataformas de comercio electrónico, sistemas de gestión inmobiliaria, sistemas de gestión de siniestros y pólizas, plataformas de logística y cadena de suministro. Los informes certificados se pueden exportar en formatos PDF y JSON, compatibles con los principales sistemas de archivado.

Casos de uso relacionados

FAQ: firma digital de documentos y contratos

1) ¿Cómo funciona el proceso de firma digital de TrueScreen para documentos y contratos?
El operador sube el documento a la plataforma TrueScreen y lo envía al firmante mediante un enlace dedicado. El firmante verifica su identidad a través de OTP por SMS o verificación biométrica en vídeo y, a continuación, aplica su firma digital. TrueScreen añade automáticamente un sello de tiempo cualificado y registra los metadatos contextuales, sellando el documento con una firma digital que garantiza su integridad e inmutabilidad.
2) ¿Cuál es la diferencia entre la firma digital de TrueScreen y una firma electrónica simple?
Una firma electrónica simple no ofrece garantías sobre la identidad del firmante y queda sujeta a la libre valoración del tribunal conforme al principio de sana crítica. La firma digital de TrueScreen autentica al firmante mediante OTP o verificación biométrica, aplica un sello de tiempo cualificado conforme al Reglamento UE 910/2014 (eIDAS) y produce un documento inalterable con pleno valor probatorio, resistente al repudio.
3) ¿La firma digital de TrueScreen cumple el Reglamento eIDAS?
Sí. La firma digital de TrueScreen cumple el Reglamento eIDAS para firmas electrónicas y sellos de tiempo cualificados, la norma ISO/IEC 27001 para la gestión de la seguridad de la información y el RGPD para el tratamiento de los datos biométricos utilizados durante la autenticación del firmante.
4) ¿Cómo se verifica la identidad del firmante durante el proceso de firma?
TrueScreen ofrece dos métodos de autenticación: OTP por SMS, que envía un código de un solo uso al número de teléfono del firmante, y la verificación biométrica en vídeo, que requiere un breve reconocimiento facial. Ambos métodos garantizan que la firma pueda atribuirse a una persona concreta, lo que hace que el proceso de firma sea resistente al repudio.
5) ¿Se puede modificar un documento firmado después del proceso de firma?
No. En el momento de la firma, TrueScreen sella el documento con una firma digital y un sello de tiempo cualificado. Cualquier intento posterior de alterarlo invalida automáticamente la certificación, lo que garantiza la integridad y la inmutabilidad del documento firmado a lo largo del tiempo.
6) ¿Se puede integrar la firma digital de TrueScreen con los sistemas de gestión empresarial existentes?
Sí. TrueScreen se integra con sistemas ERP, plataformas CRM, software de gestión documental, sistemas de RR. HH. y nóminas, herramientas de gestión inmobiliaria y plataformas de logística mediante API y SDK. Los documentos firmados se pueden exportar en formatos PDF y JSON, compatibles con todos los principales sistemas de archivado y almacenamiento conforme.

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