Caratteristica
Trasforma la tua procedura in un processo guidato
Progetta i passaggi che la tua organizzazione segue: chi li esegue raccoglie le stesse informazioni, nello stesso ordine, con valore legale.
Componenti
Costruisci il processo con parti che certificano già
Un passaggio chiede quello che ti serve e nulla di più: un numero, una foto scattata sul posto, una firma, un documento letto e accettato. Quello che un passaggio raccoglie arriva certificato, perché il sigillo viene applicato mentre la persona lo sta raccogliendo.
Dati che la persona compila
Risposte brevi, descrizioni lunghe, date, importi, un elenco da cui scegliere. Ogni passaggio decide cosa è obbligatorio, così un modulo torna completo oppure non torna affatto.
Materiale acquisito o caricato
Foto, un video, una registrazione, un documento scansionato davanti a te, una pagina web come appariva. Entrano anche i file che esistono già: un PDF, un contratto, un foglio di calcolo, un export da un altro sistema.
Identità e firma
Decidi tu quanta certezza ti serve su chi c'è dall'altra parte: un codice via SMS, una firma, un contratto letto e accettato, più persone che firmano lo stesso fascicolo.
Contesto e regole
Intorno ai passaggi imposti le condizioni: dove deve avvenire l'acquisizione, cosa non si può saltare, cosa è già compilato per la persona, come viene chiamato e impaginato il report.
Perché cambia il lavoro
La procedura smette di vivere nella testa di qualcuno
Gran parte delle informazioni si raccoglie ancora a memoria e per buona volontà: una checklist in un cassetto, un collega che sa cosa fotografare, un'email che arriva con metà degli allegati. Un processo guidato sostituisce tutto questo con passaggi che tutti seguono allo stesso modo.
Tutti lavorano allo stesso modo
L'ordine dei passaggi è la procedura. Un collega al primo giorno raccoglie quello che raccoglie un collega esperto.
Alla fine non manca niente
Quello che non si può saltare non viene saltato, così nessuno deve tornare sul posto per la foto che non è stata fatta.
Più veloce dove costa di più
Dati, materiale, identità e firma si raccolgono in un solo passaggio, sul posto, invece di rimbalzare tra le caselle di posta per giorni.
A norma per costruzione
Consenso, accettazione e firma stanno dentro i passaggi che li richiedono, e il registro mostra che ciascuno è avvenuto prima che il processo potesse andare avanti.
Sul campo
Chiunque autorizzi può raccogliere dati certificati
Una persona del tuo workspace decide chi deve raccogliere: un collega, oppure un cliente, un fornitore, un tecnico esterno all'organizzazione. Chiunque sia riceve un link, segue i passaggi dal proprio telefono, e quello che raccoglie torna sigillato nel tuo archivio.
Accesso ed esecuzione
Un utente del workspace concede l'accesso
Dal portale, scegliendo chi deve eseguire il processo.
La persona riceve un link ed esegue i passaggi
Un collega
già dentro il workspace
Qualcuno all'esterno
nessun account da creare
Tutto torna nell'archivio del workspace
sigillato alla fonte · archiviato per fascicolo · con il nome di chi ha raccolto
