Feature
Machen Sie aus Ihrem Ablauf einen geführten Prozess
Gestalten Sie die Schritte, denen Ihre Organisation folgt: Wer sie ausführt, erfasst dieselben Informationen, in derselben Reihenfolge, mit Rechtswirkung.
Komponenten
Bauen Sie den Prozess aus Bausteinen, die bereits zertifizieren
Ein Schritt fragt genau das ab, was Sie brauchen: eine Zahl, ein vor Ort aufgenommenes Foto, eine Unterschrift, ein gelesenes und angenommenes Dokument. Was ein Schritt erfasst, kommt zertifiziert an, weil das Siegel schon während der Erfassung gesetzt wird.
Daten, die die Person ausfüllt
Kurze Antworten, lange Beschreibungen, Daten, Beträge, eine Auswahlliste. Jeder Schritt legt fest, was Pflicht ist, damit ein Formular vollständig zurückkommt oder gar nicht.
Erfasstes oder hochgeladenes Material
Fotos, ein Video, eine Aufnahme, ein vor Ihnen gescanntes Dokument, eine Webseite so, wie sie erschien. Auch bereits vorhandene Dateien kommen hinein: ein PDF, ein Vertrag, eine Tabelle, ein Export aus einem anderen System.
Identität und Unterschrift
Sie entscheiden, wie sicher Sie sein müssen, wer auf der anderen Seite steht: ein Code per SMS, eine Unterschrift, ein gelesener und angenommener Vertrag, mehrere Personen, die dieselbe Akte unterzeichnen.
Kontext und Regeln
Rund um die Schritte legen Sie die Bedingungen fest: wo die Erfassung stattfinden muss, was nicht übersprungen werden darf, was für die Person schon ausgefüllt ist, wie der Bericht heißt und aufgebaut ist.
Warum sich die Arbeit verändert
Der Ablauf lebt nicht länger im Kopf einer einzelnen Person
Vieles wird noch immer aus dem Gedächtnis und mit gutem Willen erfasst: eine Checkliste in der Schublade, ein Kollege, der weiß, was zu fotografieren ist, eine E-Mail mit der Hälfte der Anhänge. Ein geführter Prozess ersetzt all das durch Schritte, denen alle gleich folgen.
Alle arbeiten auf dieselbe Weise
Die Reihenfolge der Schritte ist der Ablauf. Ein Kollege am ersten Tag erfasst dasselbe wie ein erfahrener.
Am Ende fehlt nichts
Was nicht übersprungen werden darf, wird nicht übersprungen, sodass niemand wegen des vergessenen Fotos noch einmal hinfahren muss.
Schneller dort, wo es am meisten kostet
Daten, Material, Identität und Unterschrift werden in einem Durchgang vor Ort erfasst, statt tagelang zwischen Postfächern zu wandern.
Konform durch Konstruktion
Einwilligung, Annahme und Unterschrift stehen in den Schritten, die sie verlangen, und das Protokoll zeigt, dass jede erfolgt ist, bevor der Prozess weiterlaufen konnte.
Im Einsatz
Jeder, den Sie berechtigen, kann zertifizierte Daten erfassen
Eine Person in Ihrem Arbeitsbereich bestimmt, wer erfassen soll: ein Kollege oder ein Kunde, ein Lieferant, ein Techniker außerhalb der Organisation. Wer immer es ist, erhält einen Link, folgt den Schritten auf dem eigenen Telefon, und das Erfasste kommt versiegelt in Ihr Archiv zurück.
Zugang und Ausführung
Ein Nutzer des Arbeitsbereichs erteilt den Zugang
Über das Portal, mit der Wahl, wer den Prozess ausführen soll.
Die Person erhält einen Link und führt die Schritte aus
Ein Kollege
bereits im Arbeitsbereich
Jemand von außerhalb
kein Konto nötig
Alles kehrt in das Archiv des Arbeitsbereichs zurück
an der Quelle versiegelt · nach Fall abgelegt · mit dem Namen des Erfassers
