Funktion
Schritte festlegen, jedes Mal dieselben Daten erhalten
Sie legen fest, was jeder Schritt verlangt und wer ihn ausführen darf. Wer ihn ausführt, erfasst immer dasselbe, und was zurückkommt, ist bereits zertifiziert.
Komponenten
Was ein Schritt abfragen kann
Jeder Schritt fragt genau eines ab: einen Wert, ein Foto vor Ort, eine Unterschrift, ein Dokument zum Annehmen. Das Siegel entsteht während der Erfassung, nachträglich ist nichts mehr zu zertifizieren.
Felder zum Ausfüllen
Text, Datum, Beträge, eine Auswahlliste. Ist ein Feld Pflicht, lässt sich der Schritt ohne Eingabe nicht abschließen.
Erfassungen und Dateien
Ein Foto, ein Video, eine Aufnahme, ein vor Ort gescanntes Dokument, eine Webseite so, wie sie in diesem Moment aussah. Auch vorhandene Dateien kommen hinein: ein PDF, ein Vertrag, ein Export aus einem anderen System.
Identität und Unterschrift
Legen Sie fest, wie sicher die Identität sein muss: ein Code per SMS, eine Unterschrift, ein Vertrag zum Lesen und Annehmen, mehrere Personen, die dieselbe Akte unterzeichnen.
Regeln rund um die Schritte
Wo die Erfassung stattfinden muss, was nicht übersprungen werden darf, welche Felder schon ausgefüllt ankommen, wie der Bericht heißt und aufgebaut ist.
Was sich ändert
Der Ablauf hängt nicht mehr vom Gedächtnis ab
Heute läuft dieselbe Arbeit aus dem Gedächtnis: eine Checkliste in der Schublade, jemand, der weiß, was zu fotografieren ist, eine E-Mail, bei der die Hälfte der Anhänge fehlt.
Für alle dieselben Schritte
Die Reihenfolge der Schritte ist der Ablauf. Wer am ersten Tag dabei ist, erfasst dasselbe wie jemand mit zehn Jahren Erfahrung.
Keine zweite Anfahrt
Ein Pflichtschritt lässt sich nicht überspringen, niemand muss wegen des vergessenen Fotos noch einmal hinfahren.
Ein Termin statt mehrerer Tage
Daten, Dateien, Identität und Unterschrift werden in einem Durchgang vor Ort erfasst, statt zwischen Postfächern hin und her zu wandern.
Einwilligung dort, wo sie erteilt wird
Annahme und Unterschrift stehen in dem Schritt, der sie verlangt, und das Protokoll zeigt, dass sie erfolgt sind, bevor der Prozess weiterlief.
Im Einsatz
Schicken Sie den Prozess an die Person, die ihn ausführt
Im Portal wählen Sie, wer erfasst: das eigene Team, ein Kunde, ein Lieferant, eine externe Fachkraft. Der Link kommt an, die Schritte laufen auf dem eigenen Telefon, und alles kehrt versiegelt in Ihr Archiv zurück.
Zugang und Ausführung
Ein Kollege
bereits im Arbeitsbereich
Jemand von außerhalb
kein Konto nötig
