Fonctionnalité
Définissez les étapes, recevez les mêmes données à chaque fois
Vous décidez de ce que demande chaque étape et de qui peut l'exécuter. Quiconque l'exécute collecte les mêmes éléments, et ce qui revient est déjà certifié.
Composants
Ce qu'une étape peut demander
Chaque étape demande une seule chose : une valeur, une photo prise sur place, une signature, un document à accepter. Le cachet est appliqué pendant que la personne collecte, si bien que rien n'a besoin d'être certifié après coup.
Champs à remplir
Textes, dates, montants, une liste dans laquelle choisir. Rendez un champ obligatoire et l'étape ne se ferme pas sans lui.
Captures et fichiers
Une photo, une vidéo, un enregistrement, un document numérisé sur place, une page web telle qu'elle apparaissait. Les fichiers qui existent déjà entrent aussi : un PDF, un contrat, un export issu d'un autre système.
Identité et signature
Choisissez le degré de certitude dont vous avez besoin sur l'identité de votre interlocuteur : un code par SMS, une signature, un contrat à lire et à accepter, plusieurs personnes signant le même fichier.
Règles autour des étapes
Où la capture doit avoir lieu, ce qui ne peut pas être sauté, quels champs arrivent déjà remplis, comment le rapport est nommé et mis en page.
Ce qui change
La procédure ne repose plus sur la mémoire
Aujourd'hui, le même travail repose sur la mémoire : une liste de contrôle rangée dans un tiroir, un collègue qui sait quoi photographier, un e-mail qui arrive avec la moitié des pièces jointes manquantes.
Les mêmes étapes pour tout le monde
L'ordre des étapes est la procédure. Une personne à son premier jour collecte ce que collecte un collègue qui a dix ans d'ancienneté.
Pas de second déplacement
Une étape obligatoire ne peut pas être sautée, donc personne ne retourne sur place pour la photo qui n'a jamais été prise.
Une seule session au lieu de plusieurs jours
Données, fichiers, identité et signature sont collectés en une seule fois, sur place, au lieu de circuler entre les boîtes mail.
Le consentement enregistré là où il est donné
L'acceptation et la signature se trouvent dans l'étape qui les exige, et le registre montre qu'elles ont eu lieu avant que le processus puisse continuer.
Sur le terrain
Envoyez le processus à la personne qui doit l'exécuter
Depuis le portail, vous choisissez qui collecte : un collègue, ou un client, un fournisseur, un technicien externe. La personne reçoit un lien, suit les étapes sur son propre téléphone, et tout revient scellé dans vos archives.
Accès et exécution
Un collègue
déjà présent dans l'espace de travail
Une personne externe
aucun compte à créer
