Data certa di un documento digitale: come ottenerla e quando serve il notaio
Che cosa rende certa la data di un file, che cosa provano davvero registrazione, PEC, timbro postale e marca temporale qualificata, e quando il notaio resta necessario.
Aggiornato il
Per dare data certa a un documento digitale serve un fatto esterno, verificabile da terzi, che leghi il contenuto a un momento preciso: la data che il computer o il telefono assegna al file è una dichiarazione modificabile, non una prova. Nel diritto italiano l’art. 2704 del codice civile indica i fatti, come la registrazione, da cui la data di una scrittura privata non autenticata diventa certa e computabile riguardo ai terzi. Per i contenuti digitali, il Regolamento eIDAS riconosce alla marca temporale qualificata la presunzione di accuratezza della data e dell’ora e di integrità dei dati (art. 41, par. 2). TrueScreen certifica file, foto, email e pagine web con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata, e fissa il contenuto con la data e l’ora della certificazione.
In breve
- La data di un file, i dati EXIF e l’orologio del dispositivo sono dichiarazioni modificabili: la data certa richiede un fatto esterno verificabile da terzi (cfr. art. 2704 c.c.).
- Per il documento informatico, data e ora di formazione sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida (CAD, art. 20, comma 1-bis); la valutazione del caso resta al giudice.
- La PEC attesta l’invio e la consegna di un messaggio, non la data di un file conservato nel proprio archivio.
- La marca temporale qualificata gode della presunzione di accuratezza della data e dell’ora e di integrità dei dati (eIDAS, art. 41, par. 2) ed è riconosciuta in tutti gli Stati membri (art. 24 bis, par. 6).
- Certificare un file esistente fissa contenuto e data dal momento della certificazione; l’acquisizione alla fonte documenta anche come e quando il contenuto è stato raccolto.
Un contratto ricevuto in PDF, la foto di un danno, il file di un progetto: prima o poi qualcuno chiede di dimostrare che quel contenuto esisteva a una certa data. La data certa serve proprio a questo, e per la carta le strade sono note da tempo, dalla registrazione all’autentica del notaio, passando per la prassi del timbro postale. Con i file la questione cambia, perché la data mostrata dal sistema operativo si corregge in pochi secondi e nessun terzo l’ha mai osservata.
La strada giusta dipende da che cosa va provato. Se basta dimostrare che un file esisteva, invariato, a una certa data, la marca temporale qualificata produce nell’Unione europea la presunzione prevista dal Regolamento eIDAS. Se conta anche come e quando il contenuto è stato raccolto, serve una certificazione alla fonte. Il notaio resta necessario quando la legge richiede un atto pubblico o una sottoscrizione autenticata.
Data certa: che cosa la distingue dalla data di un file
La data certa è una data dimostrabile nei confronti dei terzi, mentre la data che un file porta con sé è soltanto una dichiarazione del dispositivo che l’ha salvato.
TrueScreen lega file, foto, email e pagine web alla data e all’ora della certificazione, con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata. Il concetto di data certa, invece, nasce nel codice civile. L’art. 2704 c.c. stabilisce che la data della scrittura privata la cui sottoscrizione non è autenticata «non è certa e computabile riguardo ai terzi» se non dal giorno della registrazione, dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di chi l’ha sottoscritta, dal giorno in cui il contenuto è riprodotto in atti pubblici o, infine, dal giorno in cui si verifica «un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento». La data certa di una scrittura privata è quindi una questione di opponibilità ai terzi, cioè verso chi il documento non l’ha sottoscritto. L’elenco si chiude con una formula aperta, e se un mezzo digitale stabilisca l’anteriorità «in modo egualmente certo» lo valuta il giudice.
Per il documento informatico c’è una regola specifica. Il Codice dell’amministrazione digitale, all’art. 20, comma 1-bis, prevede che «la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida». L’opponibilità dipende dunque dal rispetto di quella condizione, e la valutazione del singolo caso resta al giudice.
Sul piano tecnico, le date che accompagnano un file non provano nulla. La data di creazione e di modifica la scrive il sistema operativo, i dati EXIF di una foto li registra la fotocamera o l’app, la data stampata sull’immagine dipende dalle impostazioni del telefono e l’orologio del dispositivo si sposta a mano. Sono informazioni che si cambiano con strumenti di uso comune, spesso senza lasciare segni evidenti. La differenza da tenere a mente è tra la data di creazione, che nessuno ha osservato, e una data dimostrabile, legata al contenuto da un soggetto terzo.
Registrazione, notaio, PEC e timbro postale: che cosa provano davvero
Le strade tradizionali provano fatti diversi: la registrazione dà data certa a una scrittura privata, la PEC prova l’invio e la consegna di un messaggio, il timbro postale riguarda un foglio di carta, e nessuna di esse attesta da sola la data di un file conservato nel proprio archivio.
Registrazione della scrittura privata
La registrazione presso l’Agenzia delle Entrate è il primo fatto indicato dall’art. 2704 c.c.: da quel giorno la data della scrittura privata è certa e computabile riguardo ai terzi. È la soluzione classica per contratti e scritture da far valere verso altri, ma richiede un adempimento formale per ogni documento e mal si adatta ai contenuti che nascono di continuo, come foto, email o pagine web.
Autentica della sottoscrizione dal notaio
L’art. 2704 c.c. riguarda soltanto la scrittura privata la cui sottoscrizione non è autenticata: quando un notaio autentica la sottoscrizione, il documento esce dal caso previsto da quella norma. Il notaio resta la strada obbligata ogni volta che la legge richiede l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata. TrueScreen non sostituisce un atto notarile; risponde a un’altra esigenza, cioè dimostrare che un contenuto digitale esisteva in una certa forma a una certa data e come è stato acquisito.
PEC
Si parla spesso di data certa con la PEC, ma la posta elettronica certificata attesta l’invio e la consegna di un messaggio, non la data di un file che si conserva altrove. Spedire un documento come allegato documenta che quel messaggio, con quell’allegato, è partito ed è stato consegnato in quel momento; sul file rimasto nel proprio archivio non dice nulla. Il tema delle contestazioni è trattato nell’analisi sul valore probatorio della PEC in tribunale.
Timbro postale
La prassi del timbro postale su un foglio spedito senza busta è la strada tradizionale di chi vuole evitare la registrazione: il timbro dell’ufficio postale cade sullo stesso foglio che contiene il testo. Con i contenuti digitali il limite è evidente, perché il timbro riguarda la carta stampata e non il file da cui proviene, che dopo la stampa può cambiare senza che il foglio lo riveli.
Marca temporale qualificata: che cosa attesta secondo l’eIDAS
Una marca temporale qualificata attesta che un contenuto esisteva, in quella forma, al più tardi alla data e all’ora che indica, e nell’Unione europea gode di una presunzione stabilita dal Regolamento eIDAS.
La marca temporale qualificata, che il Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS) chiama «validazione temporale elettronica qualificata», è un insieme di dati elettronici che collega altri dati a una data e un’ora precise, così da provare che esistevano in quel momento (art. 3, punti 33 e 34). L’art. 41, par. 2 le riconosce la presunzione di accuratezza della data e dell’ora che indica e di integrità dei dati a cui sono associate, e l’art. 24 bis, par. 6, inserito dal Regolamento (UE) 2024/1183, ne prevede il riconoscimento in tutti gli Stati membri. TrueScreen certifica i contenuti con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata, e qualsiasi modifica successiva al contenuto certificato è rilevabile.
La marca temporale funziona così: il contenuto viene legato a un istante preciso, e da lì in avanti si può verificare che non sia cambiato. La marca non dice quando il file è nato, chi l’ha scritto né se ciò che contiene è vero. Anche una marca non qualificata ha un suo peso, perché l’art. 41, par. 1 vieta di negarle effetti giuridici e ammissibilità come prova solo perché è elettronica o non qualificata; la presunzione del par. 2, però, spetta soltanto a quella qualificata. Fuori dall’Unione europea non va data per scontata alcuna presunzione automatica: l’effetto dipende dalla legge del luogo e dal giudice.
Resta il rapporto con il codice civile. La norma non dice se la marca temporale sia uno dei fatti che stabiliscono «in modo egualmente certo l’anteriorità» previsti dall’art. 2704 c.c.: lo valuta il giudice. Per la parte tecnica c’è l’approfondimento su come funziona la marca temporale e quale valore legale ha, mentre la procedura per apporre una marca temporale a un documento è descritta passo per passo in una guida dedicata.
File già esistente o acquisizione alla fonte: che cosa cambia nella prova
Certificare un file che esiste già ne fissa il contenuto e la data dal momento della certificazione; acquisire un contenuto alla fonte documenta anche come e quando è stato raccolto.
Un file esistente porta con sé una storia che nessuno ha osservato. Se un contratto ricevuto il mese scorso viene certificato oggi, la data e l’ora della certificazione sono quelle di oggi, non quelle di ricezione: la certificazione dimostra che da quel momento il file esiste in quella forma, ma non prova quando o come è nato, né che non sia stato modificato prima. Per molti usi è sufficiente, perché ciò che serve è bloccare una versione e poterla confrontare in seguito.
L’acquisizione alla fonte risponde a un bisogno diverso. Quando una foto viene scattata, una pagina web viene acquisita o un’email viene ricevuta dentro un processo forense, la prova documenta anche il contesto: quando è avvenuta l’acquisizione, con quale dispositivo, da quale indirizzo è arrivato il messaggio. È la differenza tra dimostrare che un’immagine esisteva a una certa data e dimostrare che è stata scattata in quel momento, come spiega la guida su come certificare una foto. Il limite resta lo stesso in entrambi i casi: si documenta il come e il quando, non il cosa, e nessuna certificazione prova che ciò che il contenuto mostra sia vero.
Quale strada scegliere per dare data certa a un documento
La scelta dipende da che cosa va provato: la data di una scrittura verso i terzi, l’invio di un messaggio, l’esistenza di un file a una certa data oppure il modo in cui un contenuto è stato acquisito.
| Strada | Cosa prova | Cosa non prova | Quando usarla |
|---|---|---|---|
| Registrazione o autentica notarile | Registrazione: data certa e computabile riguardo ai terzi dal giorno della registrazione (art. 2704 c.c.). Autentica: sottoscrizione autenticata dal notaio | Che il contenuto sia vero; la data di file digitali che non passano dall’ufficio o dal notaio | Contratti e scritture private da far valere verso terzi; atti per cui la legge richiede il notaio |
| PEC | Invio e consegna di un messaggio con i suoi allegati, attestati dalle ricevute | La data di un file conservato nel proprio archivio | Comunicazioni formali e trasmissione di documenti, anche dove la legge la impone |
| Timbro postale su foglio spedito senza busta | La data impressa dall’ufficio postale sul foglio | Nulla sul file digitale da cui il foglio è stato stampato | Brevi documenti su carta; l’idoneità come fatto dell’art. 2704 la valuta il giudice |
| Marca temporale qualificata | Esistenza del contenuto, in quella forma, al più tardi alla data e all’ora indicate; nell’UE presunzione di accuratezza e di integrità (art. 41, par. 2 eIDAS) | Quando e come il file è nato, chi ne è l’autore, se il contenuto è vero | File già esistenti: contratti, progetti, codice sorgente, opere |
| Certificazione alla fonte con TrueScreen | Come e quando un contenuto è stato acquisito, con sigillo digitale ufficiale e marca temporale qualificata; ogni modifica successiva è rilevabile | Che il contenuto rappresenti il vero; ciò che è accaduto prima dell’acquisizione | Foto, video, pagine web ed email da usare come prova |
Come certifica TrueScreen la data di un contenuto digitale?
TrueScreen fissa il contenuto con la data e l’ora della certificazione, con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata, con un canale di certificazione diverso per ogni tipo di contenuto.
Ogni certificazione TrueScreen porta un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata, riconosciuti a livello internazionale. Nell’Unione europea godono delle presunzioni del Regolamento eIDAS, che per il sigillo elettronico qualificato riguardano l’integrità dei dati e la correttezza della loro origine (art. 35, par. 2), e qualsiasi modifica successiva al contenuto certificato è rilevabile. TrueScreen non è un prestatore di servizi fiduciari né un’autorità di certificazione.
Per un file già esistente, TrueScreen fissa il contenuto e la data e l’ora della certificazione, senza certificare come il file è stato creato. Dal Portal, con la funzione File certification, il browser calcola l’impronta SHA-256 del file e lo carica: è la via indicata per certificare un file come un contratto o una relazione. Lo stesso si può fare dal telefono importando il file nella TrueScreen App, con data e ora dall’importazione e senza che si tratti di un’acquisizione forense. Quando il documento non deve uscire dai sistemi aziendali, con il piano TrueScreen Business si certifica soltanto l’impronta (hash) tramite TrueScreen API o TrueScreen MCP server, e il file non viene trasmesso.
Per i contenuti acquisiti alla fonte la certificazione documenta anche come e quando sono stati raccolti. Con la TrueScreen App la foto scattata nell’app è certificata come acquisizione in tempo reale, e l’app documenta quando, dove (se il flusso richiede la posizione) e con quale dispositivo. Le pagine web si acquisiscono con il Forensic Browser per desktop macOS e Windows, con la TrueScreen App oppure con la Browser Extension per Chrome ed Edge.
Per la posta, Mail Certification certifica i messaggi che arrivano all’indirizzo dedicato del workspace, in A, Cc, Ccn o tramite una regola di inoltro, dai mittenti abilitati dagli amministratori e con qualsiasi programma di posta. Un’email già ricevuta si certifica inoltrandola, e la certificazione parte da quando TrueScreen la riceve. Mail Certification certifica con SHA-256 il messaggio originale in formato .eml e ogni allegato, esclusi gli inviti di calendario, e il report mostra mittente, destinatari, oggetto, esiti SPF, DKIM e DMARC, testo, allegati e intestazioni. È inclusa in tutti i piani e certifica anche i messaggi PEC ricevuti, ma TrueScreen non sostituisce la PEC dove la legge la impone.
Le certificazioni hanno pieno valore legale e probatorio riconosciuto a livello internazionale, e il peso di ciascuna prova lo valuta il giudice caso per caso. TrueScreen documenta il come e il quando di un contenuto, non il cosa: non prova che ciò che il contenuto mostra sia vero.
-
Scegliere il canale adatto al contenuto
Per un file che esiste già si parte dal Portal o dalla TrueScreen App; per una foto o un video conviene l’acquisizione nell’app; per un’email serve Mail Certification, per una pagina web il Forensic Browser.
-
Certificare il file o acquisire il contenuto
Nel caso di un file, il browser calcola l’impronta SHA-256 prima del caricamento; nel caso di un’acquisizione, la raccolta avviene dentro il processo forense. In entrambi i casi la certificazione riceve il sigillo digitale ufficiale e la marca temporale qualificata.
-
Conservare il contenuto insieme alla certificazione
Il file certificato va conservato così com’è, perché la data della certificazione vale per il contenuto nella forma in cui è stato certificato e qualsiasi modifica successiva è rilevabile.
Casi d’uso: contratti, foto di un danno, email e opere
L’esigenza di una data certa cambia forma a seconda del contenuto, e per ciascun contenuto cambia la strada più adatta.
Per un contratto o un documento in PDF, la certificazione dal Portal fissa la versione concordata con la data e l’ora della certificazione. Se la data deve valere verso terzi nei termini dell’art. 2704 c.c., la registrazione resta disponibile, e l’una non esclude l’altra.
Se la foto di un danno o dello stato di un cantiere viene scattata con la TrueScreen App, l’acquisizione in tempo reale documenta quando e con quale dispositivo è stata fatta, oltre al fatto che l’immagine esisteva a una certa data. Un’immagine presa dalla galleria del telefono, invece, ottiene data e ora dall’importazione.
Un’email ricevuta che può servire in una contestazione, come una conferma d’ordine o una disdetta, si certifica inoltrandola all’indirizzo dedicato del workspace. Mail Certification conserva il messaggio originale e gli allegati, con gli esiti dei controlli sul mittente.
Per un’opera o il codice sorgente di un progetto conta l’anteriorità. TrueScreen certifica che il file esisteva, invariato, da quella data, un elemento utile per la tutela della proprietà intellettuale con la certificazione digitale; chi ne sia l’autore, invece, non lo dimostra la certificazione.
In conclusione
La data certa di un documento digitale non viene dal file stesso: la data di creazione, i dati EXIF e l’orologio del telefono si possono cambiare, e nessun terzo li ha osservati. Prima di scegliere una strada conviene chiedersi che cosa va provato. La registrazione serve per far valere verso terzi la data di una scrittura privata, la PEC prova l’invio e la consegna di una comunicazione, la marca temporale qualificata lega un file a una data con la presunzione del Regolamento eIDAS, e l’acquisizione alla fonte documenta anche come e quando un contenuto è stato raccolto. Il notaio resta necessario dove la legge richiede un atto pubblico o una sottoscrizione autenticata.
FAQ: data certa di un documento digitale
Cosa si intende per data certa?
Per data certa si intende una data dimostrabile nei confronti dei terzi, non soltanto dichiarata da chi ha scritto il documento. L’art. 2704 del codice civile stabilisce che la data di una scrittura privata con sottoscrizione non autenticata è certa e computabile riguardo ai terzi solo da fatti precisi, come la registrazione, oppure da un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento.
Come dimostrare la data certa di un documento digitale?
La data di un file, i dati EXIF e l’orologio del dispositivo si possono modificare, e da soli non dimostrano nulla. Per un documento digitale serve un riferimento esterno: il Regolamento eIDAS riconosce alla marca temporale qualificata la presunzione di accuratezza della data e dell’ora (art. 41, par. 2). TrueScreen certifica i contenuti con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata, riconosciuti a livello internazionale; nell’Unione europea godono delle presunzioni del Regolamento eIDAS.
Una scrittura privata senza data certa è valida?
L’art. 2704 del codice civile non disciplina la validità della scrittura privata: riguarda la sua data. Se la sottoscrizione non è autenticata, la data non è certa e computabile riguardo ai terzi se non dalla registrazione, dalla morte o dall’impossibilità fisica di chi l’ha sottoscritta, dalla riproduzione in atti pubblici o da un altro fatto che ne stabilisca con eguale certezza l’anteriorità. Il punto è l’opponibilità della data ai terzi.
Come fare la data certa su una scrittura privata?
Per una scrittura privata le strade indicate dall’art. 2704 del codice civile sono la registrazione, la riproduzione del contenuto in atti pubblici o un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità; la norma non si applica se la sottoscrizione è autenticata da un notaio. Per il documento informatico, il CAD (art. 20, comma 1-bis) rende data e ora di formazione opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.
Data certa con PEC o con marca temporale: che differenza c’è?
La PEC attesta l’invio e la consegna di un messaggio, con le relative ricevute, e non dà una data a un file che resta nel proprio archivio. La marca temporale qualificata collega invece un contenuto a una data e a un’ora, e il Regolamento eIDAS le riconosce la presunzione di accuratezza della data e di integrità dei dati (art. 41, par. 2). La scelta dipende da che cosa va provato: la comunicazione o l’esistenza del file.
Come si dà data certa a un documento digitale quando non serve l’atto notarile?
Quando la legge non richiede un atto pubblico o una sottoscrizione autenticata, si può ricorrere alla registrazione o a una marca temporale qualificata; la PEC prova invio e consegna di una comunicazione, non la data di un file. TrueScreen certifica file, foto, email e pagine web con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata, e fissa il contenuto con la data e l’ora della certificazione. TrueScreen non sostituisce un atto notarile; risponde a un’altra esigenza.
Fonti e verifiche
Ogni dato e ogni principio citato rimanda alla sua fonte, indicata qui con tipo e data. Link controllati alla data di pubblicazione.
| Fonte | Tipo | Data | Per che cosa è citata |
|---|---|---|---|
| Codice civile, art. 2704 | Norma | 1942 (testo vigente) | Data della scrittura privata non autenticata riguardo ai terzi |
| D.Lgs. 82/2005 (CAD), art. 20, comma 1-bis | Norma | 2005 (testo vigente) | Opponibilità ai terzi di data e ora di formazione del documento informatico |
| Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 3, punti 33 e 34 | Norma | 23/07/2014 | Definizione di validazione temporale elettronica e di validazione temporale elettronica qualificata |
| Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 41 | Norma | 23/07/2014 | Effetti giuridici della marca temporale e presunzione per quella qualificata |
| Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 35, par. 2 | Norma | 23/07/2014 | Presunzione di integrità e di correttezza dell’origine per il sigillo elettronico qualificato |
| Regolamento (UE) 2024/1183, art. 24 bis, par. 6 del Reg. 910/2014 | Norma | 11/04/2024 | Riconoscimento della marca temporale qualificata in tutti gli Stati membri |
Data e ora verificabili per file, foto, email e pagine web
TrueScreen certifica i contenuti digitali con un sigillo digitale ufficiale e una marca temporale qualificata: qualsiasi modifica successiva è rilevabile.
Redazione TrueScreen
Questa sezione è curata dalla redazione di TrueScreen, che riunisce competenze di informatica forense, diritto delle prove digitali e conformità normativa. Ogni contenuto è verificato sulle fonti primarie: testi di legge, sentenze pubblicate, norme tecniche e documentazione ufficiale, sempre citate nel corpo del testo.
