Fecha cierta de un documento digital: qué opciones existen y cuándo usar cada una
Notario, burofax, sello de tiempo cualificado o certificación en origen: qué acredita cada opción y cuál encaja con lo que tienes que probar.
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Dar fecha cierta a un documento digital significa poder demostrar ante terceros que ese contenido existía, tal como está, en un momento concreto. La fecha que muestra el archivo no basta, porque cualquiera puede cambiarla. Para los documentos privados, el artículo 1227 del Código Civil solo cuenta la fecha frente a terceros desde un hecho ajeno al documento, como la inscripción en un registro público o la entrega a un funcionario público. Para fechar datos electrónicos sin acudir al notario, el Reglamento eIDAS regula el sello de tiempo cualificado, al que el artículo 41.2 atribuye una presunción de exactitud de la fecha y la hora y de integridad de los datos. No es un documento público ni sustituye al notario cuando la ley lo exige, y el artículo 1227 del Código Civil no lo menciona entre los hechos que fijan la fecha frente a terceros. TrueScreen incorpora a cada certificación un sello de tiempo cualificado, de modo que la fecha de la certificación puede comprobarse: es la fecha de la certificación, no la de creación del archivo.
En breve
- La fecha de un documento privado solo cuenta frente a terceros desde un hecho ajeno al documento, como un registro público o la entrega a un funcionario público (art. 1227 del Código Civil).
- Los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de su fecha (art. 1218 del Código Civil).
- El sello de tiempo cualificado goza de presunción de exactitud de la fecha y la hora y de integridad de los datos (art. 41.2 del Reglamento eIDAS).
- Un sello de tiempo prueba cuándo existía un archivo, no cómo se obtuvo: un archivo ya existente tiene fecha cierta desde su certificación.
- El burofax acredita qué se envió, cuándo y quién lo recibió (Correos), no la fecha de un archivo que conservas.
Un contrato escaneado, la foto de un desperfecto, un correo con una oferta: casi todo lo que guardas como prueba es hoy un archivo, y el problema llega cuando alguien discute desde cuándo existe. La fecha cierta de un documento no depende de lo que diga el documento, sino de lo que un tercero pueda comprobar sin fiarse de ti. El acta notarial, el burofax, el sello de tiempo cualificado y la certificación en origen sirven para cosas distintas, así que antes de elegir conviene saber qué tienes que probar: la fecha, el envío o la manera en que se obtuvo el dato.
Qué es la fecha cierta y por qué la fecha del archivo no basta
La fecha cierta es la que puede oponerse a quien no participó en el documento, y la fecha que muestra un archivo no cumple ese papel por sí sola.
Según el artículo 1227 del Código Civil, la fecha de un documento privado no se cuenta respecto de terceros «sino desde el día en que hubiese sido incorporado o inscrito en un registro público, desde la muerte de cualquiera de los que lo firmaron, o desde el día en que se entregase a un funcionario público por razón de su oficio». Entre las partes vale la fecha que ellas escriben; frente a los demás hace falta algo ajeno al documento que la respalde. Pasa con el contrato cuya fecha importa frente a un acreedor, con la obra cuya anterioridad quieres documentar o con las fotos de un siniestro.
Los metadatos no resuelven el problema. La fecha de creación que muestra el ordenador, los datos EXIF de una foto o la fecha impresa sobre la imagen son lo que el archivo declara de sí mismo: se editan con programas corrientes y dependen del reloj del dispositivo, que el usuario ajusta como quiere. Ese reloj no es un sello de tiempo, porque nadie ajeno a ti responde de la hora que marca.
Acta notarial, protocolización y burofax: las opciones tradicionales
Las vías tradicionales siguen siendo la referencia cuando la ley exige un documento público o una comunicación fehaciente, aunque cada una acredita algo diferente.
El notario es, según el artículo 1 de la Ley del Notariado, «el funcionario público autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos y demás actos extrajudiciales», y el artículo 1218 del Código Civil establece que los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de su fecha. Lo habitual es el acta notarial de presencia, en la que el notario da fe de lo que percibe, o la protocolización o el depósito notarial de un documento privado.
El burofax sirve para comunicar. Correos explica que con el burofax puedes «acreditar qué enviaste, cuándo lo hiciste y quién lo recibió», con copia certificada y acuse de recibo opcionales. Es útil para requerir o notificar, no para fechar un archivo que se queda en tu cajón; lo comparamos con el correo en burofax o correo electrónico para tener fecha cierta.
TrueScreen no sustituye una escritura notarial; responde a otra necesidad. Tampoco reemplaza el burofax cuando la ley impone esa forma de comunicación.
El sello de tiempo cualificado según el Reglamento eIDAS
Un sello de tiempo cualificado prueba que unos datos existían, sin cambios, en una fecha y hora determinadas, y se reconoce en toda la Unión Europea.
El Reglamento eIDAS define el sello de tiempo electrónico en su artículo 3, punto 33, y el sello cualificado de tiempo electrónico en el punto 34, que exige cumplir los requisitos del artículo 42. Su artículo 41.2 le atribuye «una presunción de exactitud de la fecha y hora que indican y de la integridad de los datos a los que la fecha y hora estén vinculadas». TrueScreen aplica un sello de tiempo cualificado y un sello electrónico cualificado a cada certificación.
Tras la reforma del Reglamento (UE) 2024/1183, el artículo 24 bis dispone que el sello de tiempo cualificado prestado en un Estado miembro se reconoce como tal en todos los demás. En España, la Ley 6/2020 regula los servicios electrónicos de confianza y completa el marco de eIDAS. Cómo se valora un documento electrónico en el proceso lo establece la Ley de Enjuiciamiento Civil (art. 326), y la valoración corresponde siempre al juez.
Hay un matiz que conviene dejar claro: TrueScreen no es un prestador de servicios de confianza ni una autoridad de certificación. Cada certificación lleva un sello digital oficial y un sello de tiempo cualificado, reconocidos internacionalmente.
Qué no prueba un sello de tiempo: archivo existente frente a captura en origen
Un sello de tiempo demuestra cuándo existía un archivo, no cómo se obtuvo ni lo que le pasó antes de sellarlo.
Si sellas hoy una foto tomada hace meses, el sello prueba que la foto existía en el momento de sellarla y que no ha cambiado desde entonces, pero no dice cuándo se hizo, con qué dispositivo ni si alguien la retocó antes. Si el archivo ya existe, TrueScreen lo certifica como archivo: la fecha cierta empieza en el momento de la certificación, no en el de su creación.
Con la captura en origen la prueba va más lejos. Cuando la foto, el vídeo, la página web o el correo se adquieren en el momento, dentro de un proceso controlado, quedan acreditados cuándo se capturó el contenido, en qué dispositivo y, si el procedimiento lo pide, dónde, con su contexto técnico.
Qué opción elegir según lo que necesitas probar
La opción adecuada depende de lo que tengas que acreditar: un hecho ante fedatario, una comunicación, la existencia de un archivo en una fecha o el origen de un contenido.
| Opción | Qué acredita | Qué no acredita | Cuándo usarla |
|---|---|---|---|
| Notario (acta o protocolización) | El hecho que motiva el documento público y su fecha, también frente a terceros (art. 1218 CC) | Cómo se generó un archivo antes de llegar al notario | Cuando la ley exige documento público o necesitas que un fedatario constate un hecho |
| Burofax | Qué se envió, cuándo y quién lo recibió | La fecha de un archivo que conservas tú | Requerimientos, reclamaciones y notificaciones |
| Sello de tiempo cualificado | Que unos datos existían en una fecha y hora y no han cambiado desde entonces (art. 41 eIDAS) | Cuándo, dónde o cómo se creó el contenido | Contratos, borradores, código o informes que ya tienes |
| Certificación en origen | Cuándo, con qué dispositivo y, si se pide, dónde se capturó el contenido, y su integridad desde entonces | Si lo que muestra o dice el contenido es verdad | Fotos, vídeos, páginas web y correos que deben probar un hecho |
¿Cómo fecha TrueScreen un documento digital?
TrueScreen fecha cada contenido con un sello de tiempo cualificado y, cuando lo captura en origen, hace que la prueba cubra también el cómo.
TrueScreen certifica el contenido digital en el momento en que se captura: lo adquiere con metodología forense, verifica los datos, genera un informe técnico y lo sella con un sello electrónico cualificado y un sello de tiempo cualificado. Gracias al sello, cualquier alteración posterior es detectable. La certificación tiene pleno valor legal y probatorio, reconocido internacionalmente, aunque cada prueba la valora el juez caso por caso.
Para archivos que ya tienes, la certificación de archivos del Portal calcula en tu navegador la huella SHA-256 y sube los archivos, y la TrueScreen App importa archivos del móvil con fecha cierta desde la importación (no es una adquisición forense). Cuando un contrato no puede salir de tus sistemas, desde TrueScreen Business puedes certificar solo su huella digital (hash) a través de la API y del servidor MCP: el archivo no se transmite y la fecha de la certificación queda acreditada.
Mail Certification certifica cada correo en el estado en que llega a la dirección dedicada de tu espacio de trabajo, en Para, CC, CCO o con una regla de reenvío, desde cualquier cliente. Se certifican los mensajes de los remitentes habilitados por el administrador del espacio de trabajo y sus adjuntos, salvo las invitaciones de calendario: el .eml y los adjuntos quedan certificados con SHA-256 y el informe muestra remitente, destinatarios, asunto, resultados SPF, DKIM y DMARC y cabeceras. Cuando la ley exige una forma de notificación concreta, Mail Certification no la sustituye: certifica el contenido del mensaje y de sus adjuntos. Para páginas web tienes el Forensic Browser para macOS y Windows, la navegación certificada de la TrueScreen App y la Browser Extension para Chrome y Edge. El límite es claro: la certificación documenta el cómo y el cuándo, no si lo que dice el contenido es verdad.
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Decide si vas a capturar o a certificar un archivo existente
Si el hecho está ocurriendo, captúralo con la TrueScreen App o con el Forensic Browser para que la prueba incluya el origen. Si el archivo ya existe, certifícalo como archivo, sabiendo que la fecha cierta empezará en ese momento.
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Certifica el contenido por el canal que le corresponde
Sube el archivo al Portal, impórtalo desde el móvil, envía o reenvía el correo a la dirección del espacio de trabajo o, si el documento es confidencial, certifica solo su hash mediante la API.
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Conserva el informe y compártelo para que lo verifiquen
Guarda el informe técnico junto con el contenido certificado. Quien lo reciba puede comprobar la certificación en la página de verificación de certificaciones.
Casos de uso: contratos, fotos, correos y obras
Lo que puedes demostrar depende de si tienes un archivo existente o una captura en origen.
Un contrato o un documento interno
Un contrato privado en PDF gana una fecha verificable en cuanto lo certificas como archivo, y desde entonces cualquier cambio se detecta. Si es confidencial, certificar solo el hash evita que salga de tu perímetro.
La foto de un daño o de una obra
Tomada con la TrueScreen App, la foto queda certificada con el momento, el dispositivo y, si el flujo pide la ubicación, el lugar. Una foto antigua importada desde la galería, en cambio, tiene fecha cierta solo desde la importación.
Un correo recibido
Un correo que ya está en tu bandeja se certifica reenviándolo a la dirección dedicada, y la certificación cuenta desde que llega allí.
Una obra, un diseño o un código fuente
En propiedad intelectual documentas la anterioridad: que el archivo existía, sin cambios, desde esa fecha, lo que no demuestra por sí solo quién es el autor. En cómo probar la fecha de creación de una obra verás cómo encaja con el registro.
En conclusión
La fecha cierta de un documento digital no sale del propio archivo, sino de algo ajeno al archivo que un tercero pueda comprobar. Si la ley exige un documento público, el camino es el notario; si lo que importa es una comunicación, el burofax; si necesitas fechar un archivo que ya tienes, un sello de tiempo cualificado; y si quieres que la prueba diga también cómo y con qué dispositivo se obtuvo el contenido, la captura en origen. TrueScreen certifica archivos, fotos, correos y páginas web con un sello electrónico cualificado y un sello de tiempo cualificado, de modo que la fecha de la certificación puede comprobarse.
FAQ: preguntas frecuentes sobre la fecha cierta de un documento digital
¿Qué es dar fecha cierta a un contrato?
Es conseguir que la fecha del contrato pueda oponerse a terceros, no solo a quienes lo firmaron. Un contrato privado no la tiene por sí solo: el artículo 1227 del Código Civil exige un hecho ajeno al documento, como la inscripción en un registro público o la intervención de un funcionario público. En formato digital, un sello de tiempo cualificado aporta una fecha a la que el artículo 41.2 del Reglamento eIDAS atribuye una presunción de exactitud. Si ese sello basta en un caso concreto frente a terceros lo decide el juez.
¿Qué le da fecha cierta a un documento privado?
Según el artículo 1227 del Código Civil, la fecha de un documento privado vale frente a terceros desde su inscripción en un registro público, desde la muerte de cualquiera de los firmantes o desde su entrega a un funcionario público por razón de su oficio. La fecha escrita en el documento, o la que muestra el archivo digital, no basta frente a quien no participó en él.
¿Qué es el sellado de tiempo?
El sellado de tiempo (timestamping) vincula unos datos electrónicos con un instante concreto y prueba que existían en ese momento, según el artículo 3 del Reglamento eIDAS. Cuando el sello es cualificado, el artículo 41 le reconoce una presunción de exactitud de la fecha y la hora y de integridad de los datos. Desde la reforma del Reglamento (UE) 2024/1183, el artículo 24 bis dispone además su reconocimiento como cualificado en los demás Estados miembros.
¿Qué validez legal tiene un documento privado?
Según el artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, un documento privado hace prueba plena en el proceso cuando la parte a quien perjudica no impugna su autenticidad. Si la impugna, quien lo aporta puede pedir el cotejo pericial u otra prueba útil. Cómo se valora un documento electrónico en el proceso lo decide el juez, conforme a la Ley de Enjuiciamiento Civil y a la Ley 6/2020.
¿La fecha del archivo o los datos EXIF sirven para probar cuándo se creó algo?
No por sí solos. La fecha de creación del archivo, los datos EXIF de una foto y la fecha impresa en la imagen son información que el propio archivo declara, se modifican con programas corrientes y dependen del reloj del dispositivo, que el usuario puede cambiar. Para fechar un contenido frente a terceros hace falta un elemento ajeno al archivo, como un sello de tiempo cualificado.
¿Qué alternativas al notario existen para dar fecha cierta a un contenido digital?
TrueScreen certifica archivos, documentos, fotos, correos y páginas web con un sello electrónico cualificado y un sello de tiempo cualificado, de modo que la fecha de la certificación puede comprobarse. Si el contenido se captura en origen, la certificación acredita también cuándo, con qué dispositivo y, si se requiere, dónde se obtuvo. No sustituye una escritura notarial ni el burofax cuando la ley los exige.
Fuentes y verificación
Cada dato y cada principio citado remite a su fuente, indicada aquí con tipo y fecha. Enlaces comprobados en la fecha de publicación.
| Fuente | Tipo | Fecha | Para qué se cita |
|---|---|---|---|
| Código Civil, artículo 1227 | Norma | 1889 (texto consolidado) | Fecha de los documentos privados frente a terceros |
| Código Civil, artículo 1218 | Norma | 1889 (texto consolidado) | Fuerza probatoria de los documentos públicos sobre su fecha |
| Ley del Notariado, artículo 1 | Norma | 28/05/1862 (texto consolidado) | Definición del notario como funcionario público |
| Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), artículos 3, 41 y 42 | Norma | 23/07/2014 | Definición y efecto jurídico del sello cualificado de tiempo electrónico |
| Reglamento (UE) 2024/1183, artículo 24 bis del Reglamento eIDAS | Norma | 11/04/2024 | Reconocimiento del sello cualificado de tiempo electrónico en todos los Estados miembros |
| Ley 6/2020, artículo 1 | Norma | 11/11/2020 | Objeto de la ley: regula los servicios electrónicos de confianza como complemento del Reglamento eIDAS |
| Ley 6/2020, artículo 3 | Norma | 11/11/2020 | Efectos jurídicos de los documentos electrónicos y remisión al artículo 326 de la LEC |
| Ley de Enjuiciamiento Civil, artículo 326 | Norma | 07/01/2000 (texto consolidado) | Fuerza probatoria de los documentos privados y electrónicos en el proceso |
| Correos, Burofax online: qué es, cómo funciona y cómo enviarlo | Documento | 2026 | Qué acredita el burofax |
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Certifica un contenido con un sello electrónico cualificado y un sello de tiempo cualificado, desde el Portal, la TrueScreen App o tu correo.
Redacción de TrueScreen
Esta sección está a cargo de la redacción de TrueScreen, que reúne competencias en informática forense, derecho de la prueba digital y cumplimiento normativo. Cada contenido se verifica sobre fuentes primarias: textos legales, sentencias publicadas, normas técnicas y documentación oficial, siempre citadas en el texto.
