Característica
Convierte tu procedimiento en un proceso guiado
Diseña los pasos que sigue tu organización: quien los ejecuta recoge la misma información, en el mismo orden, con valor legal.
Componentes
Construye el proceso con piezas que ya certifican
Un paso pide lo que necesitas y nada más: un número, una foto tomada en el sitio, una firma, un documento leído y aceptado. Lo que un paso recoge llega certificado, porque el sello se aplica mientras la persona lo está recogiendo.
Datos que la persona rellena
Respuestas breves, descripciones largas, fechas, importes, una lista para elegir. Cada paso decide qué es obligatorio, de modo que un formulario vuelve completo o no vuelve.
Material capturado o cargado
Fotos, un vídeo, una grabación, un documento escaneado delante de ti, una página web tal como aparecía. También entran los archivos que ya existen: un PDF, un contrato, una hoja de cálculo, una exportación de otro sistema.
Identidad y firma
Tú decides cuánta certeza necesitas sobre quién está al otro lado: un código por SMS, una firma, un contrato leído y aceptado, varias personas firmando el mismo expediente.
Contexto y reglas
Alrededor de los pasos fijas las condiciones: dónde debe producirse la captura, qué no se puede omitir, qué está ya rellenado para la persona, cómo se nombra y se maqueta el informe.
Por qué cambia el trabajo
El procedimiento deja de vivir en la cabeza de alguien
Buena parte de la información se sigue recogiendo de memoria y por buena voluntad: una lista en un cajón, un compañero que sabe qué fotografiar, un correo que llega con la mitad de los adjuntos. Un proceso guiado sustituye todo eso por pasos que todos siguen igual.
Todos trabajan del mismo modo
El orden de los pasos es el procedimiento. Un compañero en su primer día recoge lo mismo que uno con experiencia.
Al final no falta nada
Lo que no se puede omitir no se omite, así nadie tiene que volver al lugar por la foto que nunca se hizo.
Más rápido donde más cuesta
Datos, material, identidad y firma se recogen en una sola pasada, en el sitio, en vez de rebotar entre buzones durante días.
Conforme por construcción
Consentimiento, aceptación y firma están dentro de los pasos que los requieren, y el registro muestra que cada uno ocurrió antes de que el proceso pudiera continuar.
Sobre el terreno
Cualquiera a quien autorices puede recoger datos certificados
Una persona de tu espacio de trabajo decide quién debe recoger: un compañero, o un cliente, un proveedor, un técnico ajeno a la organización. Quien sea recibe un enlace, sigue los pasos desde su propio teléfono, y lo que recoge vuelve sellado a tu archivo.
Acceso y ejecución
Un usuario del espacio de trabajo concede el acceso
Desde el portal, eligiendo quién debe ejecutar el proceso.
La persona recibe un enlace y ejecuta los pasos
Un compañero
ya dentro del espacio de trabajo
Alguien de fuera
sin cuenta que crear
Todo vuelve al archivo del espacio de trabajo
sellado en el origen · archivado por expediente · con el nombre de quien lo recogió
