Zertifizierte Kommunikation für Finanzdienstleister: MiFID-II-Compliance

TrueScreen zertifiziert jede Kundenkommunikation: Videoanrufe, Telefonate, Chat, E-Mail. Unveränderliche Aufzeichnungen im Einklang mit den MiFID-II-Pflichten.

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Artikel 16 Absatz 7 der MiFID-II-Richtlinie verpflichtet Wertpapierfirmen, alle Telefongespräche und elektronischen Kommunikationen im Zusammenhang mit dem Handel und der Bearbeitung von Kundenaufträgen aufzuzeichnen. Artikel 76 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565 legt die technischen Anforderungen fest: manipulationssichere Archive, vollständige Nachvollziehbarkeit von Änderungen und sofortige Zugänglichkeit für die Aufsichtsbehörden. Die Verbreitung von Videoanrufen, Chat und Messaging hat den Umfang der aufzeichnungspflichtigen Kommunikation erweitert, während die Sanktionen bei Verstößen weiter steigen: 2024 überstiegen die MiFID-II-Bußgelder in Europa 44 Millionen Euro, ein Anstieg von 143 % gegenüber dem Vorjahr. TrueScreen zertifiziert jede Kommunikation im Moment der Erfassung mit einer digitalen Signatur und einem qualifizierten Zeitstempel und erzeugt rechtsgültige Aufzeichnungen, die die von der Regulierung vorgegebenen Anforderungen an Aufbewahrung, Integrität und Zugänglichkeit erfüllen.

€44.5M

MiFID-II-Bußgelder in Europa im Jahr 2024

(ESMA)

$2.2B

SEC-Bußgelder wegen Off-Channel-Kommunikation seit 2021

(SEC)

+143%

Anstieg der EU-Bußgelder gegenüber dem Vorjahr

(ESMA)

Branche

Finanzdienstleistungen und Investment

Unternehmensfunktion

Compliance, Risikomanagement, Front Office, Operations, Recht

Kernprozess

Aufzeichnung und Aufbewahrung der Kundenkommunikation, Einhaltung von Informationspflichten, Streitfallmanagement

Zertifizierte Inhalte

Videoanrufe, Telefonaufzeichnungen, Chat, E-Mail, Bildschirmaufnahme

Ergebnis

Zertifizierte Dokumentation und Berichte mit Rechtsgültigkeit

Nutzungsmodell

App / Web / API / SDK

Anforderungen und Herausforderungen

  • Kommunikation über Videoanruf und Chat ohne Beweisgarantie, anfechtbar vor Gericht und in Aufsichtsverfahren

  • MiFID-II-Anforderung an manipulationssichere Archivierung, die von herkömmlichen Aufzeichnungssystemen nicht erfüllt wird

  • Bußgelder von bis zu 5 Millionen Euro oder 10 % des Jahresumsatzes bei unterlassener Aufzeichnung der Kundenkommunikation

  • Über mehrere Kanäle verteilte Kommunikation ohne zertifizierte Beweiskette oder Nachvollziehbarkeit von Änderungen

  • Verzögerte Rekonstruktion von Transaktionen durch fragmentierte Archive, die den Behörden nicht ohne Weiteres zugänglich sind

Ufficio compliance con monitor finanziari per registrazione comunicazioni certificate MiFID II
processo

Die TrueScreen-Lösung

TrueScreen fügt sich als Zertifizierungsebene für Videoanrufe und alle weiteren elektronischen Kommunikationen in den Ablauf der Kundenkommunikation ein. Im Moment der Erfassung erhält jede Aufzeichnung eine digitale Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel gemäß der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS): Datum, Uhrzeit, Identitäten der Beteiligten und Kontext-Metadaten werden unveränderlich. Zertifizierte Aufzeichnungen werden in Archiven gespeichert, die für die Aufsichtsbehörden und die Kundschaft zugänglich sind, mit vollständiger Nachvollziehbarkeit jedes Zugriffs. Das Unternehmen verfügt über rechtsgültige Beweise für Audits, Prüfungen und Rechtsstreitigkeiten.

Was zertifiziert wird

Videoanrufe, Telefonate, Chat und E-Mail

Video- und Audiositzungen mit Kundinnen und Kunden, mit unveränderlichen Kontext-Metadaten, Identitäten der Beteiligten und Zeitstempel

Telefonaufzeichnungen

Gespräche zu Aufträgen und Transaktionen, mit digitaler Signatur und zertifiziertem Datum, die direkt an der Quelle angebracht werden

Chat und Messaging

Kommunikation über Messaging-Plattformen und Live-Chat, mit vollständiger Nachvollziehbarkeit der Inhalte

E-Mail und operative Dokumentation

Elektronische Korrespondenz, Auftragsbestätigungen und vertragliche Kommunikation, mit überprüfbarer Beweiskette

Erwartete Vorteile

  • Aufzeichnungen mit voller Rechtsgültigkeit: digitale Signatur, Zeitstempel und überprüfbare forensische Metadaten

  • Nachweisbare Compliance mit MiFID II, der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565, eIDAS und DSGVO

  • Alle Kanäle der Kundenkommunikation in einem einzigen zertifizierten Archiv abgedeckt

  • Reaktionszeit auf Prüfungen und Behördenanfragen von Wochen auf Stunden verkürzt

  • Beweiskette für jede Kommunikation, die das Anfechtungsrisiko beseitigt

Unternehmensfunktion Erwarteter Vorteil
Compliance / Regulatorik Zertifiziertes Archiv im Einklang mit MiFID II Art. 16 Abs. 7 und Art. 76 der Delegierten Verordnung, bereit für Prüfungen und Audits
Risikomanagement Geringeres Sanktionsrisiko durch überprüfbare Compliance-Nachweise und lückenlose Beweiskette
Front Office / Beratung Transparente Zertifizierung der Kommunikation ohne Auswirkungen auf den täglichen Kundenbetrieb
Recht Beweise mit vollem Beweiswert für die Verteidigung in Rechtsstreitigkeiten und das Beschwerdemanagement
Operations / IT Einheitliches Archiv für alle Kanäle, mit regelkonformer Aufbewahrung von 5 bis 7 Jahren

Partner

Banken, Broker-Dealer, Vermögensverwaltungsgesellschaften, Wertpapierfirmen, Zahlungsinstitute, Netzwerke von Finanzberatern, Treuhandgesellschaften, Online-Handelsplattformen, Betreiber regulierter Märkte.

Integrationen

Videokonferenzplattformen für die native Zertifizierung von Kundensitzungen. Telefonie- und Unified-Communication-Systeme für die Beweiskette von Sprachaufzeichnungen. CRM- und Auftragsmanagementsysteme für die automatische Verknüpfung zertifizierter Kommunikation mit der Kundenakte. Compliance- und Trade-Surveillance-Plattformen für die Überwachung zertifizierter Kommunikation. Langzeitarchivierungssysteme für die MiFID-II-konforme Aufbewahrung von 5 bis 7 Jahren.

Verwandte Anwendungsfälle

FAQ: zertifizierte Kommunikation für Finanzdienstleister

1) Deckt die Zertifizierung alle Kommunikationskanäle ab?
Ja. TrueScreen zertifiziert Videoanrufe, Telefonate, Chat, E-Mail und jede andere elektronische Kommunikation mit unveränderlichen Metadaten. Der Beweiswert hängt nicht vom genutzten Kanal oder von der genutzten Plattform ab.
2) Erfüllen zertifizierte Aufzeichnungen die Anforderungen von Artikel 76 der Delegierten Verordnung?
Sie sind manipulationssicher, mit Nachvollziehbarkeit jedes Zugriffs und jeder Änderung. Die Aufbewahrung deckt die von der Regulierung geforderten 5 bis 7 Jahre ab, und die zuständigen Behörden können jederzeit darauf zugreifen.
3) Wie wird die von MiFID II geforderte Kundeninformation gehandhabt?
TrueScreen zertifiziert den Inhalt der Kommunikation; es ersetzt nicht die Informationsverfahren des Unternehmens. Bei Bedarf kann es auch belegen, dass die Kundschaft informiert wurde.
4) Ist die Lösung mit der DSGVO und der Datenminimierung vereinbar?
Die erfassten Metadaten sind strikt auf das Notwendige beschränkt, um Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Die Zertifizierung gilt nur für aufzeichnungspflichtige Kommunikation, im Einklang mit dem Grundsatz der Datenminimierung.
5) Welche Auswirkungen hat sie auf den Arbeitsalltag von Finanzberatern?
Minimal. Die Zertifizierung läuft im normalen Kundenbetrieb transparent ab: keine zusätzlichen Schritte, keine Verlangsamung von Beratung oder Auftragsabwicklung.
6) Wie wird mit Kommunikation über nicht autorisierte Kanäle umgegangen?
TrueScreen deckt alle Kanäle ab, einschließlich digitaler und mobiler Kanäle. Das Unternehmen kann Kommunikation über Messaging-Plattformen dokumentieren und so das Risiko nicht aufgezeichneter Off-Channel-Kommunikation verringern.

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