Zertifizierte AML-Compliance: digitale Beweise für KYC und Kundensorgfaltspflichten

Ausweisdokumente, Verifizierungen und KYC-Akten, zertifiziert mit digitaler Signatur, Zeitstempel und forensischen Metadaten für die AML-Compliance.

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Vorschriften zur Geldwäscheprävention erlegen Finanzinstituten wachsende Sorgfaltspflichten gegenüber ihren Kunden auf. Die EU-Geldwäscherichtlinien, die EBA-Leitlinien zum Remote-Onboarding und die kommende AMLR-Verordnung verlangen, dass jedes erhobene Ausweisdokument authentisch, nachvollziehbar und mindestens zehn Jahre lang gespeichert wird. Herkömmliche Prozesse auf Basis von Scans, Fotokopien und fragmentierten Archiven erzeugen keine Beweise mit Beweiswert.

Betrug mit synthetischen Identitäten ist in Europa im vergangenen Jahr um 378 % gewachsen, während die durchschnittlichen KYC-Kosten pro Institut jährlich 72 Millionen Dollar übersteigen. TrueScreen zertifiziert jedes im Rahmen der Kundensorgfaltspflicht erhobene Dokument im Moment der Erfassung: Das Ergebnis sind strukturierte, manipulationssichere KYC-Akten, die Prüfzeiten verkürzen und das Institut vor Streitigkeiten und Sanktionen schützen.

378%

Wachstum von Betrug mit synthetischen Identitäten in Europa

(Quelle)

$72M

durchschnittliche jährliche KYC-Kosten pro Institut

(Quelle)

10 Jahre

Mindestaufbewahrung der Beweise nach Geldwäscherecht

(Quelle)

Branche

Finanzdienstleistungen und Bankwesen

Unternehmensfunktion

Compliance, AML, Operations, Back Office, Recht

Kernprozess

Kundensorgfaltspflicht (KYC/CDD), Identitätsprüfung, Dokumentenerhebung, laufende Überwachung, Beweisaufbewahrung

Zertifizierte Inhalte

Ausweisdokumente, Handelsregisterauszüge, AML-Fragebögen, Erklärungen zu wirtschaftlich Berechtigten, Verifizierungsfotos und -videos, unterzeichnete Einwilligungserklärungen

Ergebnis

Zertifizierte Dokumentation und Berichte mit Rechtsgültigkeit

Einsatzmodell

App / Web / API / SDK

Bedarf und Herausforderungen

  • Ausweisdokumente ohne bestimmten Zeitpunkt, Geolokalisierung oder Integritätsgarantien erhoben

  • Kundensorgfaltspflichten nach AMLD und AMLR mit manuellen Prozessen nicht dokumentierbar

  • Betrug mit synthetischen Identitäten und KI-generierte Dokumente, durch visuelle Prüfung nicht erkennbar

  • Über mehrere Kanäle fragmentierte Dokumentenerhebung mit Dopplungen und überlangen Bearbeitungszeiten

  • Konflikt zwischen der Datenminimierung nach DSGVO und den langfristigen Aufbewahrungspflichten der Geldwäscheprävention

processo

Lösung

TrueScreen integriert sich als native Zertifizierungsschicht in den Prozess der Kundensorgfaltspflicht. Der Mitarbeiter oder Kunde erfasst Ausweisdokumente, Handelsregisterauszüge und Erklärungen über die mobile App oder das Webportal. Jedes Dokument erhält eine digitale Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel gemäß der eIDAS-Verordnung, mit forensischen Metadaten, die Datum, Uhrzeit, Ort und Erfassungsgerät belegen.

Die Identität des Kunden kann über eine authentifizierte digitale Signatur mit OTP oder eine biometrische Videoverifizierung geprüft werden. Die KYC-Akte ist strukturiert, manipulationssicher und bereit für die regulatorische Archivierung, mit vollständiger Nachvollziehbarkeit jedes Prüfschritts.

Was zertifiziert wird

Ausweisdokumente

Personalausweis, Reisepass, Führerschein und Aufenthaltstitel mit zertifiziertem Datum und forensischen Metadaten

Unternehmensdokumentation

Handelsregisterauszüge und Unternehmensunterlagen zur Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten

Fragebögen und Erklärungen

AML-Fragebögen, Risikoprofile und Erklärungen zu wirtschaftlich Berechtigten und Mittelherkunft

Biometrische Verifizierungen

Verifizierungsfotos und -videos, PEP-Dokumentation und Abgleich mit Sanktionslisten

Erwartete Vorteile

  • KYC-Akte mit vollem Beweiswert, unabhängig überprüfbar

  • Dokumentierbare Compliance mit AMLD, AMLR, eIDAS, DSGVO und EBA-Leitlinien

  • Prüfzeiten von Wochen auf Stunden reduziert dank einer vollständig digitalen Sitzung

  • Schutz vor Dokumentenbetrug durch Authentizitätszertifizierung an der Quelle

  • Geringere Betriebskosten durch Wegfall von Druck, Scannen und physischer Archivierung

Geschäftsbereich Zentraler Vorteil
Compliance & AML Jedes KYC-Dokument trägt eine digitale Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel. Das Institut kann bei Prüfungen die vollständige Nachvollziehbarkeit des Sorgfaltsprozesses nachweisen, mit Beweisen, die die Anforderungen von AMLD, AMLR und EBA ohne manuelle Rekonstruktion erfüllen.
Recht Zertifizierte KYC-Akten halten dem Bestreiten von Dokumenten vor Gericht stand, dank qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) gemäß der eIDAS-Verordnung (§ 371a ZPO). Jeder Beweis belegt, wer das Dokument wann, wo und mit welchem Gerät erhoben hat, und verringert das Prozessrisiko.
Betrugsprävention Die Authentizität wird im Moment der Dokumentenerfassung zertifiziert, wodurch Betrug mit synthetischen Identitäten und KI-generierte Fälschungen irrelevant werden. Das Institut verlässt sich nicht mehr allein auf die Sichtprüfung: Die Zertifizierung selbst ist der Nachweis der Authentizität.
Operationen Die Kundensorgfaltspflicht wird in einer einzigen digitalen Sitzung abgeschlossen statt in wochenlangem Dokumentenaustausch. Keine Fotokopien, keine Scan-Warteschlangen, keine manuelle Archivierung mehr. Die strukturierte KYC-Akte steht sofort für Prüfung und regulatorisches Reporting bereit.
Digitale Transformation TrueScreen integriert sich über API und SDK in bestehende Onboarding-Plattformen und Kernbankensysteme. Die Zertifizierungsschicht verleiht digitalen Workflows Rechtsgültigkeit, ohne dass Prozesse neu gestaltet oder Mitarbeiter im gesamten Filialnetz umgeschult werden müssen.
Risikomanagement Zertifizierte Beweise senken das regulatorische Risikoprofil, indem jeder Schritt der Beweiskette dokumentiert wird. Bei Sanktionen oder Streitigkeiten belegen die forensischen Metadaten, dass das Institut zum Zeitpunkt des Onboardings mit der gebotenen Sorgfalt gehandelt hat.

Partner

Banken und Finanzgruppen, Kreditvermittlungsunternehmen, Zahlungs- und E-Geld-Institute, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Treuhandgesellschaften, Anbieter virtueller Währungen, Netzwerke von Finanzberatern, den Geldwäschepflichten unterliegende Berufsträger (Steuerberater, Notare, Rechtsanwälte), Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

Integrationen

TrueScreen integriert sich mit AML-Systemen und -Plattformen, Compliance- und Risikomanagement-Software, Kernbanken- und Kundenverwaltungssystemen, digitalen Onboarding- und KYC-Plattformen, regulatorischen Archivierungssystemen, zentralen digitalen Archiven, Kundenportalen und Home-Banking, Plattformen für elektronische Signaturen.

Verwandte Anwendungsfälle

FAQ: zertifizierte AML-Compliance mit digitalen Beweisen

1) Welche Dokumente können im Rahmen der Kundensorgfaltspflicht zertifiziert werden?
TrueScreen zertifiziert Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, Führerschein), Handelsregisterauszüge, AML-Fragebögen, Erklärungen zu wirtschaftlich Berechtigten, Verifizierungsfotos und -videos sowie unterzeichnete Einwilligungserklärungen. Jedes Dokument erhält im Moment der Erhebung eine digitale Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel.
2) Wie stellt TrueScreen die Einhaltung der Vorschriften zur Geldwäscheprävention sicher?
Die Zertifizierung versieht jedes Dokument mit einer digitalen Signatur, einem qualifizierten Zeitstempel und forensischen Metadaten gemäß der eIDAS-Verordnung. So entstehen KYC-Akten mit dokumentierter Nachvollziehbarkeit, die die Einhaltung von AMLD, AMLR, EBA-Leitlinien und den Aufbewahrungspflichten der DSGVO unterstützen.
3) Kann TrueScreen Betrug mit synthetischen Identitäten oder KI-generierte Dokumente erkennen?
TrueScreen zertifiziert die Authentizität eines Dokuments im Moment der Erhebung, wodurch die Raffinesse der Fälschungstechniken irrelevant wird. Die digitale Signatur und der Zeitstempel garantieren, dass das Dokument bei der Erfassung authentisch und unverändert war, unabhängig davon, wie es erzeugt wurde.
4) Wie lange dauert der zertifizierte KYC-Prüfprozess?
Der gesamte Prozess der Kundensorgfaltspflicht, einschließlich Dokumentenerhebung, Identitätsprüfung und Ausfüllen des Fragebogens, kann in einer einzigen digitalen Sitzung abgeschlossen werden. Die Prüfzeiten verkürzen sich im Vergleich zu herkömmlichen papierbasierten Prozessen von Wochen auf Stunden.
5) Ist die zertifizierte KYC-Akte als Beweis bei aufsichtsrechtlichen Prüfungen zulässig?
Ja. Jedes Dokument der KYC-Akte trägt eine qualifizierte elektronische Signatur und einen Zeitstempel gemäß der eIDAS-Verordnung, was ihm nach § 371a ZPO besonderen Beweiswert verleiht. Die Akte dokumentiert, wer jedes Dokument wann, wo und mit welcher Methode erhoben hat.
6) Wie integriert sich TrueScreen in bestehende AML-Systeme?
TrueScreen integriert sich über API und SDK mit AML-Plattformen, Kernbankensystemen, digitalen Onboarding-Lösungen, regulatorischen Archivierungssystemen und Plattformen für elektronische Signaturen. Die zertifizierte KYC-Akte ist strukturiert und bereit für den sofortigen Import in bestehende Compliance-Workflows.

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