Comunicações certificadas para serviços financeiros: conformidade com a MiFID II

A TrueScreen certifica cada comunicação com o cliente: videochamadas, ligações telefônicas, chat, e-mail. Gravações à prova de adulteração, em conformidade com as obrigações da MiFID II.

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O artigo 16(7) da Diretiva MiFID II obriga as empresas de investimento a gravar todas as conversas telefônicas e comunicações eletrônicas relacionadas à negociação e à gestão de ordens de clientes. O artigo 76 do Regulamento Delegado 2017/565 detalha os requisitos técnicos: arquivos à prova de adulteração, rastreabilidade completa das alterações e acesso imediato para as autoridades supervisoras. A difusão das videochamadas, do chat e das mensagens ampliou o alcance das comunicações sujeitas à obrigação de gravação, enquanto as penalidades por descumprimento continuam a crescer: em 2024, as multas por MiFID II na Europa superaram 44 milhões de euros, com alta de 143% sobre o ano anterior. A TrueScreen certifica cada comunicação no momento da captura, com selo eletrônico qualificado e carimbo do tempo qualificado, produzindo gravações com valor jurídico que atendem aos requisitos de conservação, integridade e acessibilidade previstos na norma.

€44,5 mi

multas por MiFID II na Europa em 2024

(ESMA)

US$ 2,2 bi

multas da SEC por canais não autorizados desde 2021

(SEC)

+143%

aumento anual das multas na União Europeia

(ESMA)

Setor

Serviços financeiros e investimentos

Função de negócio

Conformidade, Gestão de riscos, Front Office, Operações, Jurídico

Processo-chave

Gravação e conservação das comunicações com clientes, cumprimento das obrigações de informação, gestão de disputas

Conteúdo certificado

Videochamadas, gravações telefônicas, chat, e-mail, gravação de tela

Resultado

Documentação e relatórios certificados, com valor jurídico

Modo de adoção

App / Web / API / SDK

Necessidades e desafios

  • Comunicações por videochamada e chat sem garantia probatória, frágeis diante de contestações judiciais e de processos regulatórios

  • Exigência de arquivamento à prova de adulteração da MiFID II não atendida pelos sistemas tradicionais de gravação

  • Multas de até 5 milhões de euros ou 10% do faturamento anual pela falta de gravação das comunicações com clientes

  • Comunicações espalhadas por vários canais, sem cadeia de custódia certificada nem rastreabilidade das alterações

  • Reconstrução das operações atrasada por arquivos fragmentados, de difícil acesso para as autoridades

Ufficio compliance con monitor finanziari per registrazione comunicazioni certificate MiFID II
Fluxo de certificação com etapas de localização, texto, arquivo, foto e vídeo, que termina em um relatório forense com o seu logotipo e a sua assinatura

A solução TrueScreen

A TrueScreen se integra ao fluxo de comunicação com o cliente como uma camada de certificação para videochamadas e para todas as demais comunicações eletrônicas. No momento da captura, cada gravação recebe selo eletrônico qualificado e carimbo do tempo qualificado em conformidade com o Regulamento eIDAS: data, hora, identidade dos participantes e metadados de contexto ficam à prova de adulteração. As gravações certificadas ficam armazenadas em arquivos acessíveis às autoridades supervisoras e ao cliente, com rastreabilidade completa de cada acesso. A empresa passa a ter provas com valor jurídico para auditorias, fiscalizações e litígios.

O que é certificado

Videochamadas, ligações, chat e e-mail

Sessões de vídeo e áudio com clientes, com metadados de contexto à prova de adulteração, identidade dos participantes e carimbo de tempo

Gravações telefônicas

Conversas relacionadas a ordens e operações, com selo eletrônico qualificado e data certificada aplicadas na origem

Chat e mensagens

Comunicações em plataformas de mensagens e chat ao vivo, com rastreabilidade completa do conteúdo

E-mail e documentação operacional

Correspondência eletrônica, confirmações de ordens e comunicações contratuais, com cadeia de custódia verificável

Benefícios esperados

  • Gravações com valor jurídico: selo eletrônico qualificado, carimbo do tempo qualificado e metadados forenses verificáveis

  • Conformidade demonstrável com a MiFID II, o Regulamento Delegado 2017/565, o eIDAS e o GDPR

  • Todos os canais de comunicação com o cliente reunidos em um único arquivo certificado

  • Resposta a fiscalizações e a pedidos das autoridades supervisoras, como a CVM no Brasil, reduzida de semanas para horas

  • Cadeia de custódia em cada comunicação, reduzindo o risco de contestação

Função de negócio Benefício esperado
Conformidade / Assuntos regulatórios Arquivo certificado em conformidade com o art. 16(7) da MiFID II e com o art. 76 do Regulamento Delegado, pronto para fiscalizações e auditorias
Gestão de riscos Menor risco de sanção, com provas de conformidade verificáveis e cadeia de custódia completa
Front Office / Assessores Certificação transparente das comunicações, sem impacto na operação diária com o cliente
Jurídico Provas com valor jurídico para a defesa em litígios e para o tratamento de reclamações
Operações / TI Arquivo unificado para todos os canais, com conservação em conformidade por 5 a 7 anos

Parceiros

Bancos, corretoras e distribuidoras de valores, gestoras de recursos, empresas de investimento, instituições de pagamento, redes de assessores de investimento, empresas fiduciárias, plataformas de negociação on-line e operadores de mercados regulamentados.

Integrações

Plataformas de videoconferência para a certificação nativa das sessões com clientes. Sistemas de telefonia e de comunicação unificada para a cadeia de custódia das gravações de voz. Sistemas de CRM e de gestão de ordens para vincular automaticamente as comunicações certificadas ao cadastro do cliente. Plataformas de conformidade e de monitoramento de negociações para acompanhar as comunicações certificadas. Sistemas de arquivamento de longo prazo para a conservação de 5 a 7 anos exigida pela MiFID II.

Workspace corporativo da TrueScreen em um notebook e o app em um smartphone, com os fluxos ativos e o arquivo das aquisições

Casos de utilização relacionados

FAQ: comunicações certificadas para serviços financeiros

1) A certificação cobre todos os canais de comunicação?
Sim. A TrueScreen certifica videochamadas, ligações telefônicas, chat, e-mail e qualquer outra comunicação eletrônica, com metadados à prova de adulteração. O valor probatório não depende do canal nem da plataforma utilizada.
2) As gravações certificadas atendem aos requisitos do art. 76 do Regulamento Delegado?
São à prova de adulteração, com rastreabilidade de cada acesso e de cada alteração. A conservação cobre os 5 a 7 anos exigidos pela norma e as autoridades competentes podem acessá-las a qualquer momento.
3) Como é tratado o aviso ao cliente exigido pela MiFID II?
A TrueScreen certifica o conteúdo das comunicações; não substitui os procedimentos de aviso da empresa. Se necessário, também pode certificar que o cliente foi informado.
4) A solução é compatível com o GDPR e com a minimização de dados?
Os metadados coletados são estritamente necessários para garantir a autenticidade e a integridade. A certificação se aplica apenas às comunicações sujeitas à obrigação de gravação, de acordo com o princípio da minimização.
5) Qual é o impacto na rotina dos assessores de investimento?
Mínimo. A certificação funciona de forma transparente durante a atividade normal com o cliente: sem etapas adicionais e sem atraso na assessoria ou na gestão de ordens.
6) Como são tratadas as comunicações em canais não autorizados?
A TrueScreen cobre todos os canais, inclusive digitais e móveis. A empresa pode documentar as comunicações em plataformas de mensagens, reduzindo o risco de comunicações fora dos canais oficiais e sem registro.

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