Firma digitale di contratti con valore legale

Contratti e documenti firmati con identità verificata, sigillati nel momento della firma e difendibili se qualcuno li disconosce.

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Nessuna contestazione su chi ha firmatoContratti chiusi in giornataFirme che reggono in giudizio
Persona che firma un contratto sullo smartphone durante un incontro di lavoro

Ogni contratto, mandato o consenso si chiude con una firma che qualcuno può disconoscere. TrueScreen lega ogni firma a un’identità verificata e sigilla il documento in quel momento: la sottoscrizione diventa impossibile da negare e il contratto si chiude in pochi minuti invece che in giorni.

SettoreTrasversale: servizi professionali, assicurazioni, immobiliare, logistica, sanità, pubblica amministrazione
Funzione aziendaleDirezione legale, Conformità normativa, Risorse umane, Commerciale, Amministrazione
Processo chiaveSottoscrizione di contratti, mandati, consensi e modulistica operativa
Contenuti certificatiDocumenti firmati, identità del firmatario, marca temporale, catena di custodia
RisultatoDocumentazione e reportistica certificata con valore legale
Modalità di adozioneApp / Web / API / SDK

Esigenze

  • I documenti sono tantiContratti, allegati, mandati e consensi, ogni giorno.
  • La firma è frammentataOgni documento segue un percorso e uno strumento diverso.
  • Le firme si disconosconoSenza identità verificata la sottoscrizione si può negare.
  • Chiudere richiede giorniRincorrere le firme tra le parti allunga ogni trattativa.
  • I controlli espongonoSenza un registro delle firme non si dimostra nulla.

Soluzione

TrueScreen si integra nel processo di sottoscrizione. Il firmatario viene identificato prima di firmare e firma da qualsiasi dispositivo, e il documento viene sigillato con marca temporale qualificata nel momento della firma.

  • Identità verificata prima della firma. Codice monouso via SMS oppure una breve verifica biometrica in video.
  • Sigillo nel momento della firma. Data, ora, luogo e marca temporale qualificata conforme a eIDAS.
  • Verificabile da chiunque. Il documento firmato si controlla in autonomia, anche a distanza di anni.
Ufficio legale e operativo consulta su tablet i contratti firmati e certificati

Processi su misura

Flussi di firma guidati, costruiti sull’approvazione reale di ogni documento.

Contenuti dal campo

Documenti di identità, video, consensi vocali e allegati certificati alla fonte.

Reportistica su misura

Registri delle firme e documenti di sintesi secondo il modello aziendale.

Integrazione con i gestionali

API e SDK per ERP, CRM, sistemi documentali e piattaforme del personale.

Benefici

Certezza del dato e valore legale
  • Firme che reggono. Opponibili in giudizio e nei controlli, in ogni paese dell’Unione europea.
  • Nessun dubbio sull’identità. Ogni firma è legata a una persona, a un momento e a un luogo.
  • Integrità garantita. Qualsiasi modifica successiva alla firma invalida la certificazione.
Efficienza e velocità dei processi
  • Contratti chiusi in giornata. Il firmatario firma dove si trova, con il dispositivo che ha.
  • Un registro unico. Ogni documento firmato resta nello stesso posto, pronto per i controlli.
  • Conformità senza carichi. Il registro delle firme si costruisce mentre si lavora.

Cosa si certifica

Acquisizione certificata del documento di identità presentato dal firmatario
EVIDENZA 01

Documenti di identità

Foto del documento del firmatario.

Verifica biometrica video certificata del firmatario prima della sottoscrizione
EVIDENZA 02

Verifica biometrica video

Un breve video di chi sta firmando.

Registrazione vocale certificata del firmatario che accetta le condizioni
EVIDENZA 03

Consensi vocali

L’accettazione registrata a voce.

Importazione certificata di un contratto con i suoi allegati prima della firma
EVIDENZA 04

Contratti e allegati

Documenti importati e sigillati.

Email certificata che consegna la richiesta di firma con i suoi allegati
EVIDENZA 05

Email e comunicazioni

Invii, ricevute e allegati certificati.

Geolocalizzazione certificata del luogo in cui il contratto è stato firmato
EVIDENZA 06

Luogo e ora della firma

Coordinate, data e ora su ogni firma.

Quadro normativo

La sottoscrizione di documenti ricade in un ambito fortemente regolato: il CAD, all’articolo 20 comma 1-bis, riconosce al documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale il requisito della forma scritta e l’efficacia probatoria dell’articolo 2702 del Codice civile. Su tutto agiscono il Regolamento eIDAS, il GDPR e la direttiva NIS2: la firma deve essere riconducibile a un momento e a un luogo determinati, ed è questo che ne decide la tenuta.

Contratto firmato sulla scrivania accanto a una penna e al registro delle firme

Domande frequenti

Come funziona la firma digitale certificata?
Il documento viene caricato e inviato al firmatario con un collegamento dedicato. Il firmatario conferma l’identità con un codice monouso via SMS o una breve verifica biometrica video, poi firma. TrueScreen applica marca temporale qualificata e metadati di contesto, e sigilla il documento.
Che differenza c’è con una firma elettronica semplice?
La firma elettronica semplice non dice nulla su chi ha firmato e resta soggetta alla libera valutazione del giudice. Qui il firmatario viene identificato prima di firmare, il documento è sigillato con marca temporale qualificata e il risultato resiste al disconoscimento.
La sottoscrizione è conforme al Regolamento eIDAS e al CAD?
Sì. TrueScreen integra il sigillo di un prestatore di servizi fiduciari qualificato e marche temporali qualificate ai sensi del Regolamento eIDAS. Il documento così sottoscritto rientra nell’articolo 20 comma 1-bis del CAD e i dati biometrici sono trattati secondo il GDPR.
Come viene verificata l’identità del firmatario?
L’identità si conferma con un codice monouso inviato via SMS al numero del firmatario, oppure con un breve video con riconoscimento facciale. Entrambe le modalità legano la firma a una persona determinata, ed è questo che rende difficile negarla dopo.
Il documento firmato si può modificare dopo?
No. Al momento della firma il documento viene sigillato con firma digitale e marca temporale qualificata. Qualsiasi modifica successiva rompe il sigillo e invalida la certificazione, quindi l’integrità resta verificabile nel tempo.
Si può integrare con i gestionali già in uso?
Sì, tramite API e SDK, con ERP e CRM, sistemi documentali, piattaforme del personale e software di settore. I documenti firmati sono esportabili in PDF e JSON, compatibili con i principali sistemi di archiviazione e conservazione a norma.

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