Facility Management certificado: prueba digital con valor probatorio
Documentación certificada de inspecciones, mantenimientos y controles de edificios, con trazabilidad completa y valor probatorio para las empresas de facility management.
Las empresas de facility management mantienen y gestionan carteras de edificios por cuenta de clientes que exigen informes puntuales, medibles y verificables. Cada día los técnicos producen fotos, vídeos, checklists y órdenes de trabajo durante inspecciones, mantenimientos correctivos y controles de instalaciones. El problema es dónde acaba esta documentación: dispositivos personales, chats de grupo y carpetas compartidas sin ninguna garantía de integridad, marca temporal ni cadena de custodia.
Cuando un cliente cuestiona un incumplimiento de SLA o pone en duda que una intervención se haya realizado realmente, el facility manager no dispone de una prueba defendible. TrueScreen certifica cada registro operativo directamente sobre el terreno, generando documentación con valor probatorio lista para auditorías, informes contractuales y litigios.
Sector
Facility management, gestión de carteras de edificios, servicios de mantenimiento integrado, property management
Función de negocio
Operaciones, Facility management, Gestión de contratos, Control de calidad, Legal, HSE
Proceso clave
Inspecciones programadas, mantenimiento preventivo y correctivo, controles de instalaciones, monitorización de SLA, informes contractuales
Contenido certificado
Fotos, vídeos, checklists operativos, órdenes de trabajo, informes de inspección, documentos técnicos, metadatos de adquisición
Resultado
Documentación e informes certificados con valor probatorio
Modalidad de adopción
App / Web / API / SDK
Retos
Solución
Los técnicos realizan inspecciones y mantenimientos siguiendo flujos guiados que organizan la recogida de pruebas por edificio, área y tipo de actividad. TrueScreen certifica cada contenido en el momento de la captura con metadatos inmutables: posición GPS, marca temporal, identidad del operador y contexto de la sesión.
El resultado es un informe certificado con pleno valor probatorio, listo para demostrar el cumplimiento de los SLA, documentar la conformidad de las instalaciones y respaldar la resolución de litigios con clientes o subcontratistas.
Qué se certifica
Estado del edificio y las instalaciones
Fotos y vídeos de zonas comunes, instalaciones y estructuras antes, durante y después de cada intervención
Checklists y órdenes de trabajo
Checklists operativos y órdenes de trabajo cumplimentados in situ con marcas temporales y geolocalización certificadas
Informes de inspección
Informes de inspecciones programadas con clasificación de no conformidades y referencia del trabajo
Documentos y metadatos
Documentos de conformidad de instalaciones, declaraciones técnicas, coordenadas GPS, marcas temporales e identidad del operador
Partners
Empresas de facility management y de servicios integrados, property managers, administradores de carteras de edificios, empresas de mantenimiento de instalaciones y climatización, proveedores de servicios técnicos, consultoras de ingeniería, organismos de certificación e inspección.
Integraciones
TrueScreen se integra con plataformas de facility management (CAFM/IWMS), sistemas CMMS, software de workforce management y field service, sistemas ERP y de gestión de contratos, DMS y archivos documentales conformes. Los informes certificados se exportan en formatos PDF y JSON, compatibles con los principales sistemas de ticketing, reporting y monitorización de SLA.
¿Cómo certifica TrueScreen una inspección de facility management?
El técnico inicia una sesión de certificación desde la app de TrueScreen directamente sobre el terreno. Cada foto, vídeo y checklist capturado durante la inspección recibe metadatos inmutables en el momento de la adquisición: coordenadas GPS, marca temporal, identidad del operador y contexto de la sesión. TrueScreen aplica un sello electrónico conforme a eIDAS que garantiza autenticidad, integridad e inmutabilidad. El sistema genera un informe certificado con pleno valor probatorio, disponible de inmediato para el cliente y para las auditorías.
¿La prueba certificada es válida para demostrar el cumplimiento de los SLA?
Sí. Cada registro certificado incluye marcas temporales y coordenadas GPS inmutables que prueban exactamente cuándo, dónde y por quién se realizó la intervención. Esta documentación tiene valor probatorio y es defendible en procedimientos contractuales, arbitrajes y ante los tribunales conforme al Reglamento eIDAS (UE 910/2014) y a la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil (LEC). La cadena de custodia queda íntegramente documentada, lo que hace insostenible cualquier alegación de manipulación o falsificación.
¿Puede TrueScreen gestionar varios edificios y proveedores simultáneamente?
Sí. TrueScreen organiza las pruebas por edificio, referencia de trabajo y proveedor, permitiendo la gestión centralizada de operaciones distribuidas. Cada operador trabaja de forma independiente sobre el terreno mientras todos los datos certificados convergen en un único repositorio, accesible en tiempo real por los responsables de operaciones y de contratos. Los informes estructurados pueden filtrarse por ubicación, periodo y tipo de intervención.
¿Qué normativas respalda la certificación de TrueScreen en facility management?
La certificación de TrueScreen respalda el cumplimiento de los requisitos documentales de la ISO 41001:2018 para los sistemas de facility management, del Reglamento eIDAS (UE 910/2014) para el valor probatorio de los documentos electrónicos, de la ISO/IEC 27001 para la seguridad de la información y de la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil (LEC) para la admisibilidad de los documentos digitales. Los informes certificados cumplen los estándares de trazabilidad e integridad exigidos por los principales marcos normativos.
¿Cómo se integra TrueScreen con los sistemas CMMS y de facility management existentes?
TrueScreen genera informes certificados exportables en formatos PDF y JSON, compatibles con las principales plataformas CAFM/IWMS, sistemas CMMS, ERP, software de workforce management y field service. El output estructurado se integra directamente en los flujos existentes de ticketing, reporting y monitorización de SLA, eliminando la transcripción manual y acelerando los informes periódicos a los clientes.
¿Puede utilizarse un informe certificado como prueba en un litigio con un cliente?
Sí. Cada informe certificado incluye una cadena de custodia completa con metadatos inmutables: sello electrónico, marca temporal, coordenadas GPS e identidad del operador. Esta documentación es jurídicamente admisible conforme al Reglamento eIDAS en la Unión Europea y a la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil (LEC), que valora la prueba electrónica según el principio de sana crítica. La inmutabilidad de los metadatos hace imposible alterar los registros tras la adquisición, aportando una prueba defendible de la ejecución real de las intervenciones.
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