Facility management certifié : preuves numériques à valeur juridique
Documentation certifiée des inspections, de la maintenance et des contrôles de bâtiments, avec une traçabilité complète et une valeur juridique pour les sociétés de facility management.
Les sociétés de facility management entretiennent et exploitent des parcs immobiliers pour le compte de clients qui exigent des rapports rapides, mesurables et vérifiables. Chaque jour, les techniciens produisent des photos, des vidéos, des listes de contrôle et des ordres d’intervention lors des inspections, de la maintenance corrective et des contrôles d’installations. Le problème tient à l’endroit où cette documentation finit : appareils personnels, conversations de groupe et dossiers partagés, sans aucune garantie d’intégrité, d’horodatage ni de chaîne de conservation.
Lorsqu’un client conteste un manquement au SLA ou met en doute la réalité d’une intervention, le prestataire de facility management ne dispose d’aucune preuve opposable. TrueScreen certifie chaque enregistrement opérationnel directement sur le terrain et produit une documentation à valeur juridique, prête pour les audits, le reporting contractuel et les litiges.
Secteur
Facility management, gestion de parcs immobiliers, services de maintenance intégrés, gestion immobilière
Fonction métier
Exploitation, Facility management, Gestion des contrats, Contrôle qualité, Juridique, HSE
Processus clé
Inspections programmées, maintenance préventive et corrective, contrôles d’installations, suivi des SLA, reporting contractuel
Contenus certifiés
Photos, vidéos, listes de contrôle opérationnelles, ordres d’intervention, rapports d’inspection, documents techniques, métadonnées d’acquisition
Résultat
Documentation et rapports certifiés à valeur juridique
Mode d’adoption
App / Web / API / SDK
Enjeux
Solution
Les techniciens réalisent les inspections et les opérations de maintenance en suivant des parcours guidés qui organisent la collecte des preuves par bâtiment, par zone et par type d’activité. TrueScreen certifie chaque contenu au moment même de la capture, avec des métadonnées inaltérables : position GPS, horodatage, identité de l’intervenant et contexte de la session.
Le résultat est un rapport certifié à pleine valeur juridique, prêt à démontrer le respect des SLA, à documenter la conformité des installations et à appuyer le règlement des litiges avec les clients ou les sous-traitants.
Ce qui est certifié
État des bâtiments et des installations
Photos et vidéos des parties communes, des installations et des structures avant, pendant et après chaque intervention
Listes de contrôle et ordres d’intervention
Listes de contrôle opérationnelles et ordres d’intervention remplis sur site, avec horodatage et géolocalisation certifiés
Rapports d’inspection
Rapports d’inspection programmée, avec classement des non-conformités et référence de l’affaire
Documents et métadonnées
Documents de conformité des installations, déclarations techniques, coordonnées GPS, horodatage et identité de l’intervenant
Partenaires
Sociétés de facility management et de services intégrés, gestionnaires immobiliers, administrateurs de parcs immobiliers, entreprises de génie climatique et de maintenance des installations, prestataires de services techniques, bureaux d’études et d’ingénierie, organismes de certification et d’inspection.
Intégrations
TrueScreen s’intègre aux plateformes de facility management (CAFM/IWMS), aux GMAO, aux logiciels de gestion des effectifs et des interventions sur site, aux ERP et aux systèmes de gestion des contrats, aux DMS et aux archives documentaires à valeur probante. Les rapports certifiés sont exportables aux formats PDF et JSON, compatibles avec les principaux systèmes de tickets, de reporting et de suivi des SLA.
Comment TrueScreen certifie-t-il une inspection de facility management ?
Le technicien ouvre une session de certification depuis l’application TrueScreen, directement sur site. Chaque photo, vidéo et liste de contrôle capturée pendant l’inspection reçoit des métadonnées inaltérables au moment de l’acquisition : coordonnées GPS, horodatage, identité de l’intervenant et contexte de la session. TrueScreen appose un cachet électronique conforme au règlement eIDAS, qui garantit l’authenticité, l’intégrité et l’inaltérabilité. Le système génère un rapport certifié à pleine valeur juridique, immédiatement disponible pour le client et pour les audits.
Les preuves certifiées permettent-elles de démontrer le respect des SLA ?
Oui. Chaque enregistrement certifié comporte un horodatage inaltérable et des coordonnées GPS qui établissent précisément quand, où et par qui l’intervention a été réalisée. Cette documentation possède une valeur juridique et se défend dans les procédures contractuelles, en arbitrage et devant les tribunaux, au titre du règlement eIDAS (UE 910/2014). La chaîne de conservation est intégralement documentée, ce qui rend intenable toute allégation d’altération ou de falsification.
TrueScreen peut-il gérer plusieurs bâtiments et prestataires en parallèle ?
Oui. TrueScreen organise les preuves par bâtiment, par référence d’affaire et par prestataire, ce qui permet de piloter de façon centralisée des opérations réparties sur plusieurs sites. Chaque intervenant travaille de façon autonome sur le terrain, tandis que toutes les données certifiées convergent vers une archive unique, accessible en temps réel aux responsables d’exploitation et aux gestionnaires de contrats. Les rapports structurés se filtrent par site, par période et par type d’intervention.
Quelles réglementations la certification TrueScreen accompagne-t-elle en facility management ?
La certification TrueScreen accompagne le respect des exigences documentaires de la norme ISO 41001:2018 sur les systèmes de management du facility management, du règlement eIDAS (UE 910/2014) pour la valeur juridique des documents électroniques, de la norme ISO/IEC 27001 pour la sécurité de l’information et des articles 1366 et 1367 du Code civil pour la recevabilité des écrits électroniques. Les rapports certifiés répondent aux exigences de traçabilité et d’intégrité posées par les principaux cadres réglementaires internationaux.
Comment TrueScreen s’intègre-t-il aux GMAO et aux systèmes de facility management déjà en place ?
TrueScreen produit des rapports certifiés exportables aux formats PDF et JSON, compatibles avec les principales plateformes CAFM/IWMS, les GMAO, les ERP et les logiciels de gestion des effectifs et des interventions sur site. Le résultat structuré alimente directement les processus de tickets, de reporting et de suivi des SLA déjà en place, ce qui supprime les ressaisies manuelles et accélère le reporting périodique aux clients.
Un rapport certifié peut-il servir de preuve dans un litige avec un client ?
Oui. Chaque rapport certifié comporte une chaîne de conservation complète avec des métadonnées inaltérables : cachet électronique, horodatage, coordonnées GPS et identité de l’intervenant. Cette documentation est recevable en justice au titre du règlement eIDAS dans l’Union européenne et, en droit français, au titre des articles 1366 et 1367 du Code civil. L’inaltérabilité des métadonnées interdit toute modification des enregistrements après l’acquisition et fournit une preuve opposable de la réalisation effective des interventions.
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