Entrée en relation certifiée : vérification des documents à valeur juridique

Pièces d’identité, contrats et vérifications des nouveaux clients certifiés par signature électronique, horodatage et métadonnées infalsifiables.

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L’entrée en relation avec un nouveau client suppose des pièces d’identité, des vérifications sur la personne et sur l’entreprise, des contrats et des mentions d’information. Dans beaucoup d’organisations, le processus repose sur des copies papier et des archives dispersées, sans date certifiée ni garantie d’intégrité.

Le Code monétaire et financier, qui fixe les obligations de LCB-FT, et le règlement eIDAS imposent une vigilance à l’égard de la clientèle et la conservation des preuves, alors que les processus traditionnels ne produisent aucun élément de preuve autonome.

TrueScreen certifie chaque document lors de l’entrée en relation : signature électronique, horodatage qualifié et métadonnées forensiques appliqués automatiquement. Le dossier client est conforme, vérifiable de façon indépendante et protégé en cas de litige.

Secteur

Tous secteurs (services financiers, assurance, immobilier, énergie et services aux collectivités, services professionnels, télécommunications)

Fonction métier

Conformité, opérations, commercial, back office, juridique

Processus clé

Acquisition de nouveaux clients, vigilance à l’égard de la clientèle, collecte et validation des pièces justificatives, signature des contrats

Contenus certifiés

Pièces d’identité, documents sociaux, contrats signés, mentions d’information RGPD, déclarations sur l’honneur, photos et vidéos de vérification

Résultat

Documentation et rapports certifiés à valeur juridique

Mode d’adoption

App / Web / API / SDK

Besoins

  • Des pièces d’identité sans date certifiée, sans géolocalisation ni garantie d’intégrité
  • Des obligations KYC et LCB-FT assorties d’une conservation durable des preuves
  • Une collecte des documents éclatée entre plusieurs canaux, source de doublons et de retards d’activation
  • Des contrats signés selon des modalités invérifiables, sur des documents modifiables
  • Des dossiers incomplets et non structurés qui compliquent les audits et les contrôles de conformité
processo

Solution

TrueScreen s’insère dans le parcours d’entrée en relation comme une couche de certification native. Le collaborateur, l’agent ou le client capture les pièces d’identité, les documents sociaux, les contrats et tous les contenus requis depuis l’application mobile ou le portail web. Au moment de la capture, chaque document est protégé par une signature électronique et un horodatage qualifié conformes au règlement eIDAS, avec des métadonnées attestant la date, l’heure, le lieu et l’appareil.

Les contrats sont signés avec une signature électronique authentifiée. Le dossier client est structuré, infalsifiable et prêt pour l’archivage à valeur probante : les délais d’activation diminuent et le respect des obligations de vigilance devient entièrement documentable.

Ce qui est certifié

Pièces d’identité

Carte d’identité, passeport, permis de conduire, numéro fiscal et données d’état civil certifiés avec des métadonnées forensiques.

Documentation d’entreprise

Documents sociaux, contrats, mandats, lettres de mission et pièces justificatives signés électroniquement.

Mentions d’information et consentements

Mentions d’information RGPD, formulaires de consentement, déclarations sur l’honneur et attestations signés avec une signature électronique authentifiée.

Vérifications et inspections

Photos, vidéos et documentation de vérification des locaux d’exploitation, des actifs et des environnements, certifiées avec date certifiée et géolocalisation.

Bénéfices attendus

  • Un dossier client à pleine valeur probatoire, avec des métadonnées forensiques vérifiables
  • Une entrée en relation qui passe de plusieurs jours à quelques heures, en une seule session numérique
  • Une conformité documentable au dispositif LCB-FT, au règlement eIDAS, au RGPD et aux orientations de l’Autorité bancaire européenne
  • Aucun risque de document altéré grâce au cachet cryptographique
  • Des coûts opérationnels réduits : plus d’impression, de numérisation ni d’archivage physique

Partenaires

Banques et établissements financiers, compagnies d’assurance, intermédiaires en crédit, réseaux d’agents et de conseillers financiers, cabinets professionnels (experts-comptables, conseils en droit social, avocats), agences immobilières et administrateurs de biens, opérateurs d’énergie et de télécommunications, sociétés de services externalisés.

Intégrations

CRM et systèmes de gestion de la clientèle, plateformes d’entrée en relation à distance, systèmes de gestion documentaire et d’archivage à valeur probante, logiciels de LCB-FT et de conformité, portails clients et espaces réservés, ERP et systèmes de back office, plateformes de signature électronique, archives numériques centralisées.

Cas d’usage associés

FAQ : entrée en relation certifiée et vérification des documents

1) Quels documents peut-on certifier lors de l’entrée en relation ?
Les pièces d’identité, les documents sociaux, les contrats, les mentions d’information RGPD, les déclarations sur l’honneur, les photos et les vidéos de vérification. Chaque contenu capturé avec TrueScreen reçoit une signature électronique, un horodatage qualifié et des métadonnées forensiques.
2) La certification TrueScreen répond-elle aux obligations LCB-FT ?
La certification soutient la conformité aux obligations de LCB-FT du Code monétaire et financier, au règlement eIDAS et aux orientations KYC de l’Autorité bancaire européenne. Le dossier certifié documente qui a collecté chaque pièce, quand, où et selon quelle méthode.
3) Comment l’identité du client est-elle vérifiée au moment de la signature ?
Le client signe avec une signature électronique authentifiée par code OTP envoyé par SMS ou par vérification biométrique vidéo. L’identité du signataire est vérifiée et le document devient infalsifiable dès la signature.
4) L’entrée en relation certifiée fonctionne-t-elle à distance ?
L’ensemble du parcours se déroule depuis n’importe quel appareil, via l’application mobile ou le portail web. Le client peut capturer ses documents et signer ses contrats où qu’il se trouve, sans rendez-vous en agence ni installation.
5) Comment TrueScreen s’intègre-t-il aux systèmes déjà en place ?
TrueScreen s’intègre aux CRM, aux progiciels de gestion, aux solutions d’entrée en relation à distance, aux logiciels de LCB-FT et aux systèmes d’archivage à valeur probante par API et SDK, sans perturber les processus opérationnels existants.
6) Combien de temps les preuves certifiées peuvent-elles être conservées ?
Les documents certifiés par un horodatage qualifié conservent leur valeur probatoire dans le temps et peuvent être déposés dans les systèmes d’archivage à valeur probante de l’organisation, conformément aux obligations de conservation prévues par la réglementation LCB-FT.

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