Zertifiziertes Kunden-Onboarding: Dokumentenprüfung mit Beweiskraft

Identitätsdokumente, Verträge und Neukundenprüfungen, zertifiziert mit digitaler Signatur, Zeitstempel und manipulationssicheren Metadaten.

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Das Onboarding eines neuen Kunden erfordert Identitätsdokumente, persönliche und unternehmensbezogene Prüfungen, Verträge und Erklärungen. In vielen Organisationen stützt sich der Prozess auf Papierkopien und verstreute Archive, ohne zertifiziertes Datum oder Integritätsgarantien.

Die EU-Geldwäscherichtlinien (AMLD), die Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) und die DSGVO begründen Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten, doch herkömmliche Abläufe erzeugen kein eigenständig belastbares Beweismaterial.

TrueScreen zertifiziert jedes Dokument während des Onboardings: digitale Signatur, qualifizierter Zeitstempel und forensische Metadaten werden automatisch angewendet. Die Kundenakte ist rechtskonform, unabhängig überprüfbar und gegen Streitigkeiten geschützt.

Branche

Branchenübergreifend (Finanzdienstleistungen, Versicherung, Immobilien, Versorger, freie Berufe, Telekommunikation)

Geschäftsfunktion

Compliance, Operations, Vertrieb, Back Office, Recht

Kernprozess

Neukundengewinnung, Sorgfaltsprüfung, Dokumentenerfassung und -validierung, Vertragsunterzeichnung

Zertifizierte Inhalte

Identitätsdokumente, Unternehmensunterlagen, unterzeichnete Verträge, Datenschutzerklärungen, Eigenerklärungen, Prüfungsfotos und -videos

Ergebnis

Zertifizierte Dokumentation und Berichte mit Beweiskraft

Einsatzmodell

App / Web / API / SDK

Anforderungen

  • Identitätsdokumente ohne zertifiziertes Datum, Geolokalisierung oder Integritätsgarantien
  • KYC- und Geldwäschepflichten mit zehnjähriger Aufbewahrung der Nachweise
  • Dokumentenerfassung über mehrere Kanäle führt zu Dubletten und Aktivierungsverzögerungen
  • Verträge, die mit nicht überprüfbaren Methoden auf bearbeitbaren Dokumenten unterzeichnet werden
  • Unvollständige und unstrukturierte Akten erschweren Audits und Compliance-Prüfungen
processo

Lösung

TrueScreen fügt sich als native Zertifizierungsebene in den Onboarding-Prozess ein. Der Mitarbeiter, Vermittler oder Kunde erfasst Identitätsdokumente, Unternehmensunterlagen, Verträge und alle erforderlichen Inhalte über die mobile App oder das Webportal. Im Moment der Erfassung wird jedes Dokument durch eine digitale Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel gemäß der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) geschützt, mit Metadaten, die Datum, Uhrzeit, Ort und Gerät bezeugen.

Verträge werden mit authentifizierter digitaler Signatur unterzeichnet. Die Kundenakte ist strukturiert, manipulationssicher und bereit für die rechtskonforme Archivierung: Aktivierungszeiten verkürzen sich und die Einhaltung der Sorgfaltspflichten wird vollständig dokumentierbar.

Was zertifiziert wird

Identitätsdokumente

Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Steueridentifikationsnummer und persönliche Stammdaten, zertifiziert mit forensischen Metadaten.

Unternehmensunterlagen

Unternehmensunterlagen, Verträge, Vollmachten, Mandatsschreiben und Begleitdokumente, digital signiert.

Erklärungen und Einwilligungen

Datenschutzerklärungen, Einwilligungsformulare, Eigenerklärungen und Aussagen, unterzeichnet mit authentifizierter digitaler Signatur.

Prüfungen und Kontrollen

Fotos, Videos und Prüfungsdokumentation von Betriebsstätten, Vermögenswerten und Umgebungen, zertifiziert mit zertifiziertem Datum und Geolokalisierung.

Erwartete Vorteile

  • Kundenakte mit vollem Beweiswert und überprüfbaren forensischen Metadaten
  • Onboarding-Zeit von Tagen auf Stunden reduziert in einer einzigen digitalen Sitzung
  • Dokumentierbare Einhaltung von AMLD, eIDAS, DSGVO und EBA-Leitlinien
  • Kein Risiko manipulierter Dokumente dank kryptografischer Versiegelung
  • Geringere Betriebskosten: kein Drucken, Scannen und physisches Archivieren

Partner

Banken und Finanzinstitute, Versicherungsunternehmen, Kreditvermittler, Vermittler- und Finanzberaternetze, Kanzleien und Beratungsfirmen (Steuerberater, Lohnbuchhalter, Rechtsanwälte), Immobilienagenturen und Hausverwaltungen, Versorger und Telekommunikationsanbieter, Outsourcing-Dienstleister.

Integrationen

CRM- und Kundenverwaltungssysteme, digitale Onboarding-Plattformen, Dokumentenmanagement- und rechtskonforme Archivierungssysteme, Geldwäsche- und Compliance-Software, Kundenportale und geschützte Bereiche, ERP- und Back-Office-Systeme, Plattformen für elektronische Signaturen, zentrale digitale Archive.

Verwandte Anwendungsfälle

FAQ: zertifiziertes Kunden-Onboarding und Dokumentenprüfung

1) Welche Dokumente können während des Onboardings zertifiziert werden?
Identitätsdokumente, Unternehmensunterlagen, Verträge, Datenschutzerklärungen, Eigenerklärungen, Fotos und Prüfungsvideos. Jeder über TrueScreen erfasste Inhalt erhält eine digitale Signatur, einen qualifizierten Zeitstempel und forensische Metadaten.
2) Erfüllt die TrueScreen-Zertifizierung die Geldwäschepflichten?
Die Zertifizierung unterstützt die Einhaltung der EU-Geldwäscherichtlinien (AMLD), der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) und der EBA-KYC-Leitlinien. Die zertifizierte Akte dokumentiert, wer jedes Dokument erfasst hat, wann, wo und mit welcher Methode.
3) Wie wird die Identität des Kunden bei der Vertragsunterzeichnung geprüft?
Der Kunde unterzeichnet mit einer authentifizierten digitalen Signatur per SMS-OTP oder biometrischer Video-Verifizierung. Die Identität des Unterzeichners wird geprüft und das Dokument wird im Moment der Unterzeichnung manipulationssicher.
4) Kann der zertifizierte Onboarding-Prozess aus der Ferne genutzt werden?
Der gesamte Prozess kann von jedem Gerät über die mobile App oder das Webportal abgeschlossen werden. Der Kunde kann Dokumente von überall erfassen und Verträge unterzeichnen, ohne persönliche Termine oder Installationen.
5) Wie lässt sich TrueScreen in bestehende Unternehmenssysteme integrieren?
TrueScreen integriert sich über API und SDK in CRM-Systeme, Verwaltungsplattformen, digitale Onboarding-Lösungen, Geldwäsche-Software und rechtskonforme Archivierungssysteme, ohne bestehende Betriebsabläufe zu stören.
6) Wie lange können zertifizierte Nachweise aufbewahrt werden?
Mit einem qualifizierten Zeitstempel zertifizierte Dokumente behalten ihren Beweiswert über die Zeit und können in den rechtskonformen Archivierungssystemen der Organisation gespeichert werden, gemäß den zehnjährigen Aufbewahrungspflichten der Geldwäschevorschriften.

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