Locations certifiées : preuves numériques pour les états des lieux d’entrée et de sortie

Documentation certifiée pour la remise et la restitution du logement et pour la gestion du dépôt de garantie, en location de courte durée comme en location de longue durée.

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La gestion locative exige une documentation précise de l’état du logement à chaque remise des clés entre le bailleur et le locataire. Les photos, les vidéos et les comptes rendus collectés avec les outils habituels restent sur des appareils personnels, sans horodatage certifié, sans géolocalisation ni garantie d’intégrité, ce qui rend difficile la preuve de l’état réel du bien lors de l’état des lieux d’entrée ou de sortie. Cette lacune alimente les litiges sur les dégradations et l’usure normale, retarde la restitution du dépôt de garantie et expose les bailleurs à un risque de non-conformité au regard de la réglementation protectrice des locataires, du règlement eIDAS sur la validité des documents numériques et des exigences du RGPD en matière de traitement des données. TrueScreen certifie chaque preuve collectée à l’entrée, pendant l’occupation et à la sortie, et la transforme en donnée certifiée à valeur juridique : authentique, intacte, inaltérable et traçable, ce qui réduit les litiges, accélère les opérations et garantit la conformité réglementaire.

Secteur

Immobilier, location de courte durée, gestion immobilière, résidences étudiantes, logement d’entreprise

Fonction d’entreprise

Gestion immobilière, exploitation, relation client, juridique, administration

Processus clé

État des lieux d’entrée et de sortie, inventaire, évaluation des dégradations, gestion du dépôt de garantie

Contenus certifiés

Photos, vidéos, documents, états des lieux d’entrée et de sortie, inventaires

Résultat

Documentation et rapports certifiés à valeur juridique

Adoption

App / Web / API / SDK

Besoins

  • Litiges sur les dégradations et le ménage faute de preuves avec horodatage certifié et GPS
  • Aucune traçabilité de l’état du logement, du mobilier et des équipements pendant toute la durée du bail
  • Risque de non-conformité au regard de la réglementation protectrice des locataires, du règlement eIDAS et du RGPD
  • Traitement des sorties ralenti par une documentation éparpillée et des vérifications manuelles
  • Procédures d’état des lieux hétérogènes selon les intervenants, les sites et les gestionnaires
Modern apartment entrance with key lockbox and suitcase representing self check-in regulation for short-term rentals
processo

Solution

TrueScreen permet aux bailleurs, aux gestionnaires et aux intervenants de certifier l’état de chaque logement à l’entrée et à la sortie, avec une pleine valeur juridique.

Chaque contenu est certifié avec des métadonnées infalsifiables : horodatage, coordonnées GPS et identité de l’intervenant. L’état des lieux est signé électroniquement par les deux parties, puis archivé dans le logiciel de gestion, ce qui constitue un dossier certifié pour chaque logement et chaque contrat.

En cas de litige sur le dépôt de garantie ou de contentieux, le dossier certifié apporte des preuves dont l’origine et l’intégrité sont garanties, ce qui réduit les délais de résolution et les frais de justice.

Ce qui est certifié

État du logement

Photos et vidéos certifiées des pièces, du mobilier, des sols, des murs, des équipements et des installations, avec date certifiée et géolocalisation.

Dégradations et usure normale

Relevés photographiques certifiés des dégradations préexistantes, de l’usure normale et des anomalies constatées lors des visites ou des changements de locataire.

États des lieux signés

États des lieux d’entrée et de sortie avec inventaire et relevés de compteurs, signés électroniquement par les deux parties.

Équipements et accessoires

État de l’électroménager, niveau de propreté et présence des équipements prévus au contrat, certifiés avec horodatage et traçabilité.

Bénéfices attendus

  • Moins de litiges sur les dégradations et les dépôts de garantie grâce à des preuves certifiées et vérifiables
  • Sorties traitées plus vite grâce à des dossiers certifiés comparables à l’état constaté à l’entrée
  • Protection juridique renforcée avec des preuves recevables en justice et dans les litiges
  • Conformité démontrable à la réglementation protectrice des locataires et au cadre eIDAS
  • Procédures d’état des lieux homogènes entre les intervenants, avec une norme probatoire constante

Partenaires

Gestionnaires immobiliers, agences immobilières, exploitants de location de courte durée et plateformes d’hébergement, sociétés de gestion technique des bâtiments, syndics de copropriété, éditeurs de logiciels de gestion locative et de gestion des baux.

Intégrations

TrueScreen s’intègre aux logiciels de gestion locative et aux plateformes de réservation, aux CRM et aux outils de relation client, aux DMS et aux archives documentaires, aux systèmes de tickets et de gestion technique, ainsi qu’aux espaces locataires pour une collecte guidée des preuves. Les rapports certifiés s’exportent aux formats PDF et JSON, compatibles avec les principaux logiciels de gestion immobilière.

Cas d’usage liés

FAQ : états des lieux d’entrée et de sortie certifiés pour les locations et les baux

1) Comment TrueScreen certifie-t-il les états des lieux d’entrée et de sortie ?
L’intervenant acquiert les photos, les vidéos et les documents pendant la visite du logement depuis l’application mobile ou depuis les logiciels de gestion locative intégrés. Chaque contenu est automatiquement certifié avec des métadonnées infalsifiables : date, heure, position GPS, identité de l’intervenant et empreinte cryptographique, avec une signature électronique qui lui assure une pleine valeur probatoire.
2) Les preuves certifiées par TrueScreen sont-elles valables en cas de litige sur le dépôt de garantie ?
Oui. La signature électronique conforme au règlement eIDAS et l’horodatage leur donnent une pleine valeur juridique. Les preuves certifiées sont recevables en justice et dans les litiges portant sur les dégradations, l’usure normale et la restitution du dépôt de garantie.
3) Comment TrueScreen aide-t-il à réduire les litiges entre le bailleur et le locataire ?
Le dossier certifié documente l’état du logement à l’entrée et à la sortie, avec des dates certifiées et la géolocalisation. La comparaison directe entre les preuves d’entrée et celles de sortie permet d’identifier objectivement les dégradations et l’usure normale, et supprime les contestations fondées sur une documentation invérifiable.
4) TrueScreen peut-il s’intégrer aux logiciels de gestion locative déjà en place ?
Oui. TrueScreen s’intègre par API et SDK aux logiciels de gestion locative, aux plateformes de réservation, aux CRM, aux DMS et aux outils de tickets. La documentation certifiée est transmise automatiquement et rattachée au logement et au contrat, sans manipulation manuelle.
5) Quels contenus peut-on certifier lors d’un état des lieux d’entrée ou de sortie ?
Les photos et les vidéos de l’état du logement (pièces, mobilier, installations, extérieurs), les preuves de dégradations et d’usure normale, les états des lieux d’entrée et de sortie signés électroniquement, les relevés de compteurs, les inventaires d’équipements et les documents annexes.
6) Comment TrueScreen améliore-t-il l’efficacité opérationnelle des remises de logement ?
La certification a lieu en temps réel pendant la visite, sans étape supplémentaire. Le dossier du logement est complet et structuré dès le premier état des lieux d’entrée, ce qui supprime les reprises et les demandes de documents et réduit le délai entre la sortie et la clôture administrative.

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