Locações certificadas: prova digital para vistorias de entrada e de saída

Documentação certificada para a entrega e a devolução do imóvel e para a gestão da caução em locações de curta e de longa duração.

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A gestão de locações exige documentação precisa do estado do imóvel em cada entrega entre locador e locatário. Fotos, vídeos e relatórios coletados com ferramentas tradicionais ficam em dispositivos pessoais, sem carimbo de tempo certificado, sem geolocalização e sem garantia de integridade, o que dificulta comprovar a real condição do imóvel na entrada ou na saída. Essa lacuna gera disputas sobre cobranças de danos e desgaste, atrasa a devolução da caução e expõe os locadores a riscos de descumprimento da Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991), das regras sobre documento eletrônico dos arts. 439 a 441 do Código de Processo Civil e das exigências da LGPD (Lei 13.709/2018) sobre o tratamento de dados. A TrueScreen certifica cada prova coletada na entrada, durante a ocupação e na saída, e a transforma em dado certificado com valor jurídico: autêntico, íntegro, inalterável e rastreável, o que reduz litígios, acelera as operações e sustenta a conformidade regulatória.

Setor

Imobiliário, locação por temporada, administração de imóveis, moradia estudantil, moradia corporativa

Função de negócio

Administração de imóveis, Operações, Atendimento ao cliente, Jurídico, Administrativo

Processo-chave

Laudo de vistoria de entrada e de saída, inventário, avaliação de danos, gestão da caução

Conteúdo certificado

Fotos, vídeos, documentos, laudos de vistoria de entrada e de saída, inventários

Resultado

Documentação e relatórios certificados com valor jurídico

Modo de adoção

App / Web / API / SDK

Necessidades

  • Disputas sobre danos e limpeza pela falta de provas com carimbo de tempo certificado e GPS
  • Ausência de rastreabilidade do estado do imóvel, dos móveis e das instalações ao longo da locação
  • Risco de descumprimento da Lei do Inquilinato e das exigências da LGPD
  • Saídas demoradas por causa de documentação fragmentada e conferência manual
  • Procedimentos de vistoria inconsistentes entre operadores, imóveis e administradoras
Modern apartment entrance with key lockbox and suitcase representing self check-in regulation for short-term rentals
processo

Solução

A TrueScreen permite que proprietários, administradoras e operadores certifiquem o estado de cada unidade na entrada e na saída, com valor jurídico.

Cada conteúdo é certificado com metadados imutáveis: carimbo de tempo, coordenadas GPS e identidade do operador. O laudo de vistoria é assinado eletronicamente pelas duas partes e arquivado no sistema de gestão, criando um dossiê certificado para cada imóvel e cada contrato.

Em caso de disputa sobre a caução ou de litígio, o dossiê certificado fornece provas com origem e integridade garantidas, o que reduz os prazos de resolução e os custos jurídicos.

O que é certificado

Estado do imóvel

Fotos e vídeos certificados de cômodos, móveis, pisos, paredes, esquadrias e instalações, com data e geolocalização certificadas.

Danos e desgaste

Provas fotográficas certificadas de danos preexistentes, desgaste e anomalias identificados nas vistorias ou na troca de locatário.

Laudos assinados

Laudos de vistoria de entrada e de saída com inventário e leitura dos medidores, assinados eletronicamente pelas duas partes.

Instalações e acessórios

Estado dos eletrodomésticos, nível de limpeza e presença dos itens previstos em contrato, certificados com carimbo de tempo e rastreabilidade.

Benefícios esperados

  • Menos disputas sobre danos e caução, com provas certificadas e verificáveis
  • Saídas mais rápidas, com dossiês certificados comparáveis às condições da entrada
  • Proteção jurídica mais sólida, com provas admissíveis em juízo e nas disputas
  • Conformidade demonstrável com a Lei do Inquilinato e com as regras sobre documento eletrônico
  • Procedimentos de vistoria uniformes entre operadores, com padrão probatório consistente

Parceiros

Administradoras de imóveis, imobiliárias, operadores de locação por temporada e plataformas de hospedagem, empresas de gestão predial, síndicos e administradores de condomínio, fornecedores de software de gestão imobiliária e de contratos de locação.

Integrações

A TrueScreen se integra a sistemas de gestão imobiliária e a plataformas de reservas, a sistemas de CRM e de atendimento ao cliente, a DMS e arquivos documentais, a sistemas de chamados e de gestão predial e a portais do locatário para a captura guiada de provas. Os relatórios certificados são exportáveis em PDF e JSON, compatíveis com os principais softwares de gestão imobiliária.

Casos de utilização relacionados

FAQ: vistoria de entrada e de saída certificada em locações

1) Como a TrueScreen certifica as vistorias de entrada e de saída do imóvel?
O operador captura fotos, vídeos e documentos durante a vistoria do imóvel pelo aplicativo móvel ou pelos sistemas de gestão imobiliária integrados. Cada conteúdo é certificado automaticamente com metadados imutáveis: data, hora, posição GPS, identidade do operador e hash criptográfico, com assinatura eletrônica que lhe confere valor jurídico.
2) As provas certificadas pela TrueScreen valem nas disputas sobre a caução?
Sim. A assinatura eletrônica e o carimbo de tempo qualificado dão à documentação valor jurídico. As provas certificadas são admissíveis em juízo e nas disputas sobre danos, desgaste e devolução da caução, e a valoração da prova cabe ao juiz.
3) Como a TrueScreen ajuda a reduzir as disputas entre locador e locatário?
O dossiê certificado documenta o estado do imóvel na entrada e na saída, com datas e geolocalização certificadas. A comparação direta entre as provas de entrega e de devolução permite identificar danos e desgaste de forma objetiva, o que elimina as discussões apoiadas em documentação não verificável.
4) A TrueScreen pode ser integrada aos sistemas de gestão imobiliária já em uso?
Sim. A TrueScreen se integra por API e SDK a sistemas de gestão imobiliária, plataformas de reservas, CRM, DMS e sistemas de chamados. A documentação certificada é transmitida automaticamente e associada ao imóvel e ao contrato, sem etapas manuais.
5) Que conteúdos podem ser certificados durante uma entrada ou uma saída?
Fotos e vídeos do estado do imóvel (cômodos, móveis, instalações, áreas externas), provas de danos e desgaste, laudos de vistoria de entrada e de saída assinados eletronicamente, leitura dos medidores, inventário das instalações e documentação acessória.
6) Como a TrueScreen melhora a eficiência operacional nas entregas de imóveis?
A certificação acontece em tempo real durante a vistoria, sem etapas adicionais. O dossiê do imóvel já nasce completo e estruturado na primeira entrada, o que elimina retrabalho e pedidos de documentação e reduz o tempo entre a saída e o encerramento administrativo.

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