Location et LLD : états des lieux certifiés à valeur juridique

Réduit les litiges sur les dommages et l’usure, accélère la prise en charge et la restitution des véhicules grâce à une documentation certifiée sur tout le cycle de vie du véhicule.

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La gestion des véhicules en location et en location longue durée exige de documenter précisément l’état du véhicule à chaque étape du contrat : de la prise en charge initiale à la restitution finale. Les photos et les vidéos prises par les opérateurs restent souvent sur des appareils personnels, sans horodatage certifié, sans géolocalisation et sans garantie d’intégrité, ce qui rend difficile de prouver l’état réel du véhicule au moment de la prise en charge ou de la restitution.

Ce manque génère des litiges sur la facturation des dommages et sur l’usure anormale, allonge les délais de traitement des restitutions et expose les loueurs et les sociétés de location longue durée à des risques de non-conformité au regard des obligations de transparence posées par le règlement européen eIDAS sur la validité des documents numériques et par le RGPD sur la protection des données personnelles. TrueScreen permet de certifier chaque preuve collectée pendant la prise en charge, l’utilisation et la restitution du véhicule, et la transforme en donnée certifiée à valeur juridique : authentique, non altérée, infalsifiable et traçable, ce qui réduit les litiges, accélère les opérations et garantit la conformité réglementaire.

Secteur

Automobile, location et location longue durée de véhicules

Fonction d’entreprise

Gestion de flotte, exploitation, juridique, conformité

Processus clé

Prise en charge du véhicule, inspection périodique, restitution et état des lieux de fin de contrat

Contenus certifiés

Photos, vidéos, documents, rapports de prise en charge et de restitution

Résultat

Documentation et rapports certifiés à valeur juridique

Mode d’adoption

App / Web / API / SDK

Besoins

  • Litiges sur les dommages au véhicule à la prise en charge et à la restitution, faute de preuves horodatées et intègres
  • Traçabilité des dommages et de l’usure anormale avec des preuves recevables et opposables en justice
  • Conformité aux obligations de transparence prévues par eIDAS et par le Code de la consommation
  • Délais de restitution allongés par les échanges de documents répétés et les contrôles sur des preuves non structurées
  • Procédures d’état des lieux hétérogènes selon les agences, les opérateurs et les flottes
Insurance adjuster desk with laptop showing photo analysis, printed car accident photos, claim forms and smartphone with map
processo

Solution

TrueScreen permet aux opérateurs, aux inspecteurs et aux agents de comptoir de certifier l’état du véhicule à chaque étape, de la prise en charge à la restitution.

Chaque contenu est certifié au moment de la capture avec des métadonnées infalsifiables : horodatage, coordonnées GPS et identité de l’opérateur. Les preuves certifiées sont rattachées au contrat et au véhicule, ce qui constitue un dossier numérique complet pour chaque véhicule pendant toute la durée du contrat.

En cas de litige, le dossier certifié fournit des preuves dont l’origine et l’intégrité sont garanties, ce qui réduit les délais de résolution et les frais juridiques.

Ce qui est certifié

État du véhicule

Photos et vidéos de la carrosserie, de l’habitacle, des pneumatiques, des vitrages et des équipements, à la prise en charge et à la restitution.

Dommages et usure

Relevés photographiques des rayures, des bosses et de l’usure anormale lors des inspections périodiques ou des changements de conducteur.

Rapports signés

Rapports de prise en charge et de restitution signés électroniquement par les deux parties.

Pièces justificatives

Kilométrage, état des pneumatiques, niveaux de fluides, présence des équipements et des accessoires prévus au contrat.

Bénéfices attendus

  • Moins de litiges sur les dommages grâce à des preuves avec horodatage certifié, GPS et intégrité garantie
  • Traitement des restitutions plus rapide grâce à des dossiers certifiés comparables à l’état constaté à la prise en charge
  • Dossier véhicule complet et auditable, de la prise en charge à la restitution
  • Conformité démontrable aux obligations de transparence prévues par eIDAS et par le Code de la consommation
  • Procédures d’état des lieux uniformes dans toutes les agences et pour tous les opérateurs, avec un niveau de preuve homogène

Partenaires

Les sociétés de crédit-bail et de location opérationnelle, les loueurs de courte et de longue durée, les gestionnaires de flotte, les réseaux de concessionnaires et les centres de restitution, les prestataires d’expertise automobile et de remarketing peuvent intégrer TrueScreen à leurs processus opérationnels pour produire une documentation vérifiable et à valeur juridique.

Intégrations

TrueScreen s’intègre par API et SDK aux systèmes de gestion de flotte, aux plateformes de remarketing, aux ERP et aux CRM, aux portails clients et aux systèmes d’expertise automobile. Les rapports certifiés s’exportent aux formats PDF et JSON, compatibles avec les principales plateformes de gestion de flotte et avec les solutions de conformité d’entreprise.

Cas d’usage associés

FAQ : preuves numériques certifiées pour la location et la LLD de véhicules

1) Comment TrueScreen certifie-t-il les états des lieux des véhicules ?
TrueScreen permet de capturer photos, vidéos et documents lors de la prise en charge et de la restitution du véhicule depuis une application mobile. Chaque contenu est certifié automatiquement avec des métadonnées infalsifiables : date, heure, position GPS et identité de l’opérateur, ce qui lui confère une pleine valeur probatoire.
2) Une preuve certifiée est-elle valable pour contester la facturation des dommages ?
Oui. La certification TrueScreen confère aux preuves une pleine valeur juridique au titre du règlement européen eIDAS. Les preuves certifiées sont recevables en justice et dans les litiges entre le loueur et le locataire portant sur les dommages, l’usure anormale et les frais de fin de contrat.
3) Peut-on comparer l’état du véhicule à la prise en charge et à la restitution ?
Oui. TrueScreen constitue un dossier certifié par véhicule, avec les preuves collectées à la prise en charge et à la restitution. La comparaison des deux séries de preuves permet d’identifier les dommages et l’usure qui ne relèvent pas de l’usure normale, avec une documentation vérifiable.
4) TrueScreen s’intègre-t-il aux systèmes de gestion de flotte existants ?
Oui. TrueScreen s’intègre par API et SDK aux principaux systèmes de gestion de flotte, aux plateformes de remarketing et aux ERP. Les preuves certifiées sont rattachées automatiquement au contrat et au véhicule dans la plateforme de gestion de flotte.
5) Quels contenus sont certifiés pendant un état des lieux ?
Les contenus certifiés comprennent les photos et vidéos de la carrosserie, de l’habitacle, des pneumatiques et des vitrages, les relevés des dommages préexistants, les rapports de prise en charge et de restitution signés électroniquement, ainsi que les pièces justificatives comme le kilométrage et l’état des équipements.
6) Combien de temps faut-il pour certifier un état des lieux de prise en charge ou de restitution ?
La capture se fait en temps réel pendant l’état des lieux, sans étape supplémentaire par rapport à une prise de photos ordinaire. La certification des métadonnées est automatique et les rapports structurés sont générés dès la fin de l’état des lieux.

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