Zertifiziertes Facility Management: Digitale Beweise mit Rechtsgültigkeit
Zertifizierte Dokumentation für Inspektionen, Wartung und Gebäudekontrollen mit vollständiger Nachvollziehbarkeit und Rechtsgültigkeit für Facility-Management-Unternehmen.
Facility-Management-Unternehmen warten und betreiben Gebäudeportfolios im Auftrag von Kunden, die eine zeitnahe, messbare und überprüfbare Berichterstattung verlangen. Techniker erstellen täglich Fotos, Videos, Checklisten und Arbeitsaufträge bei Inspektionen, korrektiver Wartung und Anlagenprüfungen. Das Problem ist, wo diese Dokumentation landet: private Geräte, Gruppenchats und geteilte Ordner ohne jede Gewähr für Integrität, Zeitstempel oder Beweiskette.
Wenn ein Kunde eine SLA-Verletzung beanstandet oder infrage stellt, ob ein Eingriff tatsächlich stattgefunden hat, verfügt der Facility Manager über keinen belastbaren Beweis. TrueScreen zertifiziert jeden operativen Nachweis direkt vor Ort und erzeugt rechtsgültige Dokumentation, die für Audits, vertragliche Berichterstattung und Streitfälle bereitsteht.
Branche
Facility Management, Verwaltung von Gebäudeportfolios, integrierte Wartungsdienste, Property Management
Unternehmensfunktion
Operations, Facility Management, Vertragsmanagement, Qualitätskontrolle, Recht, HSE
Kernprozess
Geplante Inspektionen, präventive und korrektive Wartung, Anlagenprüfungen, SLA-Überwachung, vertragliche Berichterstattung
Zertifizierte Inhalte
Fotos, Videos, operative Checklisten, Arbeitsaufträge, Inspektionsberichte, technische Dokumente, Aufnahme-Metadaten
Ergebnis
Zertifizierte Dokumentation und Berichte mit Rechtsgültigkeit
Nutzungsmodus
App / Web / API / SDK
Herausforderungen
Lösung
Techniker führen Inspektionen und Wartungen anhand geführter Workflows durch, die die Beweiserfassung nach Gebäude, Bereich und Tätigkeitsart organisieren. TrueScreen zertifiziert jeden Inhalt im Moment der Erfassung mit unveränderlichen Metadaten: GPS-Position, Zeitstempel, Identität des Bearbeiters und Sitzungskontext.
Das Ergebnis ist ein zertifizierter Bericht mit voller Rechtsgültigkeit, bereit, die SLA-Einhaltung nachzuweisen, die Anlagenkonformität zu dokumentieren und die Streitbeilegung mit Kunden oder Subunternehmern zu unterstützen.
Was zertifiziert wird
Zustand von Gebäude und Anlagen
Fotos und Videos von Gemeinschaftsbereichen, Anlagen und Strukturen vor, während und nach jedem Eingriff
Checklisten und Arbeitsaufträge
Operative Checklisten und Arbeitsaufträge, vor Ort mit zertifizierten Zeitstempeln und Geolokalisierung abgeschlossen
Inspektionsberichte
Berichte über geplante Inspektionen mit Klassifizierung von Nichtkonformitäten und Auftragsbezug
Dokumente und Metadaten
Anlagenkonformitätsdokumente, technische Erklärungen, GPS-Koordinaten, Zeitstempel und Identität des Bearbeiters
Partner
Facility-Management- und integrierte Dienstleistungsunternehmen, Property Manager, Verwalter von Gebäudeportfolios, HLK- und Anlagenwartungsbetriebe, technische Dienstleister, Ingenieurbüros, Zertifizierungs- und Inspektionsstellen.
Integrationen
TrueScreen integriert sich mit Facility-Management-Plattformen (CAFM/IWMS), CMMS-Systemen, Workforce-Management- und Field-Service-Software, ERP- und Vertragsmanagementsystemen, DMS und konformen Dokumentenarchiven. Zertifizierte Berichte sind in den Formaten PDF und JSON exportierbar und mit den gängigen Ticketing-, Reporting- und SLA-Überwachungssystemen kompatibel.
Wie zertifiziert TrueScreen eine Facility-Management-Inspektion?
Der Techniker startet eine Zertifizierungssitzung über die TrueScreen App direkt vor Ort. Jedes Foto, jedes Video und jede Checkliste, die während der Inspektion erfasst wird, erhält im Moment der Aufnahme unveränderliche Metadaten: GPS-Koordinaten, Zeitstempel, Identität des Bearbeiters und Sitzungskontext. TrueScreen wendet ein eIDAS-konformes digitales Siegel an, das Authentizität, Integrität und Unveränderlichkeit gewährleistet. Das System erzeugt einen zertifizierten Bericht mit voller Rechtsgültigkeit, der dem Kunden und für Audits sofort zur Verfügung steht.
Sind zertifizierte Beweise geeignet, um die SLA-Einhaltung nachzuweisen?
Ja. Jeder zertifizierte Nachweis enthält unveränderliche Zeitstempel und GPS-Koordinaten, die genau belegen, wann, wo und von wem der Eingriff durchgeführt wurde. Diese Dokumentation ist rechtsgültig und belastbar in Vertragsverfahren, Schiedsverfahren und vor Gericht gemäß der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014). Die Beweiskette ist vollständig dokumentiert, sodass jede Behauptung von Manipulation oder Fälschung unhaltbar wird.
Kann TrueScreen mehrere Gebäude und Lieferanten gleichzeitig verwalten?
Ja. TrueScreen organisiert Beweise nach Gebäude, Auftragsbezug und Lieferant und ermöglicht so die zentrale Verwaltung verteilter Abläufe. Jeder Bearbeiter arbeitet eigenständig vor Ort, während alle zertifizierten Daten in einem einzigen Repository zusammenlaufen, das Betriebsleitern und Vertragsmanagern in Echtzeit zugänglich ist. Strukturierte Berichte lassen sich nach Standort, Zeitraum und Eingriffsart filtern.
Welche Vorschriften unterstützt die TrueScreen-Zertifizierung im Facility Management?
Die TrueScreen-Zertifizierung unterstützt die Einhaltung der Dokumentationsanforderungen der ISO 41001:2018 für Facility-Management-Systeme, der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) für die Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente, der ISO/IEC 27001 für die Informationssicherheit sowie des § 371a ZPO für die Beweiskraft elektronischer Dokumente. Zertifizierte Berichte erfüllen die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Integrität der wichtigsten internationalen Regelwerke.
Wie integriert sich TrueScreen in bestehende CMMS- und Facility-Management-Systeme?
TrueScreen erzeugt zertifizierte Berichte, die in den Formaten PDF und JSON exportierbar und mit den wichtigsten CAFM/IWMS-Plattformen, CMMS-Systemen, ERP, Workforce-Management- und Field-Service-Software kompatibel sind. Der strukturierte Output fließt direkt in bestehende Ticketing-, Reporting- und SLA-Überwachungs-Workflows ein, beseitigt manuelle Übertragungen und beschleunigt die periodische Berichterstattung an die Kunden.
Kann ein zertifizierter Bericht als Beweis in einem Streitfall mit einem Kunden verwendet werden?
Ja. Jeder zertifizierte Bericht enthält eine vollständige Beweiskette mit unveränderlichen Metadaten: digitales Siegel, Zeitstempel, GPS-Koordinaten und Identität des Bearbeiters. Diese Dokumentation ist rechtlich zulässig gemäß der eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union sowie, im deutschen Recht, gemäß § 286 ZPO (freie Beweiswürdigung) und § 371a ZPO für die Beweiskraft elektronischer Dokumente. Die Unveränderlichkeit der Metadaten macht es unmöglich, Aufzeichnungen nach der Erfassung zu verändern, und liefert einen belastbaren Beweis für die tatsächliche Ausführung der Eingriffe.
Kostenlose Demo anfordern
Sprechen Sie mit unseren Experten und entdecken Sie TrueScreen für zertifiziertes Facility Management.
