Zertifiziertes Immobilienmanagement: rechtssichere digitale Beweise

Die Verwaltung eines Immobilienportfolios erfordert eine zuverlässige, nachvollziehbare und manipulationssichere Dokumentation für Begehungen, Instandhaltung, bauliche Prüfungen und Mietverwaltung.

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Die Verwaltung eines Immobilienportfolios umfasst einen kontinuierlichen Fluss operativer Tätigkeiten: Begehungen, Instandhaltung, bauliche Prüfungen, Mietverwaltung, die eine zuverlässige, nachvollziehbare und manipulationssichere Dokumentation erfordern. Fotos, Videos und Berichte, die mit herkömmlichen Mitteln erfasst werden, verfügen nicht über überprüfbare Zeitstempel, Integrität der Inhalte und eine Beweiskette (Chain of Custody) und setzen Immobilienverwalter und Eigentümer Streitigkeiten und Verzögerungen aus.

TrueScreen ermöglicht die Erfassung und Zertifizierung multimedialer Inhalte und operativer Metadaten direkt vor Ort und erzeugt Dokumentation und Berichte mit vollem Beweiswert, bereit für Audits, Streitigkeiten, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und Entscheidungsprozesse.

Branche

Immobilien, Immobilienverwaltung, Facility Management, Hausverwaltung (WEG)

Unternehmensfunktion

Property Management, Facility Management, Operations, Recht, Verwaltung

Kernprozess

Begehung, Übergabeprotokoll, laufende und außerordentliche Instandhaltung, Schadensbewertung, Asset-Audit

Zertifizierte Inhalte

Fotos, Videos, Dokumente, Erfassungsmetadaten, Geolokalisierung, Zeitstempel

Ergebnis

Zertifizierte Dokumentation und Berichte mit Beweiswert

Nutzung

App / Web / API / SDK

Anforderungen

  • Zustand der Immobilie ohne überprüfbares Datum nicht nachweisbar: Streitigkeiten über Schäden und Kautionen
  • Übergabeprotokolle ohne zertifizierte Integrität, unzureichend für die Anforderungen der eIDAS-Konformität
  • Begehungen fragmentiert über verschiedene Mitarbeiter und Standorte, per Chat und in unverwalteten Ordnern erfasst
  • Langsamer Fallabschluss und verzögerte Instandhaltungsauslösung mangels strukturierter Berichte
  • Kein Audit-Trail bei Instandhaltung und Übergaben, was das Prozess- und Prüfungsrisiko erhöht
real estate - use case 4
processo

Lösung

Der Mitarbeiter führt die Begehung anhand eines geführten Workflows durch, der die Erfassung von Fotos, Videos und Dokumenten nach Bereich und Raum strukturiert. TrueScreen zertifiziert jeden Inhalt und seine Metadaten: GPS-Position, Zeitstempel, Identität des Mitarbeiters.

Jedes Beweismittel erhält eine digitale Signatur gemäß der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS), die vollen Beweiswert und Widerspruchssicherheit in Gerichtsverfahren gewährleistet. Das System erzeugt zertifizierte Berichte, die mit allen beteiligten Parteien geteilt werden können.

Der gesamte Workflow lässt sich in bestehende Immobilienverwaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme integrieren und automatisiert die Archivierung und den Abruf zertifizierter Daten.

Was zertifiziert wird

Fotos von Räumen, Bausubstanz, Anlagen und Erhaltungszustand

Zertifizierte fotografische Aufnahmen des Immobilienzustands, mit überprüftem Datum und Geolokalisierung.

Panoramavideos und Detailaufnahmen von Schäden und Auffälligkeiten

Zertifizierte Videoaufnahmen von Begehungen, baulichen Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen.

Übergabeprotokolle, Inventarlisten und vertragliche Anlagen

Gescannte Dokumente, zertifiziert mit digitaler Signatur und Zeitstempel.

Begehungsberichte mit Ergebnissen, Checklisten und Klassifizierung der Maßnahmen

Zertifizierte operative Berichte mit GPS-Metadaten, Zeitstempel und Sitzungskontext.

Erwartete Vorteile

  • Weniger Streitigkeiten über Schäden und Kautionen dank zertifizierter und überprüfbarer Beweise
  • Konformität mit der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS), der DSGVO und dem Datenschutzstandard ISO/IEC 27001
  • Schnellerer Fallabschluss und Instandhaltungsauslösung mit strukturierten zertifizierten Berichten
  • Standardisierte Begehungen über Mitarbeiter, Standorte und externe Dienstleister hinweg
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit mit Audit-Trail für interne Prüfungen und Versicherungsmeldungen

Partner

Immobilienverwalter, Hausverwaltungen, Immobilienagenturen, Facility-Management- und Instandhaltungsunternehmen sowie auf Immobilien spezialisierte Systemintegratoren können TrueScreen in ihre Workflows integrieren, um Kunden eine überprüfbare und rechtssichere Dokumentation bereitzustellen.

Integrationen

TrueScreen integriert sich über API und SDK mit Property-Management-Systemen, CRM- und Customer-Care-Plattformen, DMS und Dokumentenarchiven, Ticketing- und Facility-Management-Systemen sowie Versicherungsplattformen. Zertifizierte Berichte lassen sich in den Formaten PDF, JSON und XML exportieren.

Verwandte Anwendungsfälle

FAQ: zertifiziertes Immobilienmanagement mit rechtssicheren digitalen Beweisen

1) Wie funktioniert die TrueScreen-Zertifizierung für die Immobilienverwaltung?
TrueScreen ermöglicht die Erfassung von Fotos, Videos und Dokumenten während Begehungen per mobiler App. Jeder Inhalt wird mit unveränderlichen Metadaten zertifiziert: Datum, Uhrzeit, GPS-Position und kryptografischer Hash, und mit einer digitalen Signatur geschützt, was vollen Beweiswert und Widerspruchssicherheit gewährleistet.
2) Sind zertifizierte Beweise bei Streitigkeiten über Schäden und Kautionen gültig?
Ja. Die digitale Signatur gemäß der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) verleiht den zertifizierten Inhalten vollen Beweiswert. Die Beweise unterliegen der freien Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) und dem Augenscheinsbeweis (§ 371 ZPO), sind vor Gericht verwertbar und können zur Beilegung von Streitigkeiten über Schäden, Kautionen und Nebenkosten herangezogen werden.
3) Hilft TrueScreen bei der Einhaltung von Datenschutz- und Dokumentenmanagement-Vorgaben?
TrueScreen unterstützt die Einhaltung der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) für elektronische Signaturen und Vertrauensdienste (in Deutschland ergänzt durch das Vertrauensdienstegesetz, VDG), der DSGVO für den Datenschutz sowie der ISO/IEC 27001 für das Informationssicherheitsmanagement und gewährleistet eine zertifizierte Nachvollziehbarkeit und Integrität der gesamten Dokumentation.
4) Kann TrueScreen in bestehende Immobilienverwaltungssoftware integriert werden?
Ja. TrueScreen integriert sich über API und SDK mit Immobilienverwaltungssystemen, CRM, Ticketing und Dokumentenarchiven. Zertifizierte Berichte lassen sich in PDF, JSON und XML exportieren und sind mit den gängigen Branchenplattformen kompatibel.
5) Wie werden Daten verwaltet, wenn mehrere Mitarbeiter und externe Dienstleister beteiligt sind?
Alle zertifizierten Inhalte fließen in ein zentrales und strukturiertes Archiv, das mit der Immobilie und der Fallakte verknüpft ist. Jeder Mitarbeiter erfasst Beweise nach demselben Zertifizierungsstandard, wodurch Fragmentierung und Unklarheiten entfallen.
6) Wie lange dauert die Zertifizierung einer Immobilienbegehung mit TrueScreen?
Die Erfassung erfolgt in Echtzeit während der Begehung, ohne zusätzliche Schritte. Die Zertifizierung der Metadaten und die elektronische Signatur erfolgen automatisch, und strukturierte Berichte werden unmittelbar nach Abschluss erstellt.

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