Rechnungsbetrug mit ausgetauschter IBAN: wie Sie die Original-E-Mail belegen

Rechnungsbetrug entscheidet sich fast nie an dem Tag, an dem die Zahlung das Haus verlässt. Er entscheidet sich sechs Wochen später, wenn der Lieferant eine Rechnung anmahnt, die in der Kreditorenbuchhaltung längst als bezahlt abgeschlossen ist, und beide Unternehmen feststellen, dass sie zwei verschiedene PDF-Dateien mit derselben Rechnungsnummer in Händen halten. In den meisten Finanzabteilungen wandert dasselbe Dokument zweimal: einmal durch die Buchhaltung und die revisionssichere Archivierung, einmal als Anhang einer gewöhnlichen E-Mail. Die Bankverbindung wird von der zweiten Kopie abgelesen. Und die zweite Kopie bewahrt niemand in einer Form auf, die sich später überprüfen lässt.

Wer am Ende den Schaden trägt, sagen die Zahlen. Betrügerische Überweisungen in der Europäischen Union und im übrigen Europäischen Wirtschaftsraum erreichten 2024 ein Volumen von 2,5 Milliarden Euro, und rund 85 Prozent dieser Verluste blieben beim Zahlungsdienstnutzer, im Geschäftsverkehr also beim zahlenden Unternehmen (EBA und EZB, Report on Payment Fraud 2025). Die Bank trägt sie in der großen Mehrzahl der Fälle nicht.

Sobald das Geld fort ist, hört die Diskussion auf, eine Frage der IT-Sicherheit zu sein, und wird zu einer Frage der Dokumentation. Eine GoBD-konforme Archivierung belegt, dass die im Archiv abgelegte Rechnung seit der Ablage unverändert geblieben ist. Über die Frage, welche Datei als Anhang einer E-Mail eingegangen ist und welche IBAN diese Datei enthielt, als die Treasury-Abteilung sie geöffnet hat, sagt sie nichts. Business E-Mail Compromise lebt genau in der Lücke, die die Archivierung nicht abdeckt, und ein Unternehmen, das nicht zeigen kann, welche Fassung der E-Mail und des Anhangs das Original ist, riskiert zweimal zu zahlen: einmal an die Täter und einmal an den Lieferanten.

Wie der IBAN-Austausch auf einer echten Rechnung funktioniert

Der IBAN-Austausch ist eine Form des Rechnungsbetrugs, die das Dokument nicht fälscht, sondern abfängt. Europol beschreibt diese Variante als Ausnutzung echter Rechnungen, bei denen die Bankverbindung des legitimen Lieferanten verändert wurde, nachdem sich die Täter unbefugt Zugang zur E-Mail-Kommunikation eines Unternehmens verschafft und dessen interne Strukturen und Abläufe studiert haben (Europol, Online Fraud Schemes). Der Ablauf hat drei Schritte. Die Angreifer gelangen in eines der beiden Postfächer, meist in das des kleineren Lieferanten, und verhalten sich wochenlang ruhig. Sie achten auf Nachrichten mit den Wörtern Zahlung und Rechnung und warten, bis ein echtes Dokument versendet wird. Dann ändern sie eine einzige Zeichenfolge, die IBAN im Anhang, lassen Rechnungsnummer, Betrag und Briefkopf unangetastet und leiten die Nachricht weiter. Im Postfach des Kunden landet eine Rechnung, die in allem korrekt ist außer in dem Konto, auf das überwiesen wird.

Im deutschsprachigen Raum läuft dieselbe Tat unter Rechnungsbetrug, Zahlungsumleitung oder Lieferantenbetrug, im angelsächsischen Sprachgebrauch unter payment diversion fraud. Strafrechtlich geht es um Betrug nach § 263 StGB, je nach Tatbeitrag ergänzt um Computerbetrug nach § 263a StGB. Wichtiger als das Etikett ist die Familie, zu der die Tat gehört: Business E-Mail Compromise, also die Kompromittierung geschäftlicher E-Mail-Konten, um an die Informationen zu kommen, die den Ablauf tragen. Das Internet Crime Complaint Center des FBI verzeichnete 2025 24.768 Anzeigen wegen Business E-Mail Compromise und 3,05 Milliarden US-Dollar Schaden, im Schnitt rund 123.000 US-Dollar je Meldung.

Das Abfangen der Korrespondenz zwischen Lieferant und Kunde

Der Zugang zur Konversation entsteht auf drei Wegen. Der erste ist die direkte Übernahme des Postfachs mit Zugangsdaten aus einer Phishing-Kampagne. Der zweite ist eine täuschend ähnliche Domain, registriert mit einem einzigen abweichenden Zeichen, über die der Austausch unauffällig in einen Verlauf verschoben wird, der wie die Fortsetzung des echten aussieht. Der dritte und am schwersten erkennbare ist der Einstieg in den bestehenden Verlauf: Die Angreifer, längst in einem der beiden Postfächer, antworten auf eine echte Nachricht, mit zitierter Historie darunter, der richtigen Signatur und den richtigen Bestellnummern. Inhaltlich wirkt nichts auffällig. Nur die IBAN ist eine andere.

Der Ausgangspunkt liegt in der sozialen Manipulation, nicht am Netzwerkperimeter. Die ENISA ordnet rund 60 Prozent der zwischen Juli 2024 und Juni 2025 ausgewerteten Vorfälle dem Phishing zu und berichtet, dass Anfang 2025 mehr als 80 Prozent der weltweit beobachteten Social-Engineering-Aktivität auf KI-gestützte Kampagnen entfiel (ENISA Threat Landscape 2025). Der alte Rat, auf holprige Formulierungen zu achten, trägt nicht mehr.

Der Anhang selbst wird nicht neu gebaut, er wird retuschiert. Die Kontodaten werden an Ort und Stelle ersetzt, in derselben Schrift und an derselben Position, oder mit einem weißen Kasten überdeckt, der die neue IBAN trägt. Das Begleitschreiben bleibt plausibel: ein Bankwechsel, ein neues Konto der Konzerntreasury, das gewohnte Konto für einige Tage gesperrt. In einem nicht signierten PDF, und genau das ist die Rechnungskopie im Anhang fast immer, sagt nichts im Inneren der Datei, welche der beiden Fassungen der Lieferant tatsächlich ausgestellt hat.

Warum die Abweichung erst bei der Mahnung auffällt

Die Zahlung geht regulär hinaus. Sie ist freigegeben, sie trägt die zweite Unterschrift, und im Hauptbuch steht die Rechnung als ausgeglichen. Der Lieferant erhält nichts, bemerkt es aber bei Zahlungszielen von 60 oder 90 Tagen und ohne tägliche Abstimmung wochenlang nicht. Die Mahnung kommt nach Fälligkeit, der Kunde antwortet, er habe vor Wochen gezahlt, der Lieferant antwortet, es sei nie etwas angekommen. Erst dann legt jemand die beiden Anhänge nebeneinander.

Zu diesem Zeitpunkt ist das Zeitfenster, auf das es ankommt, geschlossen. Ein SEPA-Recall kann nur von der Bank des Auftraggebers ausgelöst werden, und wenn der Grund ein betrügerischer Ursprung ist, lässt das SEPA Credit Transfer Rulebook bis zu 13 Monate ab dem Ausführungsdatum zu, wobei die Bank des Begünstigten binnen 15 Bankarbeitstagen antworten muss (European Payments Council, SCT Rulebook 2025). Auf dem Papier großzügig. In der Praxis gelingt ein Rückruf nur, solange die Mittel noch auf dem Konto des Begünstigten liegen, und dort werden sie meist binnen Stunden auf mehrere Konten verteilt. Das FBI meldet für 2025 eine Erfolgsquote von 58 Prozent beim Einfrieren von Mitteln über seine Financial Fraud Kill Chain, bezogen auf sofort eskalierte Fälle (FBI, Internet Crime Report 2025). Nach sechs Wochen bleibt der Streit mit dem Lieferanten.

Warum nicht die Sicherheit, sondern der Beweis entscheidet

Wenn die Lücke auffällt, hängt der Ausgang an einer dokumentarischen Frage: Welche Fassung der Rechnung hat das Unternehmen erreicht, und wann. Beide Seiten können das in aller Regel nicht so beantworten, dass eine dritte Stelle es nachprüfen kann. Technische Abwehrmaßnahmen tragen an dieser Stelle wenig bei, denn das kompromittierte Postfach kann durchaus das des Lieferanten gewesen sein, die Zahlung war ordnungsgemäß freigegeben, und die Bank hat die Kundenkennung ausgeführt, die ihr genannt wurde. Die Manipulation des Zahlers, die Kategorie, zu der der IBAN-Austausch gehört, stieg dem gemeinsamen Bericht von EBA und EZB zufolge zwischen 2023 und 2024 von 65 auf 74 Prozent des Werts betrügerischer Überweisungen in Europa. Das sind Transaktionen, die der Kunde autorisiert hat, keine Einbrüche in Banksysteme. Die Verteidigung des Unternehmens verlagert sich damit auf ein Feld, auf das sich niemand vorbereitet hat: zu zeigen, was die Person, die die Zahlung freigegeben hat, tatsächlich vor Augen hatte.

Eine Annahme in Finanzabteilungen steht dabei mehr im Weg als jede andere. Die Integrität einer archivierten Rechnung nachzuweisen sichert, dass das im Archiv abgelegte Dokument über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert und lesbar bleibt, wie es § 147 der Abgabenordnung und die GoBD verlangen. Das ist ein Nachweis am Ende der Kette, auf der Rechnung, die in den Buchungslauf eingegangen ist. Die Rechnung, die durch die Buchhaltung gelaufen ist, ist ein Objekt; das PDF im Anhang der E-Mail ist ein anderes. Rechnungsbetrug findet im zweiten statt, wo es keine Archivierung, keinen Zeitstempel und keinen Nachweis des Eingangs gibt.

Kopien aus dem Postfach sind leicht angreifbar

Eine Datei aus dem eigenen Postfach beweist ihre eigene Geschichte nicht. In der typischen Auseinandersetzung erklärt der Lieferant, er habe die Rechnung mit der Bankverbindung versandt, die er immer verwendet, und der Kunde legt eine Nachricht vor, offenbar im selben Verlauf, die eine andere enthält. Beide Seiten halten ein PDF, und keine kann allein aus der Datei belegen, welches zugestellt wurde. Eine Nachricht lässt sich nach dem Eingang bearbeiten, technische Kopfzeilen lassen sich nachbilden, und das Postfach kann von denen aufgeräumt worden sein, die darin waren, lange bevor überhaupt jemand misstrauisch wurde. Sobald die Gegenseite die Urheberschaft bestreitet, sinkt die Kopie aus dem Ordner auf die Ebene eines Indizes, und die Rekonstruktion muss aus einer technischen Untersuchung kommen, die Zeit und Geld kostet. Welche Anforderungen erfüllt sein müssen, damit digitale Beweise vor Gericht zulässig sind, ist gesondert dargestellt.

Bank, Versicherer und Lieferant brauchen jeweils eine andere Rekonstruktion

Vier unvereinbare Darstellungen desselben E-Mail-Verkehrs landen in derselben Akte. Das ist keine Böswilligkeit. Jede Partei verteidigt ihre Position mit dem Material, das sie hat, und die Frage, ob der Schuldner seine Verpflichtung durch die Zahlung an einen scheinbaren Gläubiger erfüllt hat, taucht jedes Mal wieder auf, wenn der Lieferant ein zweites Mal bezahlt werden möchte. Die einzige Partei, die den Kontext des Empfangs beweisen muss, ist das zahlende Unternehmen, und sie ist zugleich die einzige, die üblicherweise nichts vorzuweisen hat.

Partei Position, die sie vertritt Beweismittel, auf das sie sich stützt
Bank des Auftraggebers Die Überweisung war vom Kunden autorisiert und die Kundenkennung wurde weisungsgemäß ausgeführt Autorisierter Zahlungsauftrag, Ergebnis der Überprüfung des Zahlungsempfängers, Zugriffsprotokolle des Bankportals
Versicherer Der Fall fällt unter einen Ausschluss, oder die erklärten Kontrollverfahren wurden nicht eingehalten Verfahren bei Änderung der Bankverbindung, Rückbestätigung über einen unabhängigen Kanal, Rechtzeitigkeit der Meldung
Lieferant Er hat diese Mitteilung nie versandt und die Forderung besteht weiter Ausgestellte und archivierte Rechnung, eigene Korrespondenz, digitale Signatur auf dem ausgestellten Dokument
Zahlendes Unternehmen Es hat gutgläubig auf eine Mitteilung gezahlt, die vom Lieferanten kam Empfangene E-Mail mit ihren Kopfzeilen, Anhang mit der Bankverbindung, aufgerufene Portalseite

Welchen Beweiswert E-Mails und Rechnungen tatsächlich haben

Eine nicht signierte E-Mail und eine nicht signierte PDF-Rechnung sind für sich genommen schwache Dokumente. Sie lassen sich in ein Verfahren einführen, im deutschen Zivilprozess als Gegenstand des Augenscheins nach § 371 ZPO, und das Gericht würdigt sie nach § 286 ZPO frei, also im Verhältnis dazu, wie sicher, unverändert und unveränderbar sie sich zeigen lassen. Die gesetzliche Vermutung der Echtheit, die § 371a ZPO vorsieht, greift nur bei einem elektronischen Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, und die Rechnungskopie im Anhang trägt sie nicht. Das Bestreiten kostet die Gegenseite nichts.

An einer Stelle verschiebt die eIDAS-Verordnung dieses Gleichgewicht. Nach Artikel 41 Absatz 2 der Verordnung (EU) 910/2014 gilt für einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel die Vermutung der Richtigkeit des Datums und der Uhrzeit sowie der Unversehrtheit der damit verbundenen Daten, und Artikel 41 Absatz 3 verpflichtet jeden Mitgliedstaat, ihn anzuerkennen (EUR-Lex, Verordnung (EU) 910/2014). Die Aufsicht über qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter in Deutschland regelt das Vertrauensdienstegesetz. Auf eine bestrittene Rechnung angewandt, macht diese Vermutung den ganzen Unterschied: Wer E-Mail und Anhang beim Eingang mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen hat, muss nicht beweisen, dass an der Datei nichts verändert wurde; die Gegenseite muss die Vermutung überwinden, dass nichts verändert wurde. Wie sich das auf den Rechtswert einer E-Mail vor Gericht auswirkt, ist gesondert beschrieben. Für eine Treasury-Abteilung ist die Folge kurz: Der Ausdruck der Nachricht entscheidet nichts, denn der Lieferant muss nur sagen, er habe sie nie versandt.

Was es braucht, um zu belegen, welche Fassung des Dokuments das Original ist

Der Nachweis, welche Fassung einer Rechnung das Original ist, ruht auf vier Elementen, und alle vier müssen vorhanden sein, bevor der Streit beginnt. Das erste ist die Integrität: ein kryptografischer Hashwert über die Datei, der jede spätere Änderung sichtbar macht. Das zweite ist ein belastbares Datum, denn ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel bindet diesen Inhalt an einen Moment, der gegenüber Dritten trägt, was die Uhr im E-Mail-Programm nicht tut. Das dritte ist die Herkunft, ablesbar an den technischen Kopfzeilen, die den tatsächlich zurückgelegten Weg der Nachricht beschreiben und nicht den Anzeigenamen des Absenders. Das vierte ist der Kontext: was im Moment des Eingangs zu sehen war, das Lieferantenportal eingeschlossen. Es sind dieselben Eigenschaften, die ISO/IEC 27037:2012 für Identifizierung, Sammlung, Erfassung und Sicherung digitaler Beweise beschreibt. Keines der vier lässt sich nachträglich herstellen. Eine Untersuchung, die Monate später beauftragt wird, arbeitet mit dem, was in einem Postfach übrig geblieben ist, das inzwischen bereinigt, wiederhergestellt oder migriert wurde.

Ein Punkt wird fast nie ausgesprochen. Eine digitale Signatur, die der Lieferant auf die von ihm ausgestellte Rechnung setzt, schützt das ausgehende Dokument und weist aus, von wem es stammt. Über die Frage, welche E-Mail der Kunde empfangen hat und welcher Anhang bei der Freigabe der Zahlung auf dem Bildschirm lag, sagt sie nichts. Das signierte und das bezahlte Dokument können zwei verschiedene Dateien sein. Beim IBAN-Austausch sind sie es fast immer. Worin der Unterschied zwischen elektronischem Siegel und digitaler Signatur besteht, ist an anderer Stelle beschrieben.

Quelle Integrität Gegenüber Dritten belastbares Datum Herkunft Kontext des Eingangs
Im Postfach gespeicherte Kopie Nein Nein Bestreitbar Nein
Nach dem Vorfall an den Lieferanten gesandte Nachricht Ja, für die versandte Nachricht Ja, für den Versand Ja, für den Absender Nein
GoBD-konforme Archivierung der Rechnung Ja, ab der Ablage Ja, für das archivierte Dokument Nein Nein
Digitale Signatur des Lieferanten auf der ausgestellten Rechnung Ja, für die signierte Datei Nur mit zugehörigem Zeitstempel Ja, für den Aussteller Nein
Zertifizierung von E-Mail und Anhang beim Eingang Ja Ja Ja, mit erfassten Kopfzeilen Ja

Unternehmen nutzen TrueScreen, um die Kommunikation, die die Zahlung ausgelöst hat, mit Beweiswert zu erfassen, damit später eine Fassung vorliegt, die vorgelegt und nicht im Nachhinein rekonstruiert werden muss.

Was es bedeutet, E-Mail und Rechnung einer Zahlung an der Quelle zu zertifizieren

TrueScreen, die Data Authenticity Platform, zertifiziert die empfangene E-Mail und ihren Anhang in dem Moment, in dem sie eingehen, und bindet einen kryptografischen Hashwert an einen qualifizierten Zeitstempel, angewandt auf genau die Fassung, die das Unternehmen erhalten hat. An der Quelle zu zertifizieren heißt, das Dokument beim Eintritt festzuhalten, statt es zu rekonstruieren, wenn der Streit bereits offen ist. Gegenstand der Zertifizierung ist nicht nur das PDF: Es sind die E-Mail mit ihren technischen Kopfzeilen, der Anhang mit der Bankverbindung und, wenn die Rechnung aus einem Lieferantenportal geladen wird, die Seite so, wie sie an diesem Tag ausgesehen hat. Der qualifizierte Zeitstempel und das elektronische Siegel stammen von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der über eine Schnittstelle in die Plattform eingebunden ist. TrueScreen stellt selbst keine qualifizierten Zertifikate aus, sondern lässt Inhalte, die mit forensischer Methodik erfasst wurden, mit dem Siegel eines dritten Anbieters versehen. Datum, Uhrzeit und Unversehrtheit der empfangenen Fassung sind damit keine Behauptung des Unternehmens mehr, sondern etwas, das eine sachverständige Person überprüfen kann.

Das erste Objekt, das festgehalten wird, ist die Nachricht selbst. Ein qualifizierter Zeitstempel und ein qualifiziertes elektronisches Siegel auf E-Mail und Anhang machen das Datum des Eingangs gegenüber Dritten belastbar. Neben dem Inhalt wird der Weg dokumentiert, also die Beweiskette einer eingehenden Nachricht, denn eine sachverständige Person fragt nicht nur, was in der Nachricht stand, sondern auch, woher sie kam. Wo Rechnungen aus einem Lieferantenportal geladen und nicht per E-Mail versandt werden, zählt das dritte Objekt ebenso: die Seite so zu erfassen, wie sie angezeigt wurde, denn Portale ändern sich, und der Bildschirm lässt sich später nicht mehr herstellen.

In der Praxis sieht das so aus. Die Leitung der Kreditorenbuchhaltung erhält von einem langjährigen Lieferanten eine Änderung der Bankverbindung. Bevor sie die Änderung an die Stammdaten im ERP-System weitergibt, zertifiziert sie die E-Mail mit ihren Kopfzeilen und den PDF-Anhang. Der Rückruf, geführt unter der Nummer aus dem unterschriebenen Vertrag und nicht unter der aus der Nachricht, ergibt, dass der Lieferant nichts versandt hat. Die Zertifizierung liegt bereits vor und wird zur technischen Anlage der Strafanzeige und der Meldung an den Versicherer, mit einem Datum, das der Entdeckung des Betrugs vorausgeht. Dasselbe Prinzip trägt die E-Mail-Zertifizierung mit Rechtswert über den gesamten Posteingang.

TrueScreen E-Mail-Zertifizierung

Funktion

E-Mail-Zertifizierung mit Rechtswert

Mit TrueScreen halten Sie E-Mails, technische Kopfzeilen und Anhänge im Moment des Eingangs fest, mit kryptografischem Hashwert und qualifiziertem Zeitstempel.

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Der ausländische Lieferant und die dringende Anfrage in der Betriebsferienzeit

Zwei wiederkehrende Situationen zeigen, wo die Kontrolle bricht. In der ersten teilt ein ausländischer Lieferant mit, er sei zu einer neuen Bank und einer IBAN in einem anderen Land gewechselt. Seit dem 9. Oktober 2025 muss jeder Zahlungsdienstleister im Euroraum die Überprüfung des Zahlungsempfängers unentgeltlich anbieten und den vom Zahler angegebenen Namen vor der Freigabe mit dem Inhaber der Ziel-IBAN abgleichen (Europäische Kommission, Verordnung (EU) 2024/886). Die Prüfung fängt die groben Fälle ab. Läuft das Konto unter einer Bezeichnung, die der des Lieferanten ähnelt, meldet sie eine teilweise Übereinstimmung und gibt die Entscheidung an einen Menschen zurück. Von diesem Moment an existiert ein dokumentierter Zeitpunkt, an dem das Unternehmen gewarnt wurde und sich entschieden hat. Stimmte der Name nicht überein und ging die Zahlung dennoch hinaus, steht das Unternehmen schlechter da, es sei denn, es kann zeigen, auf welche Mitteilung es sich gestützt hat.

In der zweiten kommt die Anfrage Mitte August. Die Leitung der Finanzabteilung ist im Urlaub, der Vorgang liegt bei einer Vertretung, die Nachricht hat den richtigen Ton und nennt eine echte Bestellung. Die Varianten CEO-Fraud und CFO-Fraud fügen einen bestätigenden Anruf hinzu, und dieser Anruf kann heute mit der geklonten Stimme einer Führungskraft geführt werden. Europol vermerkt in der IOCTA 2026 einen gesteigerten Realismus bei Business E-Mail Compromise und CEO-Fraud durch generative KI (Europol, IOCTA 2026), und das FBI erfasste 2025 mehr als 30 Millionen US-Dollar BEC-Schaden mit KI-Beteiligung. Mitarbeitenden zu sagen, sie sollten auf holpriges Deutsch achten, ist keine Kontrolle mehr.

Eine Kontrolle für wiederkehrende Finanzkommunikation aufsetzen

Eine belastbare Kontrolle besteht darin, die wenigen Vorgänge, die im Streitfall die Akte bilden, überprüfbar festzuhalten. Keine Vorschrift verpflichtet ein Unternehmen derzeit, eine IBAN-Prüfung auf jeder Rechnung zu dokumentieren, aber das gegenüber dem Versicherer erklärte Verfahren und die Rekonstruktion, die die Bank verlangen wird, setzen beide voraus, dass von dieser Prüfung eine Spur existiert.

Punkt im Beschaffungs- und Zahlungsprozess Was festgehalten wird Warum es später zählt
Anforderung zur Änderung der Bankverbindung Empfangene E-Mail mit Kopfzeilen und Anhang Es ist das Dokument, auf dem die Zahlungsentscheidung ruht
Rückbestätigung über einen unabhängigen Kanal Datiertes Ergebnis, abgelegt zum Lieferantenstamm Belegt, dass das erklärte Verfahren eingehalten wurde
Aus einem Lieferantenportal geladene Rechnung Erfassung der Seite so, wie sie angezeigt wurde Portale ändern sich und der Bildschirm lässt sich nicht wiederherstellen
Erste Zahlung auf eine neue IBAN Zahlungsauftrag und Ergebnis der Überprüfung des Zahlungsempfängers Dokumentiert die Entscheidung nach der Warnung

Eine solche Kontrolle entsteht, indem wiederkehrende Finanzkommunikation mit TrueScreen bei ihrem Eingang zertifiziert wird und nicht erst, wenn der Verdacht schon im Raum steht. In den Mengen eines Industriekonzerns trägt die Auswahl einzelner Nachrichten von Hand nicht, weshalb die Zertifizierung der eingehenden Post auf den Postfächern der Kreditorenbuchhaltung und der Treasury-Abteilung automatisiert gehört. Die Kosten dafür sind bekannt und wiederkehrend. Die Kosten des Verzichts zeigen sich ein einziges Mal, und sie entsprechen dem Rechnungsbetrag.

FAQ: Rechnungsbetrug, IBAN-Austausch und der Nachweis der Original-E-Mail

Wie funktioniert Rechnungsbetrug mit ausgetauschter IBAN?
Die Angreifer verschaffen sich Zugang zum Postfach eines der beiden Unternehmen, meist zu dem des Lieferanten, und beobachten die Korrespondenz über Wochen. Sie suchen nach Nachrichten mit den Wörtern Zahlung und Rechnung, warten den Versand eines echten Dokuments ab und ersetzen die IBAN im PDF-Anhang, während Rechnungsnummer, Betrag und Briefkopf unangetastet bleiben. Die Nachricht wird dann an den Kunden weitergeleitet, häufig innerhalb des bestehenden Verlaufs. Europol ordnet dieses Vorgehen ein als Ausnutzung echter Rechnungen, deren legitime Bankverbindung verändert wurde. Die Überweisung geht regulär hinaus, weil am Dokument nichts auffällig wirkt.
Wer haftet, wenn die IBAN auf einer Rechnung verändert wurde?
Eine automatische Regel gibt es nicht. Es hängt davon ab, wessen Postfach kompromittiert war, welche Prüfungen vor der Zahlung liefen und wie der Sachverhalt dokumentiert wurde. Wirtschaftlich ist das Bild eindeutiger: Rund 85 Prozent der Verluste aus betrügerischen Überweisungen blieben 2024 beim Zahlungsdienstnutzer, also beim Unternehmen, so der Bericht von EBA und EZB. Die Bank hat die genannte Kundenkennung ausgeführt, der Lieferant hält daran fest, diese Mitteilung nie versandt zu haben, und verlangt eine zweite Zahlung. Wer seine Darstellung nicht belegen kann, trägt den Schaden.
Wie weisen Sie nach, welche Fassung der Rechnung das Original ist?
Es braucht vier Elemente, und sie müssen vor dem Streit vorhanden sein: die Integrität der Datei, überprüfbar über einen kryptografischen Hashwert; ein Datum, das gegenüber Dritten trägt und das nur ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel liefert; die Herkunft der Nachricht aus ihren technischen Kopfzeilen; und der Kontext des Eingangs, also was an diesem Tag zu sehen war. Die praktische Antwort besteht darin, E-Mail und Rechnung im Moment des Eingangs zu zertifizieren, wie es TrueScreen ermöglicht. Eine Monate später beauftragte Untersuchung arbeitet mit bereits verblassten Spuren und liefert ein schwächeres Ergebnis.
Reicht eine GoBD-konforme Archivierung, um den Betrug zu beweisen?
Nein. Die Archivierung belegt, dass das im Archiv abgelegte Dokument seit der Ablage unverändert geblieben ist, wie es § 147 der Abgabenordnung und die GoBD über die Aufbewahrungsfrist verlangen. Das ist eine Garantie über die Rechnung, die in den Buchungslauf eingegangen ist, nicht über die Mitteilung, die die Zahlung ausgelöst hat. Sie sagt nicht, welche Datei als Anhang der E-Mail ankam, welche IBAN diese Datei beim Eingang enthielt, von welcher Adresse die Nachricht tatsächlich versandt wurde oder was das Lieferantenportal an diesem Tag anzeigte. Rechnungsbetrug spielt sich in dem Raum ab, den die Archivierung nicht abdeckt.
Welchen Beweiswert hat eine E-Mail, wenn der Lieferant den Versand bestreitet?
Für sich genommen einen sehr geringen. Eine nicht signierte Nachricht unterliegt der freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO, also der Würdigung im Verhältnis dazu, wie sicher, unverändert und unveränderbar sie sich zeigen lässt, und das Bestreiten kostet die Gegenseite nichts. Das Gleichgewicht ändert sich mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel: Nach Artikel 41 Absatz 2 der eIDAS-Verordnung gilt für ihn die Vermutung der Richtigkeit von Datum und Uhrzeit sowie der Unversehrtheit der damit verbundenen Daten. Das Thema ist im Beitrag zum Rechtswert einer E-Mail vor Gericht ausführlich behandelt.
Wann erstattet eine Bank eine Überweisung auf eine ausgetauschte IBAN?
Selten von sich aus. Wenn das Unternehmen die Zahlung autorisiert und die Bank die im Auftrag genannte Kundenkennung ausgeführt hat, ist der Vorgang formal ordnungsgemäß, und eine Erstattung ist nicht allein deshalb geschuldet, weil ein Betrug vorliegt. Der realistische Weg ist der SEPA-Recall, den nur die Bank des Auftraggebers auslösen kann: Bei betrügerischem Ursprung lässt das Rulebook bis zu 13 Monate ab Ausführung zu, doch die Rückholung gelingt nur, solange die Mittel noch auf dem Konto des Begünstigten liegen. Die Haftung im Einzelfall gehört in die Hände einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts.
Was ist unmittelbar nach der Zahlung einer Rechnung mit veränderter IBAN zu tun?
Wenden Sie sich sofort an Ihre Bank und verlangen Sie den Rückruf der Mittel: Das FBI meldet eine Erfolgsquote von 58 Prozent beim Einfrieren von Mitteln bei Fällen, die ohne Verzug eskaliert wurden. Bevor Sie das Postfach anfassen, zertifizieren Sie die empfangene E-Mail mit ihren technischen Kopfzeilen und den Anhang, denn auf diesen Elementen ruhen die Strafanzeige und die Meldung an den Versicherer. Erstatten Sie anschließend Anzeige bei der zuständigen Behörde und informieren Sie den Lieferanten, damit sich klären lässt, welches der beiden Postfächer kompromittiert war. Dasselbe Material trägt im Strafverfahren wie im Zivilverfahren.

Die E-Mail sichern, die die Zahlung auslöst

Sichern Sie eingehende Rechnungen, Änderungen der Bankverbindung und ihre Anhänge im Moment des Eingangs, mit kryptografischem Hashwert und qualifiziertem Zeitstempel, damit die Originalfassung vor jeder Auseinandersetzung existiert.

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