Administração de imóveis certificada: prova digital com valor jurídico

Administrar uma carteira de imóveis exige documentação confiável, rastreável e à prova de adulteração para vistorias, manutenção, verificações estruturais e gestão de locações.

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Administrar uma carteira de imóveis envolve um fluxo contínuo de atividades operacionais (vistorias, manutenção, verificações estruturais, gestão de locações) que exigem documentação confiável, rastreável e à prova de adulteração. Fotos, vídeos e relatórios coletados com ferramentas tradicionais não têm carimbo de tempo verificável, integridade do conteúdo nem cadeia de custódia, o que expõe administradoras e proprietários a contestações e atrasos.

A TrueScreen permite adquirir e certificar conteúdos multimídia e metadados operacionais diretamente em campo, gerando documentação e relatórios com valor jurídico, prontos para auditorias, disputas, conformidade regulatória e processos de decisão.

Setor

Imobiliário, administração de imóveis, facility management, administração de condomínios

Função de negócio

Administração de imóveis, Facility Management, Operações, Jurídico, Administrativo

Processo-chave

Vistoria, laudo de vistoria de entrada e saída, manutenção ordinária e extraordinária, avaliação de danos, auditoria de ativos

Conteúdo certificado

Fotos, vídeos, documentos, metadados de aquisição, geolocalização, carimbo de tempo

Resultado

Documentação e relatórios certificados com valor jurídico

Adoção

App / Web / API / SDK

Necessidades

  • Estado do imóvel sem prova com data verificada: disputas sobre danos e caução na forma da Lei do Inquilinato 8.245/1991
  • Laudos de vistoria sem integridade certificada, inadequados aos requisitos de conformidade do Regulamento eIDAS
  • Vistorias fragmentadas entre operadores e imóveis, coletadas por aplicativos de mensagem e pastas sem controle
  • Lentidão para encerrar chamados e acionar a manutenção pela falta de relatórios estruturados
  • Ausência de registro de auditoria sobre manutenções e transferências de custódia, o que aumenta o risco de litígio e de auditoria
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Solução

O operador realiza a vistoria seguindo um fluxo guiado que organiza a coleta de fotos, vídeos e documentos por área e por cômodo. A TrueScreen certifica cada conteúdo e seus metadados: posição GPS, carimbo de tempo e identidade do operador.

Cada elemento de prova recebe uma assinatura eletrônica em conformidade com o Regulamento eIDAS, com valor probatório e resistência à repudiação em processos judiciais. O sistema gera relatórios certificados que podem ser compartilhados com todas as partes envolvidas.

Todo o fluxo se integra aos sistemas de administração de imóveis e de gestão documental já existentes, automatizando o arquivamento e a recuperação dos dados certificados.

O que é certificado

Fotos de cômodos, estruturas, instalações e detalhes de conservação

Registro fotográfico certificado do estado do imóvel, com data verificada e geolocalização.

Vídeos panorâmicos e imagens em detalhe de danos e anomalias

Gravações de vídeo certificadas de vistorias, verificações estruturais e intervenções de manutenção.

Laudos de vistoria, inventários e anexos contratuais

Documentos digitalizados certificados com assinatura eletrônica e carimbo de tempo.

Relatórios de vistoria com resultados, listas de verificação e classificação das intervenções

Relatórios operacionais certificados com metadados GPS, carimbo de tempo e contexto da sessão.

Benefícios esperados

  • Menos disputas sobre danos e caução graças a provas certificadas e verificáveis
  • Conformidade com o Regulamento eIDAS, o GDPR e a norma ISO/IEC 27001 de proteção de dados
  • Encerramento de chamados e acionamento da manutenção mais rápidos, com relatórios certificados e estruturados
  • Vistorias padronizadas entre operadores, imóveis e prestadores de serviço externos
  • Rastreabilidade completa, com registro de auditoria para revisões internas e comunicação às seguradoras

Parceiros

Administradoras de imóveis, síndicos e administradoras de condomínios sujeitos à Lei 4.591/1964 e aos arts. 1.331 e seguintes do Código Civil, imobiliárias, empresas de facility management e de manutenção e integradores de sistemas especializados no setor imobiliário podem integrar a TrueScreen aos seus fluxos de trabalho para entregar aos clientes uma documentação verificável e com valor jurídico.

Integrações

A TrueScreen se integra a sistemas de administração de imóveis, plataformas de CRM e de atendimento ao cliente, DMS e arquivos documentais, sistemas de chamados e de facility management e plataformas de seguros por meio de API e SDK. Os relatórios certificados podem ser exportados em PDF, JSON e XML.

Casos de utilização relacionados

FAQ: administração de imóveis certificada com prova digital de valor jurídico

1) Como funciona a certificação da TrueScreen na administração de imóveis?
A TrueScreen permite adquirir fotos, vídeos e documentos durante as vistorias pelo aplicativo móvel. Cada conteúdo é certificado com metadados à prova de adulteração (data, hora, posição GPS e hash criptográfico) e protegido por assinatura eletrônica, com valor probatório e resistência à repudiação.
2) A prova certificada serve em disputas sobre danos e caução?
Sim. A assinatura eletrônica em conformidade com o Regulamento eIDAS dá valor jurídico ao conteúdo certificado. A prova é admissível em juízo, nos termos do art. 369 do Código de Processo Civil, e pode ser usada em disputas sobre danos, caução e cobranças previstas na Lei do Inquilinato 8.245/1991.
3) A TrueScreen ajuda a cumprir as normas de proteção de dados e de gestão documental?
A TrueScreen apoia a conformidade com o Regulamento eIDAS para assinaturas eletrônicas e serviços de confiança, com o GDPR para proteção de dados e com a ISO/IEC 27001 para a gestão da segurança da informação, garantindo rastreabilidade certificada e integridade de toda a documentação. No Brasil, os mesmos registros sustentam as obrigações da LGPD, Lei 13.709/2018.
4) A TrueScreen se integra aos softwares de administração de imóveis já usados?
Sim. A TrueScreen se integra por API e SDK a sistemas de administração de imóveis, CRM, chamados e arquivos documentais. Os relatórios certificados podem ser exportados em PDF, JSON e XML, compatíveis com as principais plataformas do setor.
5) Como os dados são gerenciados quando há vários operadores e prestadores externos?
Todo o conteúdo certificado converge para um arquivo centralizado e estruturado, vinculado ao imóvel e ao chamado. Cada operador adquire as provas com o mesmo padrão de certificação, o que elimina fragmentação e ambiguidade.
6) Quanto tempo leva para certificar uma vistoria de imóvel com a TrueScreen?
A aquisição acontece em tempo real durante a vistoria, sem etapas adicionais. A certificação dos metadados e a assinatura eletrônica são automáticas, e os relatórios estruturados são gerados assim que a vistoria termina.

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