Prüfbericht und Abnahmeprotokoll: die Herkunft von Messdaten belegen

Ein Prüfbericht bescheinigt, dass ein Werkstoff die angegebenen Werte einhält. Ein Abnahmeprotokoll schließt eine Lieferung ab, setzt die Gewährleistungsfrist in Gang und gibt häufig die letzte Zahlungsrate frei. Beide entstehen im Labor oder in der Fertigung, und beide landen Monate später wieder auf einem Schreibtisch, sobald eine Zahl bestritten wird.

Die Messung selbst ist in aller Regel einwandfrei. Schwierig wird der Weg, den sie zurücklegt, bevor sie zum Dokument wird: Das Messgerät liefert einen Rohwert, die Bedienperson exportiert ihn, die Datei landet in einer Tabellenkalkulation, Fotos des Prüfstands bleiben auf einem privaten Mobiltelefon, und Wochen später fügt jemand alles zu einem unterzeichneten PDF zusammen. Bis dahin ist der Messwert über jeden Zweifel erhaben und seine Herkunft nicht mehr belegbar.

Wie weisen Sie also nach, dass Zahlen und Bilder in einem Prüfbericht von dem Gerät, der Probe und dem Zeitpunkt stammen, die sie angeben? Ein Prüfbericht übersteht ein Qualitätsaudit und einen Lieferstreit nur dann, wenn jeder einzelne Nachweis in dem Moment zertifiziert wird, in dem er entsteht. Die Herkunft von Messdaten entsteht während der Prüfung, sie lässt sich im Nachhinein nicht mehr herstellen.

Was ein Prüfbericht belegen muss

Ein Prüfbericht hält die Ergebnisse von Prüfungen fest, die an einem eindeutig identifizierten Gegenstand nach einem benannten Verfahren von benennbaren Personen durchgeführt wurden. Er muss einem Dritten erlauben, die Arbeit ohne Rückfrage beim Verfasser nachzuvollziehen. Drei Umfelder hängen daran: die industrielle Lieferung, das Prüflaboratorium und die Anlage oder das Bauwerk.

Prüfbericht, Abnahmeprotokoll und Abnahmebescheinigung

Drei Dokumente bezeugen drei verschiedene Tatsachen, und ihre Verwechslung wird in einem Lieferstreit teuer.

Unterschriften sind eine wiederkehrende Quelle von Missverständnissen. Eine elektronische Signatur bezeugt, wer ein Dokument unterzeichnet hat und dass es danach unverändert geblieben ist. Ein qualifizierter Zeitstempel nach der eIDAS-Verordnung 910/2014 bezeugt, dass ein Inhalt zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Form existierte, und wird in Deutschland durch das Vertrauensdienstegesetz flankiert. Das sind zwei verschiedene Garantien, die einander nicht ersetzen: Ein drei Wochen später unterzeichneter Bericht trägt das Datum der Unterschrift, nicht das der Messung.

Mindestinhalt eines belastbaren Prüfberichts

Ein Dokument übersteht die feindselige Lektüre dann, wenn es einer dritten Person erlaubt, die Arbeit auf dem Papier zu wiederholen. Der Mindestinhalt:

1. eindeutige Kennzeichnung der Probe, des Prüfmittels oder des gelieferten Gegenstands;
2. das angewandte Prüfverfahren, sein Revisionsstand und jede Abweichung davon;
3. das verwendete Messgerät mit Verweis auf sein Kalibrierzertifikat;
4. die Umgebungsbedingungen, soweit sie das Ergebnis beeinflussen;
5. das tatsächliche Datum und die tatsächliche Uhrzeit der Handlung;
6. wer die Prüfung durchgeführt und wer die Ergebnisse überprüft hat;
7. Ergebnisse, gegebenenfalls die Messunsicherheit und die zugrunde liegenden Rohdaten;
8. die Freigabe zur Ausstellung sowie die Unterschriften der bei einer Abnahmeprüfung anwesenden Parteien.

Ein Element fehlt fast immer, und genau dieses wird am häufigsten angegriffen: der Nachweis, dass Daten und Bilder zwischen der Ablesung und der Berichtserstellung unangetastet geblieben sind.

Wo Messdaten ihre Herkunft verlieren

Die Herkunft geht in den Zwischenschritten verloren, nicht im Moment der Messung. Jede Übergabe zwischen Messgerät, Bedienperson, Tabellenkalkulation und Enddokument durchtrennt die Verbindung zwischen einem Wert und seinem Ursprung, weil keiner dieser Schritte eine Spur hinterlässt, die eine außenstehende Person prüfen kann.

Die Übertragungskette vom Messgerät zum unterzeichneten Dokument

Ein typischer Zyklus umfasst vier Sprünge: Das Gerät erzeugt den Wert, die Bedienperson exportiert ihn, die Datei wird bereinigt und mit Fotos zusammengeführt, eine Fachkraft setzt den Bericht zusammen. Die Tabellenkalkulation ist das schwächste Glied, weil sie sich bearbeiten lässt, ohne festzuhalten, wer was geändert hat.

Fotos verdienen gesonderte Aufmerksamkeit. Eine Aufnahme vom privaten Mobiltelefon trägt Metadaten, die entscheidend aussehen, doch EXIF-Metadaten lassen sich mit frei verfügbaren Werkzeugen überschreiben, ohne dass die Änderung erkennbar bleibt.

Einwände im Streitfall, Feststellungen im Audit

Zwei Belastungen kommen aus entgegengesetzten Richtungen und treffen dasselbe Ziel. Im Streitfall greift die Gegenseite selten den gemessenen Wert an, sondern die Behauptung, dass er zu dieser Prüfung, dieser Probe und diesem Datum gehört. Im Audit entsteht die Feststellung dort, wo die begutachtende Person ein Ergebnis nicht durchgängig nachvollziehen kann.

Vor deutschen Gerichten entscheidet nach § 286 ZPO die freie Beweiswürdigung, und Fotos, Videos oder Dateien werden nach § 371 ZPO als Augenschein behandelt. Für elektronische Dokumente verbindet § 371a ZPO die qualifizierte elektronische Signatur mit dem Anschein der Echtheit. Praktisch heißt das: Der Beweiswert einer Aufnahme hängt daran, wie überzeugend sich Zeitpunkt und Unversehrtheit darlegen lassen.

Nichtkonformitäten in Begutachtungen nach ISO/IEC 17025 ballen sich um Rückverfolgbarkeit, Messunsicherheit, Eignung des Verfahrens und technische Überprüfung der Ergebnisse. Feststellungen entstehen, wenn ein Ergebnis nicht durchgängig zurückverfolgt werden kann, vom Auftrag über Verfahren und Prüfmittel bis zu Rohdaten, Überprüfung und Endbericht. Begutachtende zweifeln selten an der Kompetenz eines Laboratoriums, sondern daran, ob sich dessen Arbeit rekonstruieren lässt. Wer einen Prüfbericht unter Akkreditierung ausstellt, bleibt zudem an seinen Akkreditierungsumfang gebunden: Das Symbol der DAkkS darf nur für Tätigkeiten geführt werden, die dieser Umfang abdeckt.

Was ISO/IEC 17025 und regulierte Umgebungen verlangen

Die Norm und die Regeln für elektronische Aufzeichnungen verlangen mit unterschiedlichen Worten dasselbe: Eine Aufzeichnung ist so viel wert wie ihre Herkunft. ISO/IEC 17025 nennt es Rückverfolgbarkeit technischer Aufzeichnungen. Regulierte Umgebungen nennen es Datenintegrität und messen sie an den ALCOA+-Grundsätzen.

Technische Aufzeichnungen und metrologische Rückführbarkeit

Abschnitt 7.5.1 ist eindeutig. Technische Aufzeichnungen müssen das Datum und die Identität des für jede Tätigkeit und für die Datenprüfung verantwortlichen Personals enthalten, und ursprüngliche Beobachtungen und Berechnungen sind in dem Moment festzuhalten, in dem sie entstehen. Nicht am Ende der Schicht. Abschnitt 7.5.2 verlangt, dass eine berichtigte Aufzeichnung den Ursprungswert neben dem geänderten Wert bewahrt, samt Datum, Gegenstand der Änderung und verantwortlicher Person. Die Abschnitte 7.11.2 und 7.11.3 fordern ein vor der Nutzung validiertes und gegen Manipulation geschütztes Informationsmanagementsystem. Die metrologische Rückführbarkeit verbindet ein Ergebnis über eine dokumentierte, lückenlose Kette von Kalibrierungen mit einer Bezugsnormale.

Fällt ein Werk unter 21 CFR Part 11 oder den EU-GMP-Annex 11, verschärfen sich die Erwartungen. Aufzeichnungen müssen zuordenbar, lesbar, zeitnah, ursprünglich und richtig sein, darüber hinaus vollständig, widerspruchsfrei, dauerhaft und verfügbar. Wer so arbeitet, kennt den unangenehmen Teil: Ein in einen Qualifizierungsbericht eingefügtes Foto bleibt eine Waise, solange nichts es an einen Zeitpunkt bindet.

Wo Streit um FAT und SAT tatsächlich beginnt

Der Streit beginnt in der Lücke zwischen dem Factory Acceptance Test und dem Site Acceptance Test. Ein FAT ist eine strukturierte, beiwohnend durchgeführte Prüfung beim Lieferanten, die vor dem Versand die Übereinstimmung mit dem freigegebenen Entwurf bestätigt. Ein SAT wiederholt die Prüfung nach der Installation, mit den realen Medien und dem realen Produkt.

Über das Protokoll selbst streitet niemand: Jedes Ergebnis wird mit Zeitstempel, Methodik, Daten und Pass- oder Fail-Bewertung festgehalten und von den Beteiligten gegengezeichnet. Die Abfolge lohnt es, beim Namen zu nennen: FAT, Freigabe zum Versand, Vorversandkontrolle, Lieferung, Installation, Inbetriebnahme, SAT, Abnahmebescheinigung, Beginn der Gewährleistung.

Das klassische Argument lautet, die Gegenzeichnung des FAT gelte bereits als endgültige Abnahme, und es fällt meist dann, wenn die Anlage im SAT an einer Schnittstelle scheitert. Eine Einordnung dazu, was jede der beiden Prüfungen vor der Zahlungsfreigabe tatsächlich beweist, sagt es deutlich: Ein FAT beweist, dass die Anlage unter den Bedingungen des Lieferanten funktioniert hat.

Rechtlich hängt daran mehr als eine Formalie. Die Abnahme nach § 640 BGB ist der Zeitpunkt, ab dem die Verjährung der Mängelansprüche nach § 634a BGB läuft und die Beweislast auf den Besteller übergeht; beim Handelskauf tritt die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB hinzu. Die Klärung führt zurück zu dem, was in der jeweiligen Sitzung beobachtet wurde: Bildschirmaufnahmen der Bedientafel, Aufzeichnungen von Zyklen und exportierte Werte, die niemand datieren kann.

Was bedeutet die Zertifizierung von Prüfnachweisen an der Quelle?

TrueScreen, die Data Authenticity Platform, erfasst Fotos, Videos und Gerätebildschirme nach forensischer Methodik und fixiert Datum und Unversehrtheit im Moment der Erfassung. Der Unterschied zur gängigen Praxis liegt im Zeitpunkt. Eine nachgelagerte Unterschrift belegt, wer wann unterzeichnet hat; sie sagt nichts darüber aus, ob der dort niedergeschriebene Wert derjenige ist, den das Messgerät während der Prüfung angezeigt hat. Auf die erfassten Inhalte wendet die Plattform einen qualifizierten Zeitstempel und ein elektronisches Siegel an, die von qualifizierten, über API eingebundenen QTSP-Drittanbietern stammen, und erzeugt eine Datei mit einer Beweiskette, die Dritte überprüfen können. TrueScreen ist weder ein QTSP noch eine Zertifizierungsstelle: Die Plattform integriert das Siegel qualifizierter Anbieter und stellt sicher, dass es an der Quelle angewendet wird, dort, wo abgelesen wird, und nicht dort, wo der Bericht verfasst wird.

Was versiegelt wird und wie

Der Umfang reicht von Fotos und Videos der Prüfung über Screenshots von Leitsystemen bis zu technischen Dokumenten, Inspektionsberichten, Testergebnissen sowie Produkt- und Loskennungen. Jedes Element erhält bei der Erfassung einen Hashwert, Datum, Uhrzeit und Ortsangabe, im Einklang mit der eIDAS-Verordnung und mit ISO/IEC 27037 zu Identifizierung, Sammlung, Erfassung und Erhaltung digitaler Beweismittel.

Während der Abnahmeprüfung einer Verpackungslinie zertifiziert die Bedienperson ein Foto der Durchflussmesseranzeige, hält den Ablauf im Video fest und erfasst den Bildschirm der Steuerungssoftware. Der drei Tage später unterzeichnete Bericht verweist über Kennungen auf diese Erfassungen, sodass ein bestrittener Punkt Element für Element geprüft und nicht auf Treu und Glauben hingenommen wird.

Einbindung in bestehende Prüfprozesse

Die Einführung verlangt keine Neuschreibung der Prüfanweisungen. Wer heute eine Anzeige fotografiert, fotografiert sie über die App; ein Laboratorium, das Gerätedaten exportiert, übergibt sie zur Zertifizierung über die API, die bereits an das Qualitätsmanagementsystem, das ERP oder das PLM angebunden ist. Was sich ändert, ist der Zeitpunkt der Zertifizierung.