Cadastro de clientes certificado: verificação de documentos com valor jurídico

Documentos de identidade, contratos e verificações de novos clientes certificados com assinatura digital, carimbo de tempo e metadados à prova de adulteração.

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O cadastro de um novo cliente exige documentos de identidade, verificações cadastrais e societárias, contratos e avisos obrigatórios. Em muitas organizações, o processo se apóia em cópias em papel e arquivos dispersos, sem data certa nem garantias de integridade.

A Lei 9.613/1998 e as orientações do COAF impõem obrigações de devida diligência e de guarda das provas, mas os fluxos tradicionais não produzem material com valor probatório próprio.

A TrueScreen certifica cada documento durante o cadastro: assinatura digital, carimbo de tempo qualificado e metadados forenses aplicados automaticamente. O dossiê do cliente fica em conformidade, verificável de forma independente e protegido contra contestações.

Setor

Multissetorial (serviços financeiros, seguros, imobiliário, concessionárias de serviços públicos, serviços profissionais, telecomunicações)

Função de negócio

Conformidade, operações, comercial, back office, jurídico

Processo-chave

Captação de novos clientes, devida diligência, coleta e validação de documentos, assinatura de contratos

Conteúdo certificado

Documentos de identidade, certidões empresariais, contratos assinados, avisos de privacidade, autodeclarações, fotos e vídeos de verificação

Resultado

Documentação e relatórios certificados com valor jurídico

Modo de adoção

App / Web / API / SDK

Necessidades

  • Documentos de identidade sem data certa, geolocalização ou garantias de integridade
  • Obrigações de conhecimento do cliente e de prevenção à lavagem de dinheiro, com guarda mínima de cinco anos dos registros
  • Coleta de documentos espalhada por vários canais, com duplicações e atrasos na ativação
  • Contratos assinados por métodos não verificáveis, sobre documentos editáveis
  • Dossiês incompletos e sem estrutura dificultam auditorias e fiscalizações de conformidade
processo

Solução

A TrueScreen se integra ao processo de cadastro como uma camada nativa de certificação. O operador, o agente ou o próprio cliente captura documentos de identidade, certidões empresariais, contratos e todo o conteúdo exigido pelo aplicativo móvel ou pelo portal web. No momento da captura, cada documento é protegido por assinatura digital e carimbo de tempo qualificado em conformidade com o Regulamento eIDAS, com metadados que atestam data, hora, local e dispositivo.

Os contratos são assinados com assinatura digital autenticada, nos níveis previstos pela Lei 14.063/2020. O dossiê do cliente fica estruturado, à prova de adulteração e pronto para o arquivamento regulatório: os prazos de ativação diminuem e o cumprimento das obrigações de devida diligência passa a ser documentável.

O que é certificado

Documentos de identidade

RG, passaporte, carteira de habilitação, CPF e dados cadastrais certificados com metadados forenses.

Documentação societária

Certidões da junta comercial, contratos, procurações, cartas de contratação e documentação de apoio assinadas digitalmente.

Avisos e consentimentos

Avisos de privacidade e termos de consentimento exigidos pela LGPD, autodeclarações e manifestações assinadas com assinatura digital autenticada.

Verificações e vistorias

Fotos, vídeos e documentação de verificação de instalações, bens e ambientes operacionais, certificados com data certa e geolocalização.

Benefícios esperados

  • Dossiê do cliente com valor probatório e metadados forenses verificáveis
  • Prazo de cadastro reduzido de dias para horas em uma única sessão digital
  • Conformidade documentável com a Lei 9.613/1998, as orientações do COAF, o eIDAS e o GDPR
  • Sem risco de documentos adulterados, graças ao selo criptográfico
  • Custos operacionais menores: fim da impressão, da digitalização e do arquivamento físico

Parceiros

Bancos e instituições financeiras, seguradoras, correspondentes de crédito, redes de agentes e de assessores de investimento, escritórios profissionais (contadores, consultores trabalhistas, advogados), imobiliárias e administradoras de condomínios, concessionárias de serviços públicos e operadoras de telecomunicações, empresas de serviços terceirizados.

Integrações

Sistemas de CRM e de gestão de clientes, plataformas de cadastro digital, sistemas de gestão documental e de arquivamento regulatório, softwares de prevenção à lavagem de dinheiro e de conformidade, portais de clientes e áreas restritas, sistemas ERP e de back office, plataformas de assinatura eletrônica, arquivos digitais centralizados.

Casos de utilização relacionados

FAQ: cadastro de clientes certificado e verificação de documentos

1) Quais documentos podem ser certificados durante o cadastro?
Documentos de identidade, certidões empresariais, contratos, avisos de privacidade, autodeclarações, fotos e vídeos de verificação. Todo conteúdo capturado pela TrueScreen recebe assinatura digital, carimbo de tempo qualificado e metadados forenses.
2) A certificação da TrueScreen atende às obrigações de prevenção à lavagem de dinheiro?
A certificação apoia o cumprimento da Lei 9.613/1998, das orientações do COAF e das circulares do Banco Central sobre conhecimento do cliente. O dossiê certificado registra quem coletou cada documento, quando, onde e por qual meio.
3) Como a identidade do cliente é verificada na assinatura do contrato?
O cliente assina com assinatura digital autenticada por OTP enviado via SMS ou por verificação biométrica em vídeo. A identidade de quem assina é verificada e o documento fica à prova de adulteração no momento da assinatura.
4) O cadastro certificado pode ser feito a distância?
Todo o processo pode ser concluído em qualquer dispositivo, pelo aplicativo móvel ou pelo portal web. O cliente captura os documentos e assina os contratos de onde estiver, sem necessidade de encontros presenciais nem de instalações.
5) Como a TrueScreen se integra aos sistemas já usados pela empresa?
A TrueScreen se integra a sistemas de CRM, plataformas de gestão, soluções de cadastro digital, softwares de prevenção à lavagem de dinheiro e sistemas de arquivamento regulatório por API e SDK, sem interromper os fluxos operacionais existentes.
6) Por quanto tempo a prova certificada pode ser guardada?
Os documentos certificados com carimbo de tempo qualificado mantêm o valor probatório ao longo do tempo e podem ser guardados nos sistemas de arquivamento regulatório da organização, observados os prazos mínimos de cinco anos previstos na Lei 9.613/1998.

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