Avvocati e studi legali: Prove digitali certificate e firma digitale

Prove incontestabili, firma digitale con la massima efficacia probatoria e fascicoli strutturati: un unico strumento per rafforzare la strategia difensiva e accelerare ogni attività legale.

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Avvocati, studi legali e dipartimenti legali aziendali gestiscono quotidianamente volumi crescenti di informazioni digitali: email, messaggi, pagine web, documenti contrattuali, fotografie e video. La raccolta di queste evidenze avviene spesso in modo frammentario, attraverso screenshot, salvataggi manuali e strumenti non forensi, producendo materiale facilmente contestabile in giudizio. A questo si aggiunge la necessità di sottoscrivere contratti, mandati, transazioni e atti con una firma che sia giuridicamente solida e resistente al disconoscimento.

TrueScreen integra in un’unica piattaforma la certificazione forense dei contenuti digitali e una firma digitale conforme al Regolamento eIDAS, con efficacia probatoria equivalente alla scrittura privata ai sensi dell’art. 2702 del Codice Civile. Il risultato è un flusso di lavoro che garantisce simultaneamente sicurezza del dato, piena conformità normativa e riduzione dei tempi di gestione della pratica legale.

Settore

Servizi legali, corporate, consulenza

Funzione aziendale

Studio legale, Dipartimento legale, Compliance, Risk Management, Segreteria legale

Processo chiave

Raccolta e certificazione di prove digitali, firma di documenti e contratti, gestione del fascicolo legale

Contenuti certificati

Prove digitali (email, pagine web, chat, foto, video, documenti), contratti e atti firmati digitalmente, metadati di contesto

Uscita

Documentazione e reportistica certificata con valore legale

Modalità di adozione

App / Web / API / SDK

Esigenze

  • Screenshot e salvataggi manuali contestabili in giudizio per difetto di integrità e data certa.

  • Firma elettronica semplice senza efficacia probatoria piena ex art. 2702 c.c. e CAD.

  • Dipartimenti legali senza tracciabilità delle evidenze per D.Lgs. 231/2001 e GDPR.

  • Flussi frammentati tra studio, cliente e consulente con rischio di alterazione dati.

  • Nessun sistema unico per certificare e archiviare evidenze in modo strutturato.

processo

Soluzione

TrueScreen offre ad avvocati, studi legali e dipartimenti legali aziendali un flusso integrato per la prova digitale e la firma documentale. L’avvocato può acquisire in prima persona oppure abilitare il cliente a raccogliere contenuti dal dispositivo, tramite un semplice link di invito.

Ogni contenuto viene cristallizzato con firma digitale, marca temporale eIDAS e metadati di contesto: geolocalizzazione, identità dell’operatore, data e ora certa.

Il risultato è un dato certificato con valore legale, la cui integrità e provenienza sono verificabili in modo indipendente, producendo piena prova ai sensi dell’art. 2712 c.c..

Cosa si certifica

Email e PEC con relativi allegati e metadati di trasmissione

Messaggi email e PEC con allegati, intestazioni e metadati di trasmissione, certificati con valore legale.

Pagine web, post sui social media e contenuti online con riferimenti temporali verificabili

Pagine web, post social e contenuti online acquisiti con riferimenti temporali verificabili e certificati.

Conversazioni da app di messaggistica e piattaforme di collaborazione

Chat, messaggi e conversazioni da app e piattaforme di collaborazione, cristallizzati con catena di custodia.

Fotografie, video e registrazioni audio acquisite sul campo

Foto, video e audio acquisiti sul campo, certificati con firma digitale e metadati di contesto.

Documenti contrattuali, mandati, transazioni e atti firmati con firma digitale

Contratti, mandati e atti sottoscritti con firma digitale conforme al Regolamento eIDAS.

Log applicativi, audit trail e tracce di processo aziendale

Log applicativi, audit trail e tracce di processo aziendale acquisiti e certificati con integrità verificabile.

Verbali di ispezione, sopralluogo e accertamento

Verbali di ispezione, sopralluogo e accertamento documentati e certificati con valore probatorio.

Benefici attesi

  • Prove certificate con integrità verificabile, data certa e catena di custodia completa.

  • Firma digitale con massima resistenza al disconoscimento ex art. 2702 c.c.

  • Raccolta autonoma da parte del cliente, senza perizie tecniche nella fase di acquisizione.

  • Fascicolo strutturato con reportistica certificata e integrazione con gestionali.

  • Governance per dipartimenti legali: tracciabilità conforme a D.Lgs. 231 e GDPR.

  • Vantaggio competitivo per lo studio con certificazione forense e firma digitale.

Partner

Studi legali di tutte le dimensioni, network professionali di avvocati, società di consulenza legale, provider di servizi di digital forensics e perizia informatica, consulenti tecnici d’ufficio e di parte, società di investigazione privata, associazioni forensi, provider di soluzioni legaltech e legal process outsourcing.

Integrazioni

Gestionali di studio legale, piattaforme di case management e practice management, sistemi documentali e di conservazione a norma, repository cloud aziendali, piattaforme di firma elettronica preesistenti, strumenti di eDiscovery, sistemi ERP con modulo legale, soluzioni di identity and access management, piattaforme di collaborazione tra studio e cliente.

FAQ: prove digitali certificate per avvocati e studi legali

1) Come certifica TrueScreen le prove digitali per uso in sede giudiziaria?
Ogni contenuto acquisito viene cristallizzato con firma digitale, marca temporale eIDAS e metadati di contesto (geolocalizzazione, identità operatore, data e ora certa), producendo dati certificati con valore legale e catena di custodia completa.
2) Qual è la differenza tra la firma digitale TrueScreen e una firma elettronica semplice?
La firma digitale TrueScreen è conforme al Regolamento eIDAS e attribuisce al documento l’efficacia della scrittura privata ex art. 2702 c.c. Il disconoscimento richiede querela di falso o prova contraria, rendendola molto più resistente alla contestazione rispetto alla firma elettronica semplice.
3) Un avvocato può far raccogliere le prove direttamente al proprio cliente?
Sì. L’avvocato invia un semplice link al cliente, che può acquisire contenuti guidato dall’app TrueScreen direttamente dal proprio dispositivo, senza competenze tecniche. I file arrivano già certificati e organizzati.
4) Le prove certificate sono opponibili anche in procedimenti penali?
Sì. Firma digitale, marcatura temporale eIDAS e geolocalizzazione rendono ogni contenuto autentico, integro e immodificabile, opponibile in procedimenti civili, penali e amministrativi, conforme a ISO 27037 e CAD.
5) Come si integra TrueScreen con i gestionali di studio legale?
Tramite API e SDK, TrueScreen si collega a gestionali di studio, piattaforme di case management, sistemi documentali e repository di conservazione, eliminando passaggi manuali e centralizzando prove e documenti firmati.
6) TrueScreen è adatto anche ai dipartimenti legali aziendali?
Sì. I dipartimenti legali possono gestire contenziosi, indagini interne e audit con tracciabilità completa, segregazione dei dati e conformità ai requisiti del D.Lgs. 231/2001 e del GDPR.

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