Firma digitale di documenti e contratti: sottoscrizione con valore legale

Sottoscrizione con firma digitale autenticata tramite OTP o verifica biometrica, marca temporale qualificata e valore probatorio pieno per ogni documento e contratto.

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La sottoscrizione di documenti e contratti avviene ancora attraverso processi frammentari: firme su carta, scansioni, invii via email. Anche con strumenti di firma elettronica, spesso mancano garanzie sull’identità del firmatario e sull’integrità del documento dopo la sottoscrizione.

Il risultato sono documenti contestabili, processi lenti e rischi di non conformità. Manca un registro strutturato che consenta di dimostrare chi ha firmato, quando, dove e con quale metodo.

TrueScreen consente di firmare con firma digitale autenticata tramite OTP o verifica biometrica, con marca temporale qualificata e metadati verificabili per integrità e valore probatorio pieno.

Settore

Trasversale (servizi professionali, assicurazioni, immobiliare, logistica, sanità, PA, corporate)

Funzione aziendale

Direzione legale, Compliance, Operations, Risorse umane, Commerciale, Amministrazione

Processo chiave

Sottoscrizione digitale di documenti, contratti, atti e modulistica con firma certificata

Contenuti certificati

Documenti firmati digitalmente con identità verificata, marca temporale e catena di custodia

Output

Documentazione e reportistica certificata con valore legale

Modalità di adozione

App / Web / API / SDK

Esigenze

  • Firme elettroniche semplici senza garanzie sull’identità del firmatario né valore probatorio certo

  • Conformità a eIDAS, CAD e GDPR per contratti, mandati e documentazione operativa

  • Processi di firma cartacei con scansioni e invii email che rallentano la chiusura contratti

  • Nessun registro strutturato di chi ha firmato, quando, dove e con quale autenticazione

processo

Soluzione

TrueScreen consente di sottoscrivere documenti, contratti e atti con firma digitale autenticata tramite OTP via SMS o verifica biometrica video.

Ogni firma è associata all’identità verificata del firmatario, protetta da marca temporale qualificata conforme al Regolamento eIDAS e corredata di metadati: data, ora, dispositivo e modalità di autenticazione. Il documento firmato è immodificabile e verificabile, con valore probatorio pieno.

Il processo di firma si completa in pochi passaggi dal dispositivo del firmatario, senza installazioni o competenze tecniche.

Cosa si certifica

Contratti e accordi commerciali

Contratti commerciali, accordi quadro, termini e condizioni di servizio con firma digitale autenticata e marca temporale qualificata.

Informativo e consensi

Informative privacy, consensi al trattamento dati e documenti di accettazione con identità del firmatario verificata tramite OTP o biometria.

Documenti operativi

Documenti di trasporto, ordini di acquisto, conferme d’ordine, modulistica operativa e checklist firmati digitalmente con metadati di contesto.

Verbali, procure e deleghe

Verbali, procure, deleghe e documenti di accesso firmati con metadati immodificabili e catena di custodia completa.

Benefici attesi

  • Firma con valore probatorio pieno, resistente al disconoscimento grazie a OTP o biometria

  • Tempi di chiusura contratti ridotti da giorni a minuti, da qualsiasi dispositivo

  • Conformità verificabile a eIDAS, CAD, AGID e GDPR con registro completo delle firme

  • Eliminazione di stampa, spedizione e archiviazione fisica con riduzione degli errori

  • Tracciabilità completa: identità, data, dispositivo, metodo e integrità del documento

Partner

Studi legali e notarili, società di consulenza, agenzie immobiliari, compagnie assicurative, operatori logistici, strutture sanitarie, enti della pubblica amministrazione, provider di servizi HR e payroll, società di facility management.

Integrazioni

Sistemi ERP e gestionali aziendali, piattaforme CRM, software di gestione documentale e conservazione a norma, sistemi HR e payroll, piattaforme di e-commerce, gestionali immobiliari, sistemi di gestione sinistri e polizze, piattaforme di logistica e supply chain. I report certificati sono esportabili in formato PDF e JSON.

FAQ: firma digitale di documenti e contratti

1) Come funziona la firma digitale TrueScreen per documenti e contratti?
L’operatore carica il documento sulla piattaforma TrueScreen e lo invia al firmatario tramite un link dedicato. Il firmatario verifica la propria identità tramite OTP via SMS o verifica biometrica video, poi appone la firma digitale. TrueScreen applica automaticamente marca temporale qualificata e registra i metadati di contesto, sigillando il documento con firma digitale che ne garantisce integrità e immodificabilità.
Qual è la differenza tra la ditta digitale TrueScreen e una ditta elettronica semplice?
La firma elettronica semplice non offre garanzie sull’identità del firmatario ed è soggetta a libera valutazione del giudice. La firma digitale TrueScreen autentica il firmatario tramite OTP o biometria, applica marca temporale qualificata conforme al Regolamento eIDAS e produce un documento immodificabile con valore probatorio pieno, resistente al disconoscimento.
3) La firma digitale TrueScreen è conforme al Regolamento eIDAS e al CAD?
Sì. La firma digitale TrueScreen è conforme al Regolamento eIDAS per le firme elettroniche e le marche temporali qualificate, al CAD (D.Lgs. 82/2005, artt. 20-21) per l’efficacia probatoria, alle disposizioni AGID sulla firma digitale e al GDPR per il trattamento dei dati biometrici utilizzati nell’autenticazione del firmatario.
4) Come viene verificata l’identità del firmatario durante la sottoscrizione?
TrueScreen offre due modalità di autenticazione: OTP via SMS, che invia un codice monouso al numero di telefono del firmatario, e verifica biometrica video, che richiede un breve riconoscimento facciale. Entrambe le modalità garantiscono la riconducibilità della firma alla persona fisica, rendendo la sottoscrizione resistente al disconoscimento.
5) Il documento firmato può essere modificato dopo la sottoscrizione?
No. Al momento della sottoscrizione, TrueScreen sigilla il documento con firma digitale e marca temporale qualificata. Qualsiasi tentativo di alterazione successiva invalida automaticamente la certificazione, garantendo l’integrità e l’immodificabilità del documento firmato nel tempo.
6) È possibile integrare la firma TrueScreen con i gestionali aziendali già in uso?
Sì. TrueScreen si integra con sistemi ERP, piattaforme CRM, software di gestione documentale, sistemi HR e payroll, gestionali immobiliari e piattaforme di logistica tramite API e SDK. I documenti firmati sono esportabili in formato PDF e JSON, compatibili con i principali sistemi di archiviazione e conservazione a norma.

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