Quando una comunicazione importante passa via email, spesso ci si accorge del suo “peso” solo in seguito.
Una contestazione su una fattura, una variazione concordata con un fornitore, una diffida, una richiesta di chiarimenti in un audit: tutto può dipendere da cosa è stato scritto, quando, da chi e con quali allegati.
Il vero problema è che, in molti contesti, la semplice stampa di un’email o uno screenshot non bastano, perché possono essere contestati: chi li produce deve essere in grado dimostrare integrità, provenienza e correttezza della conservazione.
In questo articolo spieghiamo in modo chiaro che cos’è la certificazione email con valore legale, a cosa serve e come funziona con TrueScreen.
Perché oggi “dimostrare” un’email è più difficile di quanto sembri
In una disputa o in una verifica interna, l’email non è solo testo e di solito include:
- allegati (PDF, ordini, foto, documenti firmati, tabelle)
- catene di inoltro messaggi e risposte che cambiano il contesto
- metadati (data/ora, mittente, destinatari, message-id, header tecnici)
- possibili versioni diverse dello stesso allegato o contenuto
Il ruolo chiave di provenienza, integrità e contesto
Per ottenere prove digitali incontestabili conta soprattutto la capacità di preservare e dimostrare:
1.Integrità: il contenuto non è stato alterato.
2.Provenienza: chi l’ha generato o trasmesso e da dove proviene.
3.Catena di custodia: traccia di come quel contenuto è stato acquisito e conservato nel tempo.
Questo approccio è coerente sia con le logiche tipiche della digital forensics che con linee guida come ISO/IEC 27037, che descrivono buone pratiche per identificazione, acquisizione e preservazione di evidenze digitali, puntando su integrità e tracciabilità dei passaggi.
Che cosa significa certificare un’email
La certificazione di un’email è un processo che trasforma una email da semplice comunicazione elettronica a documentazione certificata, dotata di report tecnico forense che dimostra cosa è stato inviato (contenuto e allegati), quando (marca temporale) e che il contenuto non è stato alterato (integrità verificabile).
L’obiettivo principale è quello di alzare la qualità e la difendibilità dell’evidenza, riducendone l’ambiguità.
Email ordinaria vs PEC
In Italia la PEC è spesso lo strumento naturale per comunicazioni formali. Nella pratica operativa, molte comunicazioni critiche passano comunque da email ordinarie, catene miste, scambi rapidi che “diventano importanti” solo dopo.
Ma, quando entrano in un contenzioso, sia PEC che email tradizionali possono essere contestate su contenuto, provenienza, allegati e cronologia.
E’ quindi buona norma rendere comunque la comunicazione elettronica un’evidenza con caratteristiche forensi.
A cosa serve la certificazione email: 8 casi d’uso concreti
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Contestazioni su fatture e pagamenti
Scenario tipico: “la fattura non era conforme”, “mancava un allegato”, “non avevamo ricevuto quella richiesta”. Certificare l’email con la documentazione allegata aiuta a rendere più chiaro cosa è stato inviato e in quale momento. -
Procurement: conferme d’ordine e variazioni
Capita spesso che una variazione (tempi, quantità, condizioni) venga concordata via email. La certificazione può aiutare a fissare testo della conferma e allegati (ordine, revisione del capitolato, offerta aggiornata). -
Diffide, messe in mora e scambi precontenziosi
Non sempre si usa PEC in modo lineare, specie in filiere internazionali. In precontenzioso, ridurre ambiguità su contenuto e allegati può evitare passaggi inutili e accelerare la gestione interna. -
Audit e ispezioni: richieste e risposte “sensibili”
Durante audit interni o esterni, molte evidenze viaggiano via email: dichiarazioni, documenti, screenshot, estratti. Certificare comunicazioni chiave aiuta a preservare integrità e contesto. -
HR amministrativo: comunicazioni delicate e tracciabilità
Senza entrare nel merito legale, esistono scambi in ambito HR che richiedono particolare attenzione a: data/ora, allegati, versione del documento trasmesso. -
Reclami e customer operations (B2B)
In alcuni settori, il reclamo del cliente e la risposta dell’azienda includono allegati, immagini, log o report. La certificazione può supportare una gestione più ordinata del fascicolo. -
Field service e delivery: evidenze inviate via email
Foto, verbali, report di intervento spesso vengono condivisi via email tra team e fornitori. Se un caso diventa contenzioso, occorrono evidenze verificabili. -
Governance e compliance: ridurre i rischi di manipolazione
Quando un’azienda costruisce flussi in cui l’informazione è verificabile, riduce errori, frodi e tempi di verifica.
Come funziona la certificazione email con TrueScreen
Bastano pochi e semplici passaggi per certificare una comunicazione elettronica:
- Prepari la tua email come sempre, compresa di testo, allegati e destinatario;
- Aggiungi l’indirizzo TrueScreen in CC;
- Invii la email : dopo qualche secondo, il sistema certifica contenuto e allegati con marca temporale e sigillo digitale, e restituisce immediatamente un report tecnico contenente dati e metadati dell’email e dei suoi allegati, pronto per esigenze legali o di contestazione.
La certificazione delle email con TrueScreen è un modo pratico per ridurre ambiguità, accelerare la gestione dei casi e costruire prove solide quando una comunicazione diventa rilevante.
Se il tuo lavoro dipende spesso da scambi via email con allegati, varianti e approvazioni, introdurre un meccanismo semplice di certificazione può trasformare una debolezza tipica come la contestabilità dell’email in un punto di forza: provenienza e integrità verificabili, con un report pronto all’uso.
Il valore della certificazione sta nel rendere più solida la tua posizione documentale, riducendo spazio a contestazioni e rendendo più semplice per terzi verificare che l’evidenza sia integra.
FAQ: le domande più frequenti su certificazione email con valore legale
In questa sezione trovi risposte sintetiche alle domande più comuni sulla certificazione email con valore legale, su cosa include e su come si integra nei flussi quotidiani.
1) Posso certificare un’email senza cambiare il mio client di posta?
Sì, basta inserire l’indirizzo dedicato TrueScreen in To/CC/BCC.
È pensato per essere un passaggio minimo nel flusso quotidiano.
2) La certificazione include anche gli allegati?
Sì, vengono certificati contenuto e allegati.
3) Che cosa ricevo dopo la certificazione?
Un report tecnico con dati e metadati dell’email e degli allegati, pronto per archiviazione e utilizzo in caso di contestazioni o necessità legali.
4) Posso automatizzare la certificazione per certe categorie di email?
Sì, può essere automatizzata tramite regole del mail server e possibilità di integrazioni (anche API) per scenari più strutturati.
5) È la stessa cosa della PEC?
No: PEC e certificazione email rispondono a bisogni diversi e spesso convivono. La PEC è uno strumento giuridico specifico; la certificazione mira a rendere una comunicazione email (anche ordinaria) più robusta e verificabile sul piano di integrità e tracciabilità.
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