Ogni giorno organizzazioni, aziende e pubbliche amministrazioni generano contenuti digitali che devono tradursi in prove affidabili e verificabili: immagini e video di ispezioni, comunicazioni operative, log informatici, documenti firmati. Questa guida illustra in quali contesti l’acquisizione certificata, le attestazioni e la firma elettronica avanzata di TrueScreen aggiungono valore probatorio, riducono contestazioni e velocizzano le decisioni, garantendo coerenza e tracciabilità lungo tutto il ciclo di vita delle informazioni. La prospettiva è operativa: portare autenticità e integrità “by default” nei processi, affinché ogni contenuto nasca con una storia dimostrabile e una filiera di responsabilità chiara.
Fiducia digitale sotto pressione: l’urgenza di attestare autenticità e integrità
Il World Economic Forum colloca misinformation e disinformazione al vertice dei rischi globali a breve termine, con impatti diretti sulla fiducia nei contenuti digitali e nei processi decisionali. Nel settore assicurativo europeo, stime di Insurance Europe indicano che fino al 10% dei sinistri può coinvolgere frodi rilevate o non rilevate, mentre nel Regno Unito l’ABI riporta oltre 1 miliardo di sterline di frodi assicurative ogni anno. A livello aziendale, secondo l’ACFE, le frodi professionali erodono in media il 5% dei ricavi annui. In questo scenario, soluzioni di certificazione digitale, digital provenance e autenticità dei contenuti costituiscono un’infrastruttura di fiducia che protegge valore, reputazione e conformità regolamentare.
Autenticità di default: l’approccio TrueScreen
TrueScreen opera come data authenticity platform e layer di digital provenance, progettato per rendere dimostrabile l’affidabilità di ogni contenuto digitale. L’approccio unisce acquisizione certificata di foto, video, file e navigazione con metadati contestuali, timestamp e geolocalizzazione; attestazioni verificabili e audit trail che supportano integrità, tracciabilità e catena di custodia nel tempo; e flussi di firma elettronica avanzata (AES) conformi a eIDAS art. 26, per garantire identità, consenso e attribuzione certa dell’azione di firma. L’integrazione via API e il motore di workflow modulare consentono di comporre pipeline di certificazione coerenti con i requisiti operativi, legali e probatori. Il risultato è un trust layer applicabile a contenuti, firme e log, a supporto di decisioni, controlli e contenziosi.
Use case per settore
Di seguito i casi d’uso più frequenti nei principali settori.
Settore legale: prove digitali affidabili
Problemi ricorrenti
Contestazioni su autenticità e integrità di immagini, video, messaggi e log sono all’ordine del giorno, così come la difficoltà di documentare una catena di custodia chiara e verificabile lungo tutte le fasi. La validazione delle fonti per perizie e indagini comporta tempi e costi elevati e rischia di frammentare il fascicolo probatorio.
Applicazioni tipiche
Acquisizione e salvaguardia di prove digitali certificate, verifica di autenticità di immagini e video in investigazioni e due diligence, organizzazione delle evidenze per eDiscovery, comunicazioni precontenziose tracciate per rafforzare attribuzione e tracciabilità.
Use case esemplificativi. Web e social evidence con sessioni di web browsing certification; documentazione di incidenti con media certificati e catena di custodia attestata; notifiche rilevanti in forma certificata; controlli forensi su contenuti esterni con Deepfake & GenAI Detection.
- Benefici: meno contestazioni; validazioni più rapide; fascicoli più chiari e difendibili.
Approfondisci → Prove digitali legalmente certificate
Assicurazioni: gestione dei sinistri
Problemi ricorrenti
Frodi frequenti, dati parziali e perizie rallentate, soprattutto quando le auto-ispezioni non sono tecnicamente verificabili. La mancanza di una prova del danno coerente lungo il processo complica e ritarda la liquidazione.
Applicazioni tipiche
FNOL e auto-ispezione certificata con guida step-by-step, perizie “prima e dopo” con metadati e attestazioni, raccolta documentale con firma AES e audit trail per la liquidazione.
Use case esemplificativi. Auto-ispezioni property e motor con acquisizione certificata; sopralluoghi di perdita complessa con sequenze video geo‑timestampate; pacchetti documentali con AES; antifrode con rilevazione deepfake e protezione rebroadcasting.
- Benefici: ciclo FNOL–liquidazione più breve; migliore rilevazione frodi; customer experience più trasparente.
Approfondisci → Gestione dei sinistri legalmente certificata
Audit e ispezioni: dalla documentazione alla dimostrazione
Problemi ricorrenti
Fotografie o report privi di metadati alimentano contestazioni di conformità; dopo incidenti o fermi impianto, l’assenza di tracciabilità rende difficile attribuire responsabilità e ricostruire lo stato del sito.
Applicazioni tipiche
Ispezioni HSE/QA con acquisizione certificata e metadati contestuali, controlli in cantiere con prova prima/dopo, verifiche impianti con attestazioni e audit trail verificabili; certificazioni di schermate e sessioni web per audit di processi digitali.
Use case esemplificativi. Audit HSE in stabilimenti con evidenze geo‑timestampate; avanzamento lavori con sequenze certificate e report; ispezioni su asset critici energy e utility con checklist e allegati certificati; screen recording certificato per step di compliance.
- Benefici: chiusura audit più rapida; meno contestazioni; qualità e sicurezza operative più alte.
Approfondisci → Audit, ispezioni e monitoraggio legalmente certificati
Field Service Management: interventi comprovati
Problemi ricorrenti
SLA contestati, evidenze incomplete e dispute su tempi e risultati; documentazione eterogenea che indebolisce la posizione del fornitore e rallenta fatturazione e incassi.
Applicazioni tipiche
Documentazione prima/dopo certificata, collaudi e consegne con attestazione, log attività con timestamp e geolocalizzazione per dimostrare presenza e operatività, verbali firmati con AES.
Use case esemplificativi. Manutenzioni programmate con sequenze certificate a supporto della chiusura; riparazioni in garanzia con evidenza oggettiva del difetto; attivazione asset con verbali di accettazione e media certificati.
- Benefici: meno contestazioni; fatturazione più lineare e DSO ridotto; efficienza e qualità del servizio maggiori.
Approfondisci → Assistenza sul campo legalmente certificata
Firma documenti e onboarding: identità e consenso garantiti
Problemi ricorrenti
Identificazione a distanza incerta, consensi incompleti e versioni non controllate generano contestazioni e rallentano le approvazioni; responsabilità non attribuite con chiarezza complicano audit e controlli.
Applicazioni tipiche
Contratti, procurement e HR con firma elettronica avanzata e audit trail, onboarding di clienti e fornitori con consensi informati, verbali e perizie con attestazione integrata; certificazione di email critiche con sigillo e time stamp.
Use case esemplificativi. Contratti fornitori con AES e allegati acquisiti in modo certificato; onboarding HR con documenti, consensi e registri di approvazione; verbali di consegna con attestazione e media certificati.
- Benefici: tempi di firma più rapidi; meno contestazioni su identità e consenso; compliance più robusta.
Approfondisci → Firma di documenti legalmente certificata
Logistica e trasporti
Problemi ricorrenti
Contestazioni su prova di consegna, responsabilità nei danni in transito e disallineamenti informativi tra sistemi di tracking e realtà operativa; catena informativa frammentata e difficoltà a dimostrare l’esatto stato del bene in momenti critici.
Applicazioni tipiche
PoD con foto/video certificati e geolocalizzazione, documentazione danni su colli o veicoli, ispezioni flotte e asset con audit trail; certificazione di schermate TMS/WMS e tracciamenti web tramite screen recording e web browsing certification per consolidare la filiera informativa.
Use case esemplificativi. Consegne con sequenze geo‑timestampate al punto di scarico; evidenza fotografica certificata di imballi danneggiati; acquisizione certificata delle schermate di tracking per allineare claim e responsabilità.
- Benefici: meno contestazioni PoD; riduzione tempi di claim; maggiore trasparenza lungo la supply chain.
Costruzioni e real estate
Problemi ricorrenti
Verifica degli stati avanzamento lavori soggetta a interpretazioni, varianti non tracciate con rigore, documentazione fotografica di cantiere contestabile; difficoltà a legare decisioni tecniche e amministrative a evidenze oggettive.
Applicazioni tipiche
SAL con sequenze prima/dopo certificate, verbali di cantiere e collaudi con attestazione, due diligence e property inspection con media contestualizzati; firme AES su varianti e milestone; contenuti con digital provenance verificabile.
Use case esemplificativi. Rilievi strutturati per ogni lotto con media certificati; collaudi impianti con evidenze geo‑timestampate; perizie immobiliari con report corredati da media autenticati.
- Benefici: decisioni più rapide; riduzione contenziosi su SAL; tracciabilità completa tra tecnico e amministrativo.
Manifatturiero
Problemi ricorrenti
Non conformità documentate in modo incompleto, difficoltà a mantenere tracciabilità su rilavorazioni e accettazione materiali, scarsa oggettività nella prova di settaggi e collaudi macchina.
Applicazioni tipiche
QA/QC con immagini e video certificati, controlli in accettazione con audit trail, collaudi e manutenzioni programmate con log attività geo‑timestampati; certificazione di schermate HMI e ricette di processo critiche.
Use case esemplificativi. Registrazione certificata di non conformità con azioni correttive; accettazione lotti con evidenze fotografiche firmate; collaudi con sequenze e parametri di test legati a media certificati.
- Benefici: riduzione fermi e scarti; audit più veloci; migliore collaborazione QA–produzione.
Pubblica Amministrazione
Problemi ricorrenti
Verbalizzazioni e sopralluoghi soggetti a contestazioni, tempi istruttori lunghi e difficoltà a dimostrare sequenza, luogo e responsabilità dei fatti; gestione disomogenea della documentazione.
Applicazioni tipiche
Sopralluoghi e verbali con acquisizione certificata per appalti e lavori pubblici, documentazione di atti e comunicazioni rilevanti tramite mail certification e firma AES, raccolta evidenze in vigilanza e controlli sul territorio con archiviazione a norma.
Use case esemplificativi. Report ispettivi con media geo‑timestampati; notifiche certificate; dossier istruttori con output certificati pronti per audit esterni.
- Benefici: riduzione contenziosi; maggiore efficienza istruttoria; tracciabilità end‑to‑end.
Energy & Utilities
Problemi ricorrenti
Ispezioni su infrastrutture critiche con evidenze non standardizzate, difficoltà a dimostrare stato e perimetro dell’intervento e conformità tecnica e safety.
Applicazioni tipiche
Ispezioni su linee, cabine e impianti con media certificati e metadati; documentazione guasti e ripristini; collaudi e accettazioni con attestazioni; audit di conformità con evidenze ripetibili e verificabili.
Use case esemplificativi. Rilievi su tratte con sequenze certificate; prove di ripristino con media geo‑timestampati; accettazione lavori con verbali firmati AES.
- Benefici: risposta più rapida a rilievi; riduzione rischio sanzioni; sicurezza e qualità più elevate.
E‑commerce e marketplace
Problemi ricorrenti
Onboarding venditori e KYC con documentazione non uniforme, reclami e resi basati su contenuti facilmente contestabili, rischio frodi e disinformazione su UGC.
Applicazioni tipiche
Onboarding e KYC con raccolta documentale certificata e firma AES, gestione reclami con prove fotografiche certificate del danno, trust & safety su contenuti utenti con web browsing certification e Deepfake & GenAI Detection.
Use case esemplificativi. Verifica venditori con acquisizione certificata; claim reso con media autentici; verifica di pagine prodotto con registrazione di navigazione e screenshot certificati.
- Benefici: meno frodi; reclami più rapidi; maggiore affidabilità dell’ecosistema.
Fashion & luxury
Problemi ricorrenti
Ispezioni anticontraffazione con evidenze discutibili, filiera campioni poco tracciata, documentazione compliance fornitori disallineata.
Applicazioni tipiche
Ispezioni e sequestri con media certificati, gestione campioni con catena di custodia digitale e digital provenance, onboarding fornitori e documenti di conformità firmati AES.
Use case esemplificativi. Catalogazione certificata dei capi sequestrati; audit supply chain con verbali attestati; dichiarazioni di conformità firmate.
- Benefici: riduzione rischio contraffazione; audit più efficaci; rapporti fornitori più trasparenti.
Indagini e auditing
Problemi ricorrenti
Raccolta di dati non ripetibile, lacune nella tracciabilità, difficoltà a correlare fonti eterogenee (chat, email, siti, documenti) in un unico fascicolo probatorio.
Applicazioni tipiche
Ispezioni e audit interni con acquisizione oggettiva e verificabile, indagini frodi con certificazione di chat, email e sessioni web, predisposizione dossier con report tecnici e output certificati.
Use case esemplificativi. Certificazione di scambi email critici; acquisizione di chat e portali interni; correlazione di media e log in report unificati.
- Benefici: indagini più rapide; fascicoli coerenti; maggiore probabilità di recupero costi.
Healthcare
Problemi ricorrenti
Immagini cliniche prive di contesto verificabile, consensi informati incompleti, ispezioni di reparto difficili da dimostrare con oggettività e tracciabilità.
Applicazioni tipiche
Immagini e video clinici certificati con metadati, consensi e moduli firmati AES, ispezioni e audit qualità con evidenze strutturate; attenzione a policy di sicurezza e requisiti di privacy.
Use case esemplificativi. Documentazione certificata di dispositivi e procedure; consensi paziente firmati e attestati; audit qualità con media e registri verificabili.
- Benefici: riduzione rischi legali; processi più chiari; audit più rapidi.
Leasing & renting
Problemi ricorrenti
Contestazioni sullo stato d’uso alla consegna/rientro, verbali non uniformi, difficoltà ad attribuire responsabilità in danni e usura.
Applicazioni tipiche
Stato d’uso con foto/video certificati, verbali digitali con attestazione e firma AES, gestione contestazioni con prove geo‑timestampate lungo tutto il ciclo di vita del bene.
Use case esemplificativi. Consegna e rientro con sequenze certificate; verbali con allegati autenticati; gestione danni con media e log coerenti.
- Benefici: meno contestazioni; tempi amministrativi più brevi; maggiore soddisfazione del cliente.
Telecomunicazioni
Problemi ricorrenti
Attivazioni e manutenzioni con documentazione disallineata, difficoltà a dimostrare interventi e parametri tecnici, contestazioni su SLA.
Applicazioni tipiche
Survey siti e infrastrutture, attivazioni e manutenzioni con prima/dopo certificati, verifiche copertura e parametri con screen recording certificato, collaudi cliente con verbali e allegati attestati.
Use case esemplificativi. Foto geo‑timestampate dei cabinet; registrazioni schermate strumenti di misura certificate; handover clienti con report e firma AES.
- Benefici: SLA più trasparenti; fatturazione più fluida; riduzione dispute operative.
FAQ: casi d’uso TrueScreen per settori e processi
Risposte puntuali su selezione degli use case, flussi operativi per settore, misurazione dei risultati e integrazione nei sistemi aziendali, in continuità con i casi d’uso descritti nell’articolo.
Come selezionare i primi use case da avviare nel mio settore (legale, sinistri, audit, FSM, firma documenti)?
Scegli use case ad alta frequenza e impatto decisionale, dove immagini/video/documenti generano più dispute o ritardi. In legale, tipicamente: raccolta e preservazione prove e comunicazioni precontenziose; in sinistri: FNOL e auto‑ispezione certificata; in audit: ispezioni HSE/QA e prima/dopo; in FSM: chiusura interventi e collaudi; in firma: contratti e onboarding con AES. Un pilota su 1–2 processi consente di misurare velocemente il beneficio e scalare in sicurezza.
Qual è il flusso operativo tipo per FNOL (sinistri) o per ispezioni HSE (audit) usando TrueScreen?
FNOL: guida all’acquisizione certificata (foto/video) con metadati, creazione automatica di report tecnici e allegati, audit trail, eventuale firma AES su dichiarazioni e quietanza. HSE: checklist guidata, acquisizione certificata di prima/dopo, note contestuali, attestazioni e generazione report, con consegna automatica al DMS/ERP/FSM. In entrambi i casi i dati viaggiano con coerenza probatoria e tracciabilità end‑to‑end.
Come misuro i risultati per settore e processo (KPI pratici)?
Legale: contestazioni ridotte, tempi di validazione prova, completezza/qualità del fascicolo. Sinistri: ciclo FNOL‑liquidazione, tasso di frodi rilevate/evitate, rework su perizie. Audit/Ispezioni: tempo di chiusura audit, rilievi risolti al primo passaggio, incidenti/fermi evitati. FSM: contestazioni post‑intervento, DSO e fatture contestate, produttività squadra. Firma/Onboarding: tempi di firma, errori documentali, dispute su identità/consenso. Collegare i KPI alla riduzione di costi e rischi accelera il roll‑out.
Quando usare acquisizione certificata e quando la verifica forense (deepfake/GenAI) su fonti esterne?
L’acquisizione certificata è preferibile quando puoi generare tu l’evidenza: origina contenuti con valore probatorio, tracciabilità e catena di custodia. La verifica forense è utile su media ricevuti da terzi o “storici”: stima il rischio di manipolazione e supporta decisioni di rischio/legali. Entrambi i metodi possono coesistere nello stesso fascicolo probatorio.
In che modo la digital provenance si applica ai casi d’uso descritti (sinistri, audit, FSM, firma)?
La digital provenance collega origine, storia e trasformazioni di ogni contenuto. Nei sinistri rende tracciabile il percorso decisionale; in audit e FSM lega prima/dopo, collaudi e consegne; nei flussi di firma collega documento, identità, consenso e allegati. Questo “strato di fiducia” rende le evidenze più difendibili e riusabili tra reparti e sistemi.
Quali prerequisiti organizzativi conviene predisporre prima del pilota per settore/processo?
Mappare flussi e responsabilità, definire i punti di acquisizione e i momenti di firma, allineare policy di conservazione, fissare KPI di riferimento, abilitare integrazioni minime (es. consegna report al DMS), formare le squadre su uso e criteri di evidenza. Un pilota ben preparato riduce attriti e massimizza i risultati in 4–6 settimane tipiche di avvio.
Come si integrano report e pacchetti certificati nei sistemi (DMS/ERP/CRM/FSM) e nei processi esistenti?
Tramite API/SDK e integrazioni standard (SSO, consegna automatica su repository o bucket cloud). I workflow possono essere precompilati con dati di contesto; gli esiti (report tecnici, archivi web, media e metadati) vengono instradati dove servono, evitando duplicazioni e favorendo riuso probatorio tra reparti e fornitori.
Le evidenze sono sempre ammissibili? Che formulazioni legali è corretto usare nei vari use case del pillar?
Le funzionalità sono progettate per supportare requisiti legali e regolamentari e possono contribuire all’ammissibilità e al valore probatorio, ma l’esito dipende da giurisdizione e contesto di caso. Per i flussi di firma, i requisiti AES sono definiti in eIDAS art. 26. È buona prassi condividere i report tecnici con il legale di riferimento prima dell’uso in procedimento.
Fonti
- World Economic Forum, Global Risks Report 2024
- Insurance Europe, Fraud Prevention
- Association of British Insurers, Fraudulent insurance claims
- ACFE, Report to the Nations 2024
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