Durante le ispezioni o i sopralluoghi in cantiere, la raccolta dati consiste nel misurare ciò che è stato eseguito, descrivere l'avanzamento, consolidare quantità e importi e portare tutto a verifica e pagamento.
E quando aumentano complessità, soggetti coinvolti e pressione sui tempi, Questa raccolta diventa un punto sensibile, sia per contabilità che per qualità della documentazione.
Il problema principale riguarda foto e video dispersi, non standardizzati, difficili da confrontare nel tempo e talvolta contestabili perché non è chiaro in modo oggettivo dove e quando siano stati acquisiti.
In questo articolo vediamo come deve essere una buona raccolta dati in cantiere, quali sono gli errori più comuni e come TrueScreen può semplificarla, velocizzarla e renderla a norma.
La gestione di contabilità di cantiere può essere critica
Tra Direzione Lavori e Impresa Generale l'obiettivo dovrebbe essere lo stesso: verificare, rendicontare, approvare e far avanzare il cantiere con meno attriti possibili.
Eppure, proprio attorno al SAL, emergono spesso discussioni ripetitive. Il motivo è semplice: quando la documentazione è disomogenea, presenta evidenze diverse o incomplete.
Se i materiali sono frammentati, occorre investire tempo nel ricostruire il contesto. E se l'impresa deve continuamente integrare, ricostruire e rincorrere allegati, il SAL rallenta tutto.
Questo circolo vizioso è uno dei motivi per cui il SAL, da strumento tecnico-amministrativo, diventa rapidamente un tema di fiducia operativa.
Il caos documentale, inoltre, non è solo un problema di tempo. Quando foto, note e file restano sparsi tra smartphone, chat, e-mail e piattaforme multiple, diventa difficile rispondere in modo rapido e coerente a domande che prima o poi arrivano sempre: “Questa foto è di oggi o di due settimane fa?”, “È davvero quell'area del cantiere?”, “È la versione originale?”, “Dov'è l'evidenza completa, non solo il dettaglio?”.
SAL in cantiere: che cosa occorre
Il SAL è legato a misure, quantità e importi, ma nel lavoro quotidiano in cantiere c'è sempre un elemento di contesto che pesa.
Una lavorazione può essere “quasi finita” ma non ancora collaudabile, un'area può essere non accessibile, un'attività può essere completata ma non visibile perché coperta da strati successivi, oppure può esserci una non conformità che richiede un ripristino prima della validazione.
Per questo, un SAL ben documentato deve essere in grado di dimostrare, in modo leggibile e verificabile, che cosa è stato eseguito, dove si trova, in quale condizione è stato osservato e con quali evidenze.
I 3 problemi ricorrenti nella documentazione di cantiere
Nella sezione del nostro sito dedicata al settore costruzioni (https://truescreen.io/it/costruzioni/), evidenziamo tre criticità tipiche durante la gestione della contabilità di cantiere:
- Caos operativo: dati sparsi su più dispositivi e piattaforme, con ore sprecate per ricostruire la documentazione. Questo problema si traduce in costi reali e in ritardi nelle approvazioni;
- Non conformitàQuando la documentazione non è allineata ai requisiti e alle prassi richieste, aumenta il rischio di avere problemi in sede di audit o di contenzioso. Qui è importante essere precisi e prudenti: bisogna riuscire a dimostrare che il processo di raccolta e gestione della documentazione è coerente, tracciabile e controllabile.
- Dati non sicuri: foto, video e documenti sono facilmente manipolabili e contestabili quando non esiste una garanzia di autenticità e un metodo rigoroso di gestione. Spesso non serve nemmeno una manipolazione intenzionale. Basta una catena di passaggi confusi, un file duplicato, un export non controllato o una versione rinominata per perdere coerenza e, di conseguenza, credibilità.
Perché scegliere TrueScreen per la gestione della contabilità di cantiere
TrueScreen rende di più veloce, sicuro e a norma la documentazione di cantiere, con un obiettivo molto concreto: accelerare la raccolta delle evidenze e ottenere una documentazione strutturata, con certificazione legale di elementi come data, ora e GPS, in modo da renderla più robusta in caso di verifiche, audit o contestazioni.
Per un SAL, la logica è lineare: raccogliere foto, video e documenti direttamente in loco, nel momento in cui l'evidenza viene prodotta, anziché “ricostruire” a posteriori. Questo riduce omissioni e interpretazioni, perché sposta l'attenzione su evidenze contestualizzate.
Un altro aspetto chiave, è la possibilità di lavorare con flussi guidati e personalizzabili.
In pratica, invece di affidarsi alla memoria del singolo o a prassi che cambiano da cantiere a cantiere, si può standardizzare la raccolta: stessa sequenza, stesso set minimo di evidenze, stesso livello di dettaglio.
Infine c'è il tema dell'output: il SAL soffre spesso nel passaggio dal campo al report. Quando la documentazione “nasce già strutturata”, si riducono molte attività manuali di back-office e diminuisce il rischio che un dossier venga rifiutato o rimandato indietro per integrazioni ripetitive.
I benefici attesi
Con TrueScreen, La documentazione viene raccolta con un metodo guidato e i benefici sono concreti:
- processi fino a 4 volte più veloci;
- piena conformità normativa;
- dati certificati e incontestabili;
- vantaggio competitivo in gare e offerte.
Che cosa raccogliere sempre per un SAL “difendibile”
Ecco un elenco utile come promemoria operativo durante le tue ispezioni o sopralluoghi in cantiere:
- Una panoramica dell'area, per rendere immediato “dove siamo”.
- Dettagli della lavorazione che dimostrino lo stato reale.
- Una sequenza coerente per confrontarsi nel tempo.
- Scatti ripetibili nello stesso punto di vista, utili per dimostrare l'evoluzione.
- Evidenze e note su anomalie e non conformità, raccolte quando emergono.
- Poche nota operativa, ma preciso: cosa è completo, cosa manca, cosa è in sospeso e perché.
- Allegati rilevanti quando servono a spiegare l'avanzamento (documenti tecnici, verbali, evidenze di consegne o installazioni).
Per approfondire questa soluzione, visitate la sezione del sito dedicata: https://truescreen.io/it/costruzioni/
FAQ: le domande più frequenti su SAL e documentazione verificabile in cantiere
In questa sezione trovi risposte sintetiche alle domande più comuni su SAL e documentazione verificabile in cantiere.
1) Le foto del cantiere possono essere contestate?
Sì. La contestazione tipica riguarda contesto, integrità e coerenza: quando non è chiaro come e quando il contenuto è stato acquisito, oppure quando circolano versioni diverse dello stesso materiale.
2) Cosa significa certificare una foto con dati, ora e GPS?
Significa associare in modo strutturato metadati di contesto (quando e dove) alla documentazione raccolta. In molti processi questo aiuta a rendere l'evidenza meno ambigua e più verificabile, soprattutto quando deve essere condivisa tra più parti o rivalutata nel tempo.
3) TrueScreen è complesso da usare per tecnici e personale di cantiere?
No. L'obiettivo è semplificare la raccolta sul campo: un flusso guidato riduce le dimenticanze e velocizza la produzione di documentazione ordinata, senza richiedere competenze “IT”.
4) TrueScreen sostituisce i documenti ufficiali di contabilità lavori?
No. I documenti ufficiali di contabilità lavori restano centrali. TrueScreen supporta la raccolta e la strutturazione delle evidenze, rendendo più rapido e solido il processo di verifica.
5) In caso di contenuto, che tipo di documentazione è utile avere?
In generale è utile avere evidenze complete, coerenti e tracciabili: cosa è stato fatto, quando, dove, con quale stato di avanzamento e con quali note su eventuali critiche. L'utilità concreta dipende sempre dal contesto specifico.
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TrueScreen è una Data Authenticity Platform che aiuta aziende e professionisti a proteggere, verificare e certificare l'origine, la storia e l'integrità di qualsiasi contenuto digitale, trasformandolo in evidenza con valore legale.
