Guida al Workspace

Guida al Workspace

Impara a gestire il tuo workspace.
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Come gestire gli utenti

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Come utilizzare i flussi

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Come gestire le acquisizioni

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Come gestire gli utenti

Invitare nuovi utenti nel workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e l'Amministratore del workspace possono inviare inviti. In questo modo si garantisce un accesso controllato e si mantiene la sicurezza all'interno del workspace.

Inviare un invito

L'unico modo per entrare in un workspace è tramite invito da parte di un membro esistente. La possibilità di mandare inviti dipende dal proprio ruolo all'interno del workspace.

  • 1

    Cliccare Gestione utenti nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2
    Cliccare Gestisci inviti.
  • 3
    Cliccare + INVITA UTENTE in alto a destra.
  • 4

    Inserire l'indirizzo e-mail della persona che volete invitare nella barra che si apre.

  • 5

    Cliccare Salva, quindi fare clic su Ok.

Inviare più inviti

Per semplificare il processo di invito, è possibile inviare più inviti contemporaneamente caricando un file .CSV. Questo metodo consente di invitare in modo efficiente molti utenti senza dover inserire i loro indirizzi e-mail singolarmente.

  • 1

    Cliccare Gestione utenti nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2

    Cliccare Gestisci inviti.

  • 3

    Cliccare + INVITO DA CSV.

  • 4

    Trascinare il file CSV nell'area delineata, oppure fare clic su Seleziona i file per caricarlo.

  • 5

    Cliccare Salva, quindi fare clic su Ok.

< Torna al menu principale

Modificare il ruolo di un utente nel workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e l'Amministratore del workspace possono cambiare il ruolo di un utente. In questo modo si garantisce un accesso controllato e si mantiene la sicurezza all'interno del workspace.

Modificare i ruoli

La modifica dei ruoli utente consente di controllare l'accesso e le autorizzazioni all'interno del workspace. Seguite questi passaggi per gestire i ruoli in modo efficace.

  • 1

    Cliccare Gestione utenti nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2

    Fare clic sulla riga dell'utente di cui si desidera modificare il ruolo.

  • 3
    Individuare "Ruoli" nell'angolo inferiore sinistro dei dati visualizzati, fare clic su MODIFICA per cambiare il ruolo dell'utente.
  • 4

    Selezionare il ruolo desiderato (Admin, Operatore, Supervisore, Creatore di flusso, Utente) tra le opzioni disponibili. È possibile sceglierne più di uno.

  • 5

    Cliccare Salva.

< Torna al menu principale

Rimuovere un utente dal workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e l'Amministratore del workspace possono rimuovere l'account di un utente dall'area di lavoro. In questo modo si garantisce un accesso controllato e si mantiene la sicurezza dell'area di lavoro.

Rimuovere un utente

Segui questi passaggi per rimuovere gli utenti dal tuo workspace e garantire un'amministrazione fluida.

  • 1

    Cliccare Gestione utenti nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2

    Fare clic sulla riga dell'utente che si desidera rimuovere.

  • 3

    Cliccare Rimuovi utente a destra.

  • 4

    Nella scheda che si apre, fare clic su Rimuovi utente di nuovo.

  • 5

    Cliccare Ok.

< Torna al menu principale

Reinvitare un utente nel workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e l'Amministratore del workspace possono reinvitare un utente nel workspace. In questo modo si garantisce un accesso controllato e si mantiene la sicurezza all'interno del workspace.
Reinvitare un utente

Segui questi passaggi per reinvitare gli utenti al workspace e facilitare l'amministrazione.

  • 1

    Cliccare Gestione utenti nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2

    Cliccare Gestisci inviti.

  • 3
    Cliccare Reinvita sulla riga dell'utente che si vuole reinvitare.

L'utente riceverà un'e-mail nella casella di posta elettronica per riottenere l'accesso al workspace.

< Torna al menu principale

Annullare un invito al workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e l'Amministratore del workspace può annullare un invito al workspace. In questo modo si garantisce un accesso controllato e si mantiene la sicurezza all'interno del workspace.

Annullare un invito

Segui questi passaggi per annullare gli inviti al tuo workspace, inviati accidentalmente o per altri motivi. In questo modo si garantisce un controllo preciso degli accessi.

  • 1

    Cliccare Gestione utenti nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2

    Cliccare Gestisci inviti.

  • 3

    Cliccare Annulla sulla riga dell'invito che si desidera eliminare.

< Torna al menu principale

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Come utilizzare i flussi

Creare un nuovo flusso

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e Creatori di flusso può creare un nuovo flusso.
Creare un flusso

Seguite questi passaggi per creare un nuovo flusso e progettare un flusso di acquisizione adatto alle vostre esigenze specifiche, personalizzandolo in base alle vostre preferenze.

  • 1
    Accedere alla sezione Home e fare clic su Nuovo flusso +. In alternativa, fare clic su Flusso nella barra laterale per aprire il menu a discesa, quindi su Personale e infine su Nuovo flusso +.
  • 2

    Scegliere il template che meglio si adatta alle esigenze.

  • 3

    Fornire i dettagli richiesti nei campi del flusso per configurarlo secondo le proprie preferenze.

  • 4

    Scegliere le preferenze dal menu a discesa per ogni voce.

  • 5

    Da qui puoi tornare in Home, acquisire il flusso, o inviare al destinatario.

< Torna al menu principale

Cattura con un flusso

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Quando creazione di un flusso, è possibile controllare chi può acquisire con esso. Le opzioni disponibili sono:

  • Solo i membri dell'area di lavoro: solo i membri dell'area di lavoro possono catturare con quel flusso.
  • Accesso libero: chiunque abbia il link può accedere al flusso, con o senza login.
Cattura con un flusso

Segui questi passaggi per acquisire in modo efficiente i dati con i TrueFlow utilizzando modelli personalizzati per soddisfare le diverse esigenze.

DAL DESKTOP (direttamente dal workspace)

  • 1
    Cliccare su Flusso nella barra laterale.
  • 2

    A seconda delle esigenze, fare clic su Flussi personali o Flussi aziendali.

  • 3

    Scegliere il flusso desiderato, quindi fare clic su Acquisire a destra della riga del flusso selezionato.

  • 4
    Cliccare su Inizio.
  • 5

    Compilare tutti i campi dati necessari, compresa la data, il numero di contratto e la tua identità.

  • 6

    Prima di procedere, esaminare tutti i documenti forniti.

  • 7

    Aggiungere un titolo, la posizione e la firma elettronica avanzata (FEA), se richiesta.

  • 8

    Una volta completata l'analisi dei dati, è possibile visualizzare l'anteprima del report tecnico forense. È quindi possibile condividere questo report con chiunque desideri.

  • 9
    Inoltre, è possibile visualizzare e scaricare la certificazione definitiva dalla sezione Archivio del workspace.

DA DESKTOP (dal link ricevuto)

  • 1
    Fare clic sul link inviato dall'organizzazione o da qualsiasi utente TrueScreen.
  • 2
    Cliccare su Inizio.
  • 3

    Compilare tutti i dati necessari, compresa la data, il numero di contratto e la tua identità.

  • 4

    Prima di procedere, esaminare tutti i documenti forniti.

  • 5

    Aggiungere un titolo, la posizione e la firma elettronica avanzata (FEA), se richiesta.

  • 6

    Una volta completata l'analisi dei dati, è possibile visualizzare l'anteprima del report tecnico forense. È quindi possibile condividere questo report con chiunque desideri.

DA MOBILE (tramite il link ricevuto o la scansione del codice QR)

  • 1

    Accedere a Flow scansionando il codice QR o cliccando sul link fornito dall'organizzazione.

  • 2

    Se è la prima volta, scaricare l'app e registrarsi.

  • 3

    Toccare Continua per avviare il flusso.

  • 4

    Compilare tutti dati necessari, compresa la data, il numero di contratto e la tua identità.

  • 5
    Aggiungere un titolo, la posizione e la firma elettronica avanzata (FEA), se richiesta.
  • 6

    Una volta completata l'analisi dei dati, è possibile visualizzare l'anteprima del report tecnico forense. È quindi possibile condividere questo report con chiunque desideri.

< Torna al menu principale

Inviare un flusso

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Ogni membro del workspace può inviare i Flussi a destinatari sia interni che esterni.
Inviare un flusso

Seguite questi passaggi per inviare facilmente flussi sicuri a destinatari interni ed esterni.

  • 1

    Andare in Home e individuare il flusso desiderato.

  • 2

    Cliccare su tre puntini del flusso scelto, quindi cliccare su Condividi.

  • 3

    Inserire l'indirizzo e-mail del destinatario oppure copiare il link fornito e incollarlo dove necessario.

In alternativa

  • 1
    Cliccare su Flusso nella barra laterale.
  • 2

    A seconda delle esigenze, fare clic su Flussi personali o Flussi aziendali.

  • 3

    Cliccare su Condividi a destra della riga del flusso selezionato.

  • 4

    Inserire l'indirizzo e-mail del destinatario del flusso di acquisizione oppure copiare il link fornito e incollarlo dove necessario.

< Torna al menu principale

Eliminare un flusso

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo il Proprietario e l'Amministratore del workspace può eliminare un flusso.

Eliminare un flusso

Per eliminare i flussi non più necessari dall'area di lavoro, procedere come segue.

  • 1

    Cliccare Flusso nella barra laterale per aprire il menu a discesa.

  • 2
    In base alle vostre esigenze, scegliete tra Personale e Demo.
  • 3

    Cliccare su tre puntini a destra della riga corrispondente al flusso scelto.

  • 4

    Cliccare su Elimina.

  • 5

    Digitare Elimina nella barra della scheda aperta.

  • 6

    Cliccare su Cancellare il flusso per confermare.

  • 7

    Cliccare Ok.

< Torna al menu principale

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Come gestire le acquisizioni

Visualizzare e modificare le acquisizioni del workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Tutti gli utenti con accesso al workspace possono visualizzare l'elenco delle acquisizioni.
Solo i Proprietari e gli Amministratori del workspace possono modificare i titoli di un'acquisizione.

Visualizza tutte le acquisizioni

Esplora tutte le acquisizioni facilmente in un'unica lista, fornendo una panoramica completa dei dati del tuo workspace archiviati in modo sicuro nel cloud.

  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2

    È possibile navigare tra le acquisizioni scorrendo l'elenco, dove si trovano dettagli come la data, il titolo, l'e-mail dell'utente e il titolo del template TrueFlow.

Modifica il titolo di un'acquisizione

Personalizza facilmente i titoli delle acquisizioni per allinearle meglio alle tue esigenze e preferenze organizzative.

  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2

    Fare clic sulla riga dell'acquisizione che si desidera modificare.

  • 3
    Cliccare su Modifica in alto a destra.
  • 4

    Inserire il nuovo titolo nella barra apposita.

  • 5
    Cliccare su Salva in alto a destra.

< Torna al menu principale

Filtrare le acquisizioni nel workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Questa funzione è disponibile per tutti gli utenti con accesso al workspace.

Filtro per trovare un'acquisizione

Filtra facilmente le tue acquisizioni per trovare esattamente ciò di cui hai bisogno con l'opzione di filtraggio.

  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2

    Scegliere l'opzione di filtro preferita tra titolo, utente, trueflow o data.

  • 3

    Inserire il titolo e/o indirizzo e-mail dell'utente nella barra fornita.

Filtrare per data

Individua rapidamente un'acquisizione specifica filtrandola in base alla sua data.

  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2
    Cliccare su AGGIUNGI FILTRO.
  • 3

    Selezionare Data da per impostare la data di inizio, quindi Data a per impostare la data finale, definendo un intervallo di tempo specifico per la ricerca.

CONSIGLIO: Set di filtri

Semplifica il lavoro salvando i tuoi filtri preferiti per accedervi rapidamente ogni volta che ne hai bisogno.

  • 1
    Dopo aver applicato i filtri, fare clic su AGGIUNGI FILTRO ancora una volta.
  • 2

    Dare un nome alla serie di filtri per potervi accedere facilmente in seguito.

  • 3

    Cliccare Salva.

Ora, ogni volta che si fa clic su AGGIUNGI FILTRO, il set di filtri salvato viene elencato per essere facilmente selezionato ogni volta che se ne ha bisogno.

Per rimuoverlo:

  • 1
    Cliccare su AGGIUNGI FILTRO quando viene applicato il filtro.
  • 2

    Selezionare Rimuovere seguito dal nome del set di filtri.

  • 3

    Cliccare Confermare per eliminarli completamente.

< Torna al menu principale

Ordinare le acquisizioni del workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Questa funzione è disponibile per tutti gli utenti con accesso al workspace.

Ordinare le acquisizioni per data o in ordine alfabetico

Ordina facilmente le tue acquisizioni per data o in ordine alfabetico per trovare esattamente ciò di cui hai bisogno.

  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2

    Cliccare su Data o Titolo per ordinare le acquisizioni rispettivamente per data o in ordine alfabetico.

< Torna al menu principale

Scaricare un'acquisizione dal workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Questa funzione è disponibile per tutti gli utenti con accesso al workspace.

Scaricare un'acquisizione

Segui questi passaggi per scaricare facilmente le acquisizioni sul tuo dispositivo per una comoda visualizzazione e condivisione offline.

  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2
    Cliccare sulla riga dell'acquisizione che si desidera scaricare.
  • 3
    Cliccare su Scarica pulsante "" accanto a SCARICA TUTTO per scaricare tutti i file in una volta sola, oppure selezionare i singoli file da scaricare separatamente (firma digitale xml, media, report json).
Visualizzare e scaricare il report tecnico di un'acquisizione
  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2

    Cliccare sulla riga dell'acquisizione di cui si vuole scaricare il rapporto.

  • 3
    Cliccare su Vista pulsante "" accanto a REPORT PDF.
  • 4

    Cliccare su Scarica pulsante nell'angolo in alto a destra.

< Torna al menu principale

Eliminare un'acquisizione dal workspace

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Solo i Proprietari e gli Amministratori del workspace possono eliminare un'acquisizione dal workspace.

Eliminare un'acquisizione
  • 1
    Cliccare Acquisizioni nella barra laterale.
  • 2

    Cliccare sulla riga dell'acquisizione che si desidera eliminare.

  • 3
    Cliccare su Elimina in alto a destra.
  • 4
    Digitare Elimina nella barra.
  • 5
    Cliccare su Elimina.
  • 6

    Cliccare Ok.

< Torna al menu principale