Durante le ispezioni in loco o le visite in cantiere, la raccolta dei dati consiste nel misurare ciò che è stato completato, descrivere i progressi, consolidare le quantità e gli importi e portare tutto alla verifica e al pagamento.
E quando la complessità, il numero di soggetti coinvolti e la pressione temporale aumentare, questa raccolta diventa un punto delicato, sia per la contabilità che per la qualità della documentazione di supporto.
Il problema principale riguarda le foto e i video che sono sparsi, non standardizzati, difficili da confrontare nel tempo e talvolta contestabili perché non è oggettivamente chiaro dove e quando sono stati acquisiti.
In questo articolo analizziamo come dovrebbe essere una buona raccolta di dati in loco, quali sono gli errori più comuni e come TrueScreen può semplificarlo, velocizzarlo e renderlo conforme.
La gestione della contabilità del sito può essere critica
Tra il Direttore dei lavori e l'Appaltatore generale, l'obiettivo dovrebbe essere lo stesso: verificare, segnalare, approvare e far avanzare il cantiere con il minor attrito possibile.
Eppure, proprio in merito allo stato di avanzamento dei lavori durante le ispezioni in cantiere, emergono spesso discussioni ripetitive. Il motivo è semplice: quando la documentazione è incoerente, presenta prove diverse o incomplete.
Se i materiali sono frammentati, occorre investire tempo per ricostruire il contesto. E se l'appaltatore deve continuamente aggiungere, ricostruire e rincorrere gli allegati, lo stato di avanzamento dei lavori rallenta tutto.
Questo circolo vizioso è uno dei motivi per cui lo stato di avanzamento dei lavori nelle ispezioni in cantiere, da strumento tecnico-amministrativo, diventa rapidamente una questione di fiducia operativa.
Il caos documentale, inoltre, non è solo un problema di tempo. Quando foto, appunti e file rimangono sparsi tra smartphone, chat, e-mail e piattaforme multiple, diventa difficile rispondere in modo rapido e coerente alle domande che inevitabilmente prima o poi si presentano: “Questa foto è di oggi o di due settimane fa?”, “È davvero quell'area del cantiere?”, “È la versione originale?”, “Dov'è la prova completa, non solo il dettaglio?".”.
Ispezioni in cantiere: cosa serve
Le ispezioni sul lavoro sono legate a misure, quantità e importi, ma nel lavoro quotidiano in cantiere c'è sempre un elemento contestuale che pesa molto.
Un'attività può essere “quasi finita” ma non ancora testabile, un'area può essere inaccessibile, un'attività può essere completata ma non visibile perché coperta da livelli successivi, oppure può esserci una non conformità che richiede una correzione prima della convalida.
Per questo motivo, uno stato di avanzamento lavori ben documentato deve essere in grado di dimostrare, in modo leggibile e verificabile, cosa è stato completato, dove si trova, in quali condizioni è stato osservato e con quali prove..
I 3 problemi ricorrenti nella documentazione di cantiere
Nella sezione del nostro sito dedicata al settore delle costruzioni (https://truescreen.io/it/costruzioni/), evidenziamo tre questioni critiche che sono tipici della gestione della contabilità del sito:
- Caos operativoI dati sono sparsi su più dispositivi e piattaforme, con ore di lavoro sprecate per ricostruire la documentazione. Questo problema si traduce in costi reali e ritardi nelle approvazioni;
- Non conformitàQuando la documentazione non è allineata ai requisiti e alle pratiche richieste, aumenta il rischio di problemi durante gli audit o le controversie. In questo caso è importante essere precisi e prudenti: dovete essere in grado di dimostrare che il processo di raccolta e gestione della documentazione è coerente, tracciabile e controllabile.
- Dati non sicurifoto, video e documenti sono facilmente manipolabili e contestabili in assenza di garanzie di autenticità e di un metodo di gestione rigoroso. Spesso la manipolazione intenzionale non è nemmeno necessaria. Basta una catena confusa di passaggi di consegne, un file duplicato, un'esportazione non controllata o una versione rinominata per perdere coerenza e, di conseguenza, credibilità.
Perché scegliere TrueScreen per la gestione della contabilità di cantiere
TrueScreen realizza la documentazione di cantiere più veloce, sicuro e conforme, con un obiettivo molto concreto: accelerare la raccolta delle prove e ottenere una documentazione strutturata, con certificazione legale di elementi quali data, ora e GPS, rendendola più solida in caso di controlli, verifiche o controversie.
La logica è semplice: raccogliere foto, video e documenti direttamente sul posto, nel momento in cui le prove vengono prodotte, anziché “ricostruire” a posteriori. Questo riduce le omissioni e le interpretazioni, perché sposta l'attenzione sulle prove contestualizzate.
Un altro aspetto fondamentale è la possibilità di lavorare con flussi di lavoro guidati e personalizzabili.
In pratica, invece di affidarsi alla memoria individuale o a pratiche che cambiano da un sito all'altro, la raccolta può essere standardizzata: stessa sequenza, stesso set minimo di prove, stesso livello di dettaglio.
Infine, c'è il tema dell'output: il passaggio dal campo alla relazione. Quando la documentazione “nasce già strutturata”, si riducono molte attività manuali di back-office e diminuisce il rischio che un dossier venga rifiutato o rinviato per ripetute integrazioni.
Benefici attesi
Con TrueScreen, la documentazione viene raccolta con un metodo guidato e i benefici sono concreti:
- processi fino a 4 volte più veloci;
- piena conformità normativa;
- dati certificati e indiscutibili;
- vantaggio competitivo nelle gare d'appalto e nelle offerte.
Cosa raccogliere sempre per un'ispezione “difendibile” del sito di lavoro
Ecco una lista di controllo utile come promemoria operativo durante le ispezioni o le visite in loco:
- Un panoramica dell'area, per rendere immediato il “dove siamo”.
- Dettagli del lavoro che dimostrano lo stato reale.
- Un sequenza coerente per un confronto nel tempo.
- Scatti ripetibili dallo stesso punto di vista, utile per dimostrare l'evoluzione.
- Evidenze e note su anomalie e non conformità, raccolti quando emergono.
- Alcuni note operative, ma preciso: cosa è completo, cosa manca, cosa è in sospeso e perché.
- Allegati che contano quando sono necessari per spiegare lo stato di avanzamento (documenti tecnici, verbali, prove di consegne o installazioni).
Per saperne di più su questa soluzione, visitate la sezione del sito web dedicata: https://truescreen.io/it/costruzioni/
FAQ: le domande più frequenti sulla documentazione verificabile in loco
In questa sezione troverete risposte concise alle domande più comuni sulla documentazione verificabile in loco.
1) Le foto di cantiere possono essere contestate?
Sì. La sfida tipica riguarda il contesto, l'integrità e la coerenza: quando non è chiaro come e quando il contenuto è stato acquisito, o quando circolano versioni diverse dello stesso materiale.
2) Cosa significa certificare una foto con data, ora e GPS?
Significa associare metadati contestuali (quando e dove) alla documentazione raccolta in modo strutturato. In molti processi, ciò contribuisce a rendere le prove meno ambigue e più verificabili, soprattutto quando devono essere condivise tra più parti o riviste nel tempo.
3) TrueScreen è complesso da usare per i tecnici e il personale in loco?
No. L'obiettivo è semplificare la raccolta sul campo: un flusso di lavoro guidato riduce le omissioni e velocizza la produzione di una documentazione ordinata, senza richiedere competenze “informatiche”.
4) TrueScreen sostituisce i documenti contabili ufficiali di costruzione?
I documenti contabili ufficiali dell'edilizia rimangono centrali. TrueScreen supporta la raccolta e la strutturazione delle prove, rendendo il processo di verifica più rapido e solido.
5) In caso di controversia, che tipo di documentazione è utile avere?
In generale, è utile avere prove complete, coerenti e tracciabili: cosa è stato fatto, quando, dove, con quale stato di avanzamento e con quali note su eventuali criticità. L'utilità pratica dipende sempre dal contesto specifico.
Rendete incontestabili le vostre prove digitali
TrueScreen è una piattaforma di autenticità dei dati che aiuta le aziende e i professionisti a proteggere, verificare e certificare l'origine, la storia e l'integrità di qualsiasi contenuto digitale, trasformandolo in prove con valore legale.
