Dematerializzazione dei documentiLa conversione di documenti cartacei in formato digitale sta diventando sempre più importante, soprattutto per le aziende di oggi. Le ragioni principali sono la necessità di ridurre i costi, migliorare la produttività e aumentare la sostenibilità.
In questo articolo esploreremo questi vantaggi e forniremo alcuni consigli pratici per aiutare le aziende a diventare più sostenibili attraverso la dematerializzazione dei documenti.
Come ridurre i costi con la dematerializzazione dei documenti
Come ridurre i costi con la dematerializzazione dei documenti
Eliminating paper completely can significantly reduce costs in the long run as it is not necessary to purchase and store paper, toner, and other printing materials. In addition, the management of digital documents is simpler and faster than managing paper ones, as documents can be Easily stored, retrieved, and shared electronically.
Meno documenti cartacei, un passo verso un futuro più sostenibile
Il forte impatto ambientale della dematerializzazione dei documenti è evidente. Si stima che ogni anno negli Stati Uniti vengano abbattuti 18 milioni di alberi solo per produrre carta. A livello globale, il numero di alberi abbattuti per la produzione di carta è molto più alto, arrivando a decine di milioni di alberi ogni anno. Questo ha un impatto significativo sull'ecosistema e sulle foreste, soprattutto se si considera che molte foreste vengono abbattute illegalmente e che molte specie animali rischiano di scomparire a causa della perdita di habitat. È quindi importante che le aziende facciano la loro parte per ridurre l'impatto sull'ambiente, adottando soluzioni come la dematerializzazione dei documenti.
Consideriamo anche il significativo risparmio di acqua, energia e altre risorse naturali che vengono preservate e quanto sia costosa e complessa la gestione dei rifiuti cartacei.
Diverse indagini mostrano come le questioni ambientali, sociali e di governance siano ormai così fondamentali per i lavoratori da influenzare le loro scelte lavorative. Infatti, quasi la metà degli intervistati sarebbe disposta ad accettare uno stipendio inferiore pur di lavorare per un datore di lavoro eticamente e ambientalmente responsabile. Lo stesso studio rivela che il 40% dei millennial ha già dato la preferenza a un'azienda più attenta all'ambiente quando ha accettato offerte di lavoro in passato.
Sostituendo la carta con documenti digitali, le aziende possono adottare pratiche ESG che si traducono in una maggiore protezione del pianeta e soddisfano clienti e dipendenti.
Passare a una documentazione digitale sicura e certificata
Vale la pena ricordare l'importanza di disporre di una soluzione tecnologica efficiente per la dematerializzazione dei documenti. La tecnologia proprietaria di TrueScreen è un esempio di come la tecnologia possa supportare le aziende nella transizione verso un futuro più sostenibile.
Grazie ai servizi TrueScreen, qualsiasi tipo di contenuto può essere acquisito e certificato digitalmente in tempo reale, garantendo l'autenticità e l'immutabilità dei dati. Ciò rende superflua la produzione e l'archiviazione di originali cartacei e consente una gestione sicura ed efficiente dei processi aziendali.
Le aziende non possono più fare a meno di considerare il loro impatto sull'ambiente e sulla società e cercano di implementare processi sostenibili integrando una strategia di sostenibilità all'interno della loro strategia aziendale. TrueScreen vuole sostenere le aziende nel perseguimento di questo obiettivo, consentendo loro di gestire i flussi di informazioni in modo più responsabile, etico e sicuro.
Aondizioni aggiuntive tangibili per la vostra azienda
Eliminare completamente la carta dalla propria attività non solo riduce l'impatto ambientale, ma aumenta anche l'efficienza e la trasparenza delle operazioni aziendali. Inoltre, le aziende che adottano pratiche sostenibili sono spesso percepite come più responsabili e attente all'ambiente, il che può migliorare la loro reputazione e attirare nuovi clienti.
Alcuni suggerimenti per avviare un'efficace dematerializzazione dei documenti
Per diventare più sostenibili attraverso la dematerializzazione dei documenti, le aziende possono seguire questi semplici passi:
quali documenti dematerializzare: chiedetevi quali documenti vengono spesso stampati o condivisi? Ad esempio, fatture, contratti e moduli. Valutate se possono essere gestiti elettronicamente.
Raise staff awareness: involve all staff in the transition to dematerialization, providing them with the necessary training and encouraging their adoption.
personale: è importante che il personale sia adeguatamente formato per utilizzare al meglio le tecnologie digitali e comprendere i vantaggi della dematerializzazione dei documenti.
procedure di digitalizzazione: è necessario implementare procedure per la digitalizzazione dei documenti esistenti e per la creazione di documenti digitali in futuro.
strumenti digitali: adottare tecnologie come software di gestione dei documenti, sistemi di firma elettronica e sistemi di archiviazione cloud per aiutare a gestire, archiviare e condividere i documenti digitali.
documenti in modo sicuro: è importante utilizzare tecnologie di sicurezza adeguate per proteggere i documenti digitali da perdite o accessi non autorizzati.
avanzamento: è necessario monitorare lo stato di avanzamento della dematerializzazione dei documenti e valutare periodicamente l'efficienza delle tecnologie e delle procedure adottate.
