Certificazione e-mail: come ottenere la conformità al nuovo regolamento ARERA

• Firma di nuovi contratti al di fuori dei locali commerciali o a distanza, ad esempio tramite canali telefonici o online.
• Modifiche unilaterali dei termini contrattuali imposte dai fornitori ai consumatori.

In entrambi gli scenari, i fornitori sono ora tenuti a utilizzare un "supporto durevole" per le comunicazioni. Questo requisito garantisce che i consumatori abbiano accesso a una documentazione affidabile e a lungo termine delle loro interazioni con i fornitori di servizi. L'iniziativa sottolinea l'impegno di ARERA nel promuovere l'equità, la trasparenza e la responsabilità nei mercati dell'energia e del gas.

Che cos'è un supporto durevole e perché è importante?

Per supporto durevole si intende un formato di comunicazione che consente di memorizzare le informazioni in modo che siano accessibili e inalterate nel tempo. Questo supporto svolge un ruolo fondamentale nel garantire la protezione dei consumatori, in quanto consente:

• Stoccaggio sicuro e accessibile: I consumatori possono conservare importanti informazioni contrattuali e normative senza il rischio di perdite o alterazioni non autorizzate.
• Trasparenza nelle comunicazioni: Fornitori e clienti traggono vantaggio da processi di comunicazione chiari, coerenti e tracciabili.
• Risoluzione delle controversie: I supporti durevoli forniscono una prova legalmente valida che le comunicazioni sono state consegnate e ricevute, insieme a timestamp verificabili.

Esempi di supporti durevoli sono le e-mail certificate, i documenti firmati in formato PDF o altre forme di comunicazione che garantiscono l'integrità e l'accessibilità delle informazioni nel tempo.

Obblighi fondamentali per i fornitori

1. Comunicazione delle condizioni contrattuali

I fornitori devono fornire tutte le informazioni contrattuali in un formato conforme al requisito del supporto durevole. Ciò include i dettagli relativi a:

• Strutture tariffarie e prezzi.
• Durata del contratto e termini di rinnovo.
• Metodi di risoluzione dei contratti.

2. Gestione delle modifiche unilaterali del contratto

Quando i fornitori apportano modifiche unilaterali ai contratti esistenti, sono tenuti a:

• Informare i consumatori con largo anticipo rispetto all'entrata in vigore delle modifiche.
• Utilizzare un supporto durevole per garantire che la comunicazione sia verificabile e conforme alla legge.
• Fornire una chiara motivazione dei cambiamenti e delle loro implicazioni per il consumatore.

3. Documentare il consenso del consumatore

Per i contratti firmati al di fuori dei locali commerciali o a distanza, i fornitori devono garantire che il consenso del consumatore sia documentato e conservato su un supporto durevole. Ciò garantisce che entrambe le parti abbiano accesso a prove indiscutibili dell'accordo.

Il ruolo di TrueMessage nel supportare la conformità

TrueScreen, leader nelle tecnologie di certificazione delle comunicazioni, offre TrueMessage, una soluzione completa progettata per aiutare i fornitori di energia e gas a soddisfare i severi requisiti ARERA. TrueMessage semplifica il processo di fornitura di comunicazioni certificate e garantisce la conformità agli standard dei supporti durevoli.

Vantaggi di TrueMessage

• Consegna certificata: TrueMessage garantisce che tutti i messaggi siano consegnati con una certificazione verificabile, rispondendo a uno dei requisiti fondamentali della risoluzione di ARERA.
• Sicurezza e tracciabilità: Utilizzando una metodologia forense brevettata, TrueMessage garantisce una trasmissione sicura e record di comunicazione tracciabili. Ciò include una marcatura temporale qualificata per convalidare la consegna e la protezione dei contenuti.
• Validità legale: L'TrueMessage fornisce una prova legalmente valida della consegna dei messaggi, dell'integrità dei contenuti e della conformità ai regolamenti ARERA.
• Integrazione perfetta: Progettato per essere facile da usare, l'TrueMessage si integra facilmente nei flussi di lavoro aziendali esistenti, senza richiedere significative revisioni tecnologiche o investimenti.
• Maggiore fiducia dei consumatori: Una comunicazione trasparente e sicura rafforza la fiducia dei consumatori, posizionando i fornitori come partner affidabili e degni di fiducia.